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Zeiterfassung für Projekte - im Büro und mobil

ZEP ist eine schlanke Lösung für Dienstleister zur Arbeitszeiterfassung und -auswertung in Projekten. Die Anwendung arbeitet webbasiert und kann über jeden Browser genutzt werden. Für Ihre Smartphones und Tablets gibt es Apps, die Ihnen die mobile Nutzung von unterwegs einfach machen.

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Funktionen von ZEP

  • Zeiterfassung

  • Export für Buchhaltung

  • SOAP-Schnittstelle

  • Mitarbeiter verwalten

  • Kunden verwalten

  • Projekte verwalten

  • Zeitnachweise

  • Dokumentengenerator

  • Überstunden, Fehlzeiten, Urlaub

  • Reisekostenabrechnung

  • Belege erfassen

  • Projekt-Controlling

  • Soll-Ist-Vergleich

  • Faktura

  • Angebote

  • Tickets

  • Zeiterfassung
    Zeiterfassung

    Mit ZEP erfassen Sie und Ihre Mitarbeiter alle Arbeitszeiten, die für Projekte und Aufträge erbracht wurden – ob vom Desktop oder mobilem Endgerät. Praktisch: Jedem Beschäftigten werden in der Erfassungsmaske nur diejenigen Projekte zur Auswahl angeboten, denen er zugeordnet ist. Dadurch bleibt die Oberfläche einfach und übersichtlich und Fehleingaben werden vermieden. Eine durchdachte Vorbelegung der Eingabefelder und viele kleine Hilfen wie Tage kopieren, Pausen erfassen oder Nachfragen bei Zeitüberschneidungen erleichtern und beschleunigen die Arbeit.

  • Export für Buchhaltung
    Export für Buchhaltung

    Mit dieser Funktion übernehmen Sie einfach und fehlerfrei die Daten der mit ZEP erstellten Rechnungen sowie der Kosten (Belege, Verpflegungsmehraufwendungen, km-Geld) Ihrer Mitarbeiter in Ihre Buchhaltungs-Lösung (DATEV, Lexware).

  • SOAP-Schnittstelle
    SOAP-Schnittstelle

    SOAP ist eine standardisierte, XML-basierte Schnittstelle, mit deren Hilfe Daten zwischen Systemen ausgetauscht und Funktionsaufrufe ausgeführt werden können. ZEP ermöglicht über diese Schnittstelle den Zugriff auf die meisten Stamm- und Bewegungsdaten wie Kunden, Mitarbeiter, Projekte, Zeitbuchungen und vieles mehr.

  • Mitarbeiter verwalten
    Mitarbeiter verwalten

    Vom Büro aus oder von unterwegs: Ordnen Sie Ihre Kollegen einzelnen Projekten zu – entweder als Mitarbeiter oder als Projektleiter – und lassen Sie sich Auswertungen für jedes Teammitglied anzeigen, etwa die Reisekosten, Spesenabrechnungen, Pausen oder Arbeitszeiten. Erfassen Sie die internen Kosten pro Mitarbeiter und sehen Sie darauf basierende Ertragsauswertungen.

  • Kunden verwalten
    Kunden verwalten

    In ZEP können Sie alle wichtigen Daten zu Ihren Kunden und Auftraggebern hinterlegen. Erfassen Sie Informationen zu Ansprechpartnern, Adressen oder zu vereinbarten Stunden- und Tagessätzen. Auswertungen zeigen Ihnen den bisherigen Kundenumsatz, Status der Projekte, Soll-Ist-Vergleiche und vieles mehr. Alles verfügbar auf PC, Tablet oder Smartphone.

  • Projekte verwalten
    Projekte verwalten

    Legen Sie die Projekte Ihres Unternehmens an und ordnen Sie die Mitarbeiter zu, die in diesen Projekten arbeiten. Definieren Sie, ob und auf welche Art Projekte abgerechnet werden: nach Stunden- und Tagessätzen oder pauschal. Geben Sie an, ob Reisen und Belege erfasst und an den Kunden weiterfakturiert werden. Hinterlegen Sie Planzahlen im Projekt: ZEP verwendet diese für aussagekräftige Soll-Ist-Vergleiche und informiert Sie auf Wunsch rechtzeitig vor deren Erreichen – bei Bedarf auch mobil aufs Smartphone.

  • Zeitnachweise
    Zeitnachweise

    Erstellen Sie projektorientierte Zeitnachweise, beispielsweise um sie Rechnungen beizulegen, oder mitarbeiterorientierte Zeitnachweise als Information für Ihre Kunden.

    Auf Basis der erfassten Zeiten können Sie projekt- oder mitarbeiterorientierte Nachweise erstellen und diese Ihren Kunden vorlegen oder den Rechnungen beifügen. Jeder Mitarbeiter kann seine eigenen Zeiterfassungsdaten jederzeit auch von unterwegs aus auswerten. Die benötigten Aufwände können dann herangezogen werden, um die Planung und Aufwandsschätzung zukünftiger Projekte zu verbessern.

  • Dokumentengenerator
    Dokumentengenerator

    Mit dem Dokumentengenerator erstellen Sie nahezu alle Abrechnungen und Auswertungen in in den Formaten PDF, Microsoft Word oder Open Office. Sie können Ihr eigenes Unternehmensdesign hinterlegen, sodass Sie versandfertige Rechnungen oder Auswertungen im Firmenlayout erhalten. Sie können diese auch direkt aus ZEP per E-Mail von Ihrem Smartphone aus verschicken.

  • Überstunden, Fehlzeiten, Urlaub
    Überstunden, Fehlzeiten, Urlaub

    Ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Projektplanung ist die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter. Mit diesem Modul können Sie auch mobil den Status der Überstunden, Krankmeldungen oder Urlaube sehen und entsprechend einplanen.

  • Reisekostenabrechnung
    Reisekostenabrechnung

    Erfassen Sie Arbeitszeiten, Reisedaten und Belege – ZEP erstellt die komplette Reisekostenabrechnung – auch mobil auf Ihrem Device. Auf Basis der Angaben zur Reisezeit berechnet ZEP Verpflegungsmehraufwand, Kilometergeld und Spesen. Sie können pro Projekt angeben, ob und in welchem Umfang die Reisekosten an den Kunden weiterfakturiert werden sollen: Anreisepauschalen, Verpflegungsmehraufwand, Kilometergeld, Fremdkosten und Spesen werden je nach Einstellung berechnet. Auswertungen zu Ertrag und Umsatz sowie Rechnungen enthalten automatisch die entstandenen Kosten.

  • Belege erfassen
    Belege erfassen

    Erfassen Sie alle Belege für Hotel, Taxi, Bahn und weitere Kosten, die für ein Projekt angefallen sind. Inklusive optionalem Privatanteil, zu fakturierendem Betrag und mehr.

    Belege für Hotelbuchungen, Taxi- oder Bahnfahrten und ähnliche Kosten können in ZEP direkt nach der Buchung von unterwegs erfasst werden – inklusive eines möglichen privat zu tragenden Anteils und des zu fakturierenden Betrags. Die Kosten werden bei der Reisekostenabrechnung und den Rechnungen an Ihre Kunden berücksichtigt und ausgewiesen. Zu jedem Beleg kann zusätzlich das eingescannte Original hinterlegt werden.

  • Projekt-Controlling
    Projekt-Controlling

    In ZEP stehen alle erfassten Daten sofort zentral auf dem Desktop oder dem Mobile Device bereit. Die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten liefern Ihnen alle Kennzahlen, die Sie zur Steuerung einzelner Projekte oder Ihres Unternehmens benötigen.

  • Soll-Ist-Vergleich
    Soll-Ist-Vergleich

    Auf Knopfdruck erstellen Sie jederzeit komplette Soll-Ist-Auswertungen auf Basis der im Projekt hinterlegten Planzahlen und der aktuellen Istzahlen. So können Sie sofort erkennen, ob das Budget noch ausreicht und ob ein Projekt rentabel ist.

  • Faktura
    Faktura

    Nutzen Sie ZEP auch zur Rechnungsstellung! Dabei werden Individual-, Projekt- und Kundenrechnungen inklusive Zahlungsanforderungen unterstützt. Hinterlegen Sie Zahlungspläne zum Projekt und vergessen Sie nie wieder eine Rechnung – ZEP erinnert Sie daran, wann eine Rechnung zu stellen ist. Ein Prozess regelt die Freigabe von Rechnungen durch die Projektleitung.

  • Angebote
    Angebote

    Erstellen und Verwalten Sie Ihre Angebote einfach und schnell in ZEP und versenden Sie diese an Ihre Kunden. Bei Beauftragung überführen Sie das Angebot auf Knopfdruck in das Projekt zur Durchführung.

  • Tickets
    Tickets

    Verwenden Sie Tickets zur Abbildung und Durchführung von Kleinaufträgen und ToDos. Mitarbeiter buchen Zeiten direkt auf Tickets, Tickets können ausgewertet und abgerechnet werden.

Vorteile von ZEP

Einfach und verständlich

Keine Schulungen oder lange Einarbeitungszeiten nötig – die Funktionen sind selbsterklärend und schnell zu erfassen.

Sofort einsatzbereit

Ob Windows- oder Apple-Rechner, ob Smartphone oder Tablet: einfach den Internetbrowser öffnen und los geht’s. Es muss keine Software installiert werden.

Zeit einmal erfassen. Vielfach auswerten.

Erstellen Sie Zeitnachweise für Mitarbeiter, Projekte und Kunden und andere Auswertungen auf Basis Ihrer Zeiterfassung.

Modularer Funktionsumfang

ZEP ist modular gestaltet und lässt sich sowohl in kleineren als auch mittelgroßen Unternehmen optimal einsetzen.

‚Made in Germany‘

Höchste Datensicherheit und höchste Verfügbarkeit durch Betrieb in einem Rechenzentrum der Deutschen Telekom.

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Unsere Empfehlung

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Produktdetails:
  • 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen
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  • Alle unten aufgeführten Funktionen
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  • Alle Funktionen der Edition ZEP
  • Überstunden, Fehlzeiten, Urlaub
  • Dokumenten-Generator
Produktdetails:
  • Alle Funktionen der Edition ZEP PLUS
  • Stunden- und Tagessätze, Festpreis-Projekte
  • Belege erfassen
  • Reisekostenabrechnung
  • Projekt-Controlling, Soll/Ist-Vergleiche
  • Faktura
  • Umsatzprognose, Offene Posten, Mahnwesen
Produktdetails:
  • Alle Funktionen der Edition ZEP PREMIUM
  • Angebote
  • Tickets
  • Freie Mitarbeiter
  • Datev-/Lexware-Export
  • SOAP Schnittstelle
Alle Editionen beinhalten
Zeiterfassung und Zeitnachweise
Mitarbeiter, Kunden und Projekte verwalten
Projekte mit Projektleiter, Projektmitarbeiter
Kunden mit Kundenverantwortlichem (Key-Accounter)
Unterstützung von Rufbereitschaft
Native, offline-fähige Apps für iOS und Android
Hinweise: Hinweise: Alle Preise sind Nettopreise pro Monat zzgl. der gesetzlichen MwSt. und gelten bei Abschluss der jeweils spezifisch angegebenen Mindestvertragslaufzeit. Verträge sind gemäß der in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen „Cloud- und Software as a Service“ aufgeführten Fristen zum Ende der Mindestvertragslaufzeit kündbar. Erfolgt keine Kündigung, so verlängert sich der Vertrag automatisch. Kostenlose Testeditionen enden nach der Testphase automatisch und gehen ausschließlich auf Wunsch des Kunden in ein kostenpflichtiges Vertragsverhältnis über.

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* In den Tarifen Business Mobil L und XL Plus ist eine Mobile Solutions Option für die Dauer von 24 Monaten ohne Aufpreis buchbar. Ab dem 25. Monat beträgt der monatliche Grundpreis 4,95 € netto. Jede weitere Mobile Solutions Option kostet 4,95 € netto pro Nutzer und Monat. In den Tarifen Business Mobil S und M beträgt der monatliche Grundpreis ab dem ersten Monat je gebuchter Option 4,95 € netto. Mindestvertragslaufzeit 12 Monate. Mit Kündigung des zugehörigen Mobilfunkvertrags endet auch das Vertragsverhältnis über die Mobile Solutions Option. Voraussetzung ist das Bestehen eines Mobilfunk-Vertrages mit einer Restlaufzeit von mindestens 12 Monaten. Die jeweilige Option ist mit einer Frist von vier Wochen frühestens zum Ablauf der Mindestvertragslaufzeit kündbar. Soweit keine Kündigung erfolgt, verlängert sich der Vertrag um weitere zwölf Monate und kann mit einer Frist von vier Wochen gekündigt werden. Im Rahmen von MultiSIM kann die Mobile Solutions Option ausschließlich für die Hauptkarte genutzt werden.

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