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Zeiterfassung für Projekte - im Büro und mobil

ZEP ist eine schlanke Lösung für Dienstleister zur Arbeitszeiterfassung und -auswertung in Projekten. Die Anwendung arbeitet webbasiert und kann über jeden Browser genutzt werden. Für Ihre Smartphones und Tablets gibt es Apps, die Ihnen die Nutzung von unterwegs einfach machen.

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Funktionen von ZEP

  • Zeiterfassung

  • Mitarbeiter verwalten

  • Kunden verwalten

  • Projekte verwalten

  • Zeitnachweise

  • Mobile Apps

  • Dokumentengenerator

  • Überstunden, Fehlzeiten, Urlaub

  • Reisekostenabrechnung

  • Belege erfassen

  • Projekt-Controlling

  • Soll-Ist-Vergleich

  • Faktura

  • Abteilungen

  • Zeiterfassung
    Zeiterfassung

    Mit ZEP erfassen Sie und Ihre Mitarbeiter alle Arbeitszeiten, die für Projekte und Aufträge erbracht wurden. Praktisch: Jedem Beschäftigten werden in der Erfassungsmaske nur diejenigen Projekte zur Auswahl angeboten, denen er zugeordnet ist. Dadurch bleibt die Oberfläche einfach und übersichtlich und Fehleingaben werden vermieden. Eine durchdachte Vorbelegung der Eingabefelder und viele kleine Hilfen wie Tage kopieren, Pausen erfassen oder Nachfragen bei Zeitüberschneidungen erleichtern und beschleunigen die Arbeit.

  • Mitarbeiter verwalten
    Mitarbeiter verwalten

    Ordnen Sie Ihre Kollegen einzelnen Projekten zu – entweder als Mitarbeiter oder als Projektleiter – und lassen Sie sich Auswertungen für jedes Teammitglied anzeigen, etwa die Reisekosten, Spesenabrechnungen, Pausen oder Arbeitszeiten. Erfassen Sie die internen Kosten pro Mitarbeiter und sehen Sie darauf basierende Ertragsauswertungen.

  • Kunden verwalten
    Kunden verwalten

    In ZEP können Sie alle wichtigen Daten zu Ihren Kunden und Auftraggebern hinterlegen. Erfassen Sie Informationen zu Ansprechpartnern, Adressen oder zu vereinbarten Stunden- und Tagessätzen. Auswertungen zeigen Ihnen den bisherigen Kundenumsatz, Status der Projekte, Soll-Ist-Vergleiche und vieles mehr.

  • Projekte verwalten
    Projekte verwalten

    Legen Sie die Projekte Ihres Unternehmens an und ordnen Sie die Mitarbeiter zu, die in diesen Projekten arbeiten. Definieren Sie, ob und auf welche Art Projekte abgerechnet werden: nach Stunden- und Tagessätzen oder pauschal. Geben Sie an, ob Reisen und Belege erfasst und an den Kunden weiterfakturiert werden. Hinterlegen Sie Planzahlen im Projekt: ZEP verwendet diese für aussagekräftige Soll-Ist-Vergleiche und informiert Sie auf Wunsch rechtzeitig vor deren Erreichen.

  • Zeitnachweise
    Zeitnachweise

    Erstellen Sie projektorientierte Zeitnachweise, beispielsweise um sie Rechnungen beizulegen, oder mitarbeiterorientierte Zeitnachweise als Information für Ihre Kunden.

    Auf Basis der erfassten Zeiten können Sie projekt- oder mitarbeiterorientierte Nachweise erstellen und diese Ihren Kunden vorlegen oder den Rechnungen beifügen. Jeder Mitarbeiter kann seine eigenen Zeiterfassungsdaten jederzeit auswerten. Die benötigten Aufwände können dann herangezogen werden, um die Planung und Aufwandsschätzung zukünftiger Projekte zu verbessern.

  • Mobile Apps
    Mobile Apps

    Mit den Apps für iPhone, iPad und Android-Smartphones erfassen Sie Arbeits- und Reisezeiten bequem unterwegs und haben jederzeit einen Überblick über Ihre aktuellen Zeitbuchungen. Die mit der App erfassten Zeiten stehen sofort in Ihrem ZEP für Auswertungen oder Abrechnungen zur Verfügung.

  • Dokumentengenerator
    Dokumentengenerator

    Mit dem Dokumentengenerator erstellen Sie nahezu alle Abrechnungen und Auswertungen in folgenden Formaten:

    • PDF
    • Microsoft Word
    • Open Office
    Sie können Ihr eigenes Unternehmensdesign hinterlegen, sodass Sie versandfertige Rechnungen oder Auswertungen im Firmenlayout erhalten. Sie können diese auch direkt aus ZEP per E-Mail verschicken.

  • Überstunden, Fehlzeiten, Urlaub
    Überstunden, Fehlzeiten, Urlaub

    Ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Projektplanung ist die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter. Mit diesem Modul können Sie den Status der Überstunden, Krankmeldungen oder Urlaube sehen und entsprechend einplanen.

  • Reisekostenabrechnung
    Reisekostenabrechnung

    Erfassen Sie Arbeitszeiten, Reisedaten und Belege – ZEP erstellt die komplette Reisekostenabrechnung. Auf Basis der Angaben zur Reisezeit berechnet ZEP Verpflegungsmehraufwand, Kilometergeld und Spesen. Sie können pro Projekt angeben, ob und in welchem Umfang die Reisekosten an den Kunden weiterfakturiert werden sollen: Anreisepauschalen, Verpflegungsmehraufwand, Kilometergeld, Fremdkosten und Spesen werden je nach Einstellung berechnet. Auswertungen zu Ertrag und Umsatz sowie Rechnungen enthalten automatisch die entstandenen Kosten.

  • Belege erfassen
    Belege erfassen

    Erfassen Sie alle Belege für Hotel, Taxi, Bahn und weitere Kosten, die für ein Projekt angefallen sind. Inklusive optionalem Privatanteil, zu fakturierendem Betrag und mehr.

    Belege für Hotelbuchungen, Taxi- oder Bahnfahrten und ähnliche Kosten können in ZEP erfasst werden – inklusive eines möglichen privat zu tragenden Anteils und des zu fakturierenden Betrags. Die Kosten werden bei der Reisekostenabrechnung und den Rechnungen an Ihre Kunden berücksichtigt und ausgewiesen. Zu jedem Beleg kann zusätzlich das eingescannte Original hinterlegt werden.

  • Projekt-Controlling
    Projekt-Controlling

    In ZEP stehen alle erfassten Daten sofort zentral bereit. Die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten liefern Ihnen alle Kennzahlen, die Sie zur Steuerung einzelner Projekte oder Ihres Unternehmens benötigen.

  • Soll-Ist-Vergleich
    Soll-Ist-Vergleich

    Auf Knopfdruck erstellen Sie jederzeit komplette Soll-Ist-Auswertungen auf Basis der im Projekt hinterlegten Planzahlen und der aktuellen Istzahlen. So können Sie sofort erkennen, ob das Budget noch ausreicht und ob ein Projekt rentabel ist.

  • Faktura
    Faktura

    Nutzen Sie ZEP auch zur Rechnungsstellung! Dabei werden Individual-, Projekt- und Kundenrechnungen inklusive Zahlungsanforderungen unterstützt. Hinterlegen Sie Zahlungspläne zum Projekt und vergessen Sie nie wieder eine Rechnung – ZEP erinnert Sie daran, wann eine Rechnung zu stellen ist. Ein Prozess regelt die Freigabe von Rechnungen durch die Projektleitung.

  • Abteilungen
    Abteilungen

    Diese Funktion erleichtert den Umgang mit ZEP, wenn Sie mehrere Abteilungen oder Standorte abbilden möchten. Sie ermöglicht die Zuordnung von Mitarbeitern und Projekten zu Abteilungen, Auswertungen zu den Abteilungen und in Verbindung mit dem Dokumentengenerator sogar eigene Dokumenten-Templates pro Abteilung.

    Mit der Auswertung „Kostenverrechnung“ sehen Sie zu jedem Zeitpunkt, welche – internen – Leistungen eine Abteilung von Mitarbeitern einer anderen Abteilung erhalten hat beziehungsweise welche Kosten die Abteilung an andere Abteilungen intern verrechnen muss.

Vorteile von ZEP

Einfach und verständlich

Keine Schulungen oder lange Einarbeitungszeiten nötig – die Funktionen
sind selbsterklärend und schnell zu erfassen.

Sofort einsatzbereit

Ob Windows- oder Apple-Rechner: einfach den Internetbrowser öffnen und
los geht’s. Es muss keine Software installiert werden.

Zeit einmal erfassen. Vielfach auswerten.

Erstellen Sie Zeitnachweise für Mitarbeiter, Projekte und Kunden und
andere Auswertungen auf Basis Ihrer Zeiterfassung.

Modularer Funktionsumfang

ZEP ist modular gestaltet und lässt sich sowohl in kleineren als auch
mittelgroßen Unternehmen optimal einsetzen.

‚Made in Germany‘

Höchste Datensicherheit und höchste Verfügbarkeit durch Betrieb in einem
Rechenzentrum der Deutschen Telekom.

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Unsere Empfehlung

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9,95 € / Benutzer / Monat ab 1 bis 500 Benutzer
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  • Alle Funktionen für Zeiterfassung und -auswertung
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  • Dokumentengenerator
  • Überstunden, Fehlzeiten, Urlaub
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