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Sit&Watch stellt in Rekordzeit auf Office 365 aus der TelekomCLOUD um

Reichweiten-starke Werbung braucht leistungsfähige IT-Anwendungen! Doch beim Bielefelder Werbeunternehmen Sit&Watch sah es lange Zeit ganz anders aus. Auf den Firmenrechnern war ein bunter Mix aus OpenOffice, Thunderbird und Office-Einzellizenzen installiert. Der selbst betriebenen Davical Server lief zudem sehr wartungsintensiv.

In diesem Artikel lesen Sie:

  • wie Sit&Watch in nur zwei Tagen auf Office 365 aus der TelekomCLOUD umstellte,
  • welche erheblichen Vorteile das Unternehmen aus dieser IT-Frischzellenkur zieht und
  • welche Pläne der Werbespezialist als nächstes mit der Deutschen Telekom als Partner verfolgt.

Sit&Watch vermarktet Werbung im direkten Lebensumfeld von Zielgruppen

Harry Leyendecker, Sit&Watch Schon vor 20 Jahren hatte Firmengründer Harry Leyendecker die Idee, Werbemittel im direkten Lebensumfeld von Zielgruppen zu platzieren

Viele kleine Dinge wurden durch die richtige Art von Werbung groß gemacht. Nach diesem Zitat von Mark Twain vermarktet die Sit&Watch Media Group Ambient Medien in Autobahn-Raststätten, Fitnessstudios und Gastronomie-Standorten. Seit 1996 mischt das Unternehmen den Markt für Werbung auf und hat sich bis heute zu einem Big Player der Branche gemausert. Aktuell verwalten die Ambient-Media-Experten rund 250.000 Werbeflächen in ganz Deutschland – Tendenz steigend. 

Schon vor 20 Jahren hatte Firmengründer Harry Leyendecker die Idee, Werbemittel im direkten Lebensumfeld von Zielgruppen zu platzieren. Was im Fachjargon als Ambient Marketing oder Ambient Advertising bekannt ist, verhalf dem Betrieb mit Hauptsitz in Bielefeld zu rasantem Wachstum. Derzeit unterhält Sit&Watch Vertriebsbüros in Köln und München. In Recklinghausen kümmert sich das Tochterunternehmen Blattwerk primär um die Zielgruppen junge Familien, Kindergärten und Schulen. Zusätzlich sorgt eine Vertriebsabteilung Nord für die Akquise neuer Kunden im Raum Hamburg/Lübeck. Insgesamt sind über 40 Mitarbeiter bei Sit&Watch beschäftigt.

Ambient Marketing – Werbung, ganz nah an der Zielgruppe

Im Bereich Ambient Media bietet das Unternehmen umfassenden Service aus einer Hand. Von der Zielgruppenabstimmung und Beratung bis hin zur Auswahl der geeigneten Werbeträger bekommen Kunden des Bielefelder Werbespezialisten ein Rundum-Paket geboten. Auch in die Produktion von Medienkampagnen ist die Firma involviert. Vom handelsüblichen Plakat bis hin zu Spiegelaufklebern, bedruckten Pizzakartons, Thekenaufstellern oder Bierdeckeln – Sit&Watch versorgt den Ambient-Markt mit ganz viel Know-how und realisiert so zielgruppengerechte Kampagnen, die nachhaltigen Eindruck hinterlassen. Zum Portfolio des Betriebs gehören auch die rund 3.200 digitalen Bildschirme in deutschen „Tank & Rast“-Anlagen. Nach US-amerikanischem Vorbild waren die Bielefelder außerdem Pionier im Bereich Toilettenwerbung in Deutschland.

Sit&Watch Logo Die Reduzierung des Verwaltungs-/Administrationsaufwandes bezieht sich bei Sit&Watch sowohl auf den Wegfall selbstbetriebener Server-Dienste, als auch auf die wesentlich einfachere Lizenzverwaltung.

Reichweitenstarke Werbung braucht leistungsfähige IT-Anwendungen

Die Koordination all dieser digitalen Schnittstellen, Druckereien und vor allem auch die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienstlern benötigt natürlich leistungsfähige IT-Anwendungen. Wo früher noch Kalender selbst betrieben wurden („Mozilla Tunderbird“ im Zusammenspiel mit einem selbst betriebenen Davical Server) und unterschiedliche Open-Source-Software auf den Desktop-Rechnern installiert war, setzt Sit&Watch heute auf Office 365 aus der TelekomCLOUD. Patrick Theinert, IT Systems Architect des Ambient-Media-Spezialisten, zeigt sich begeistert von den Möglichkeiten, die eine zentrale und einheitliche Lösung für sein Unternehmen bringt. Die Zeiten einer fragmentierten und zerstückelten Infrastruktur gehören mit der neuen Lösung nun der Vergangenheit an.

„Insgesamt haben wir jetzt deutlich weniger Verwaltungs- und Wartungsarbeiten“, erklärt Theinert nach der Umstellung auf Office 365. Die Reduzierung des Verwaltungs-/Administrationsaufwandes bezieht sich bei Sit&Watch sowohl auf den Wegfall selbstbetriebener Server-Dienste, als auch auf die wesentlich einfachere Lizenzverwaltung, da zuvor eine gemischte Infrastruktur mit MS Office Einzellizenzen und OpenOffice genutzt wurde. Dass die Frischzellenkur aus der Cloud in seinem Unternehmen so reibungslos und schnell umgesetzt werden konnte, freut den IT-Experten natürlich sehr. „In den letzten Jahren ist unsere IT nicht mit den Anforderungen des Marktes mitgewachsen“, so Theinert. „Mit Office 365 aus der TelekomCLOUD haben wir nun eine skalierbare und flexible Lösung implementiert, mit der alle Mitarbeiter äußerst zufrieden sind“, ergänzt er. 

Mit der TelekomCLOUD zu Office 365 – in zwei Tagen

Nach ein paar Wochen Planungszeit hatten Theinert und sein Team den Dezember 2015 für die Umstellung anvisiert. Schon nach zwei Tagen war die Migration zu Office 365 weitestgehend abgeschlossen. Mail- und Kalenderdaten waren auf Exchange Online migriert und auf den Firmenrechnern der Sit&Watch-Angestellten liefen die 2016er-Versionen von ExcelWord und Skype for Business. „Da wir mit Office 365 automatisch immer die aktuellste Version der Office-Anwendungen nutzen, haben alle Mitarbeiter immer die neueste Software auf ihren Rechnern. Das ist eine runde und simple Lösung – und entlastet uns als IT-Mitarbeiter“, lobt Theinert die reibungslose Umstellung. Dass die neue Office 365-Lösung nicht teurer ist als das alte System mit teils veralteten Einzellizenzen und komplizierten Wartungsaufgaben, begeistert den IT-Spezialisten umso mehr. „Office 365 aus der TelekomCLOUD ist die ideale Lösung – gerade für wachstumsorientierte Unternehmen“, so Theinert. „Das System ist flexibel, bei Bedarf skalierbar und absolut am Puls der Zeit. Office 365 macht effektive und zielgerichtete Arbeit im Homeoffice erst möglich“, ergänzt er zufrieden.

Office 365 aus der TelekomCLOUD – Begeisterung im ganzen Team

Auch bei den Mitarbeitern stieß die neue dezentrale IT-Lösung aus der Cloud sofort auf eine hohe Akzeptanz. In Eigeninitiative erkundeten Sie die Möglichkeiten der Office-Suite und gaben sich gegenseitig Tipps und Anregungen. „Von IT-Seite gab es kaum Erklärungsaufwand“, bewundert Theinert das Engagement und die Eigeninitiative seiner Kollegen. „Manchmal bildeten sich in den Pausen kleine Trauben vor den PCs – immer dann, wenn ein Kollege die tollen Möglichkeiten von Office 365 aus der TelekomCLOUD erklärte“, berichtet der ITler. 

Im täglichen Workflow stellte sich schnell heraus, dass die unternehmerische Entscheidung pro Office genau die richtige war. „Insgesamt hat sich die Arbeitseffektivität stark verbessert. Mitarbeiter können zielgerichteter miteinander kommunizieren und Daten austauschen, unsere IT kann mit wenigen Klicks neue Mitarbeiter anlegen. Office 365 aus der Cloud ist einfach zeitgemäßer Standard aus einem Guss“, bewertet Theinert die generalüberholte Sit&Watch-IT-Infrastruktur. Auch vom überschaubaren Hardware-Hunger der Anwendungen zeigt sich Theinert von Grund auf überzeugt. „Wir haben im Zuge der Umstellung zwar einige neue Rechner angeschafft, aber auch hier hielten sich die Kosten in Grenzen. Wir arbeiten derzeit mit NUC-Systemen von Intel im Innendienst, viele Außendienstler sind dank Mobile Device Management mit einem iPad unterwegs. Auf beiden Systemen läuft Office 365 aus der Cloud zuverlässig und völlig stabil“, frohlockt der System-Architekt. 

Vor dem Projekt ist nach dem Projekt – Integration von OneDrive for Business

Warum aber wählte Sit&Watch ausgerechnet die Telekom als externen Dienstleister aus? Auch auf diese Frage hat Theinert eine verblüffend einfache Antwort: „Wir kennen die Telekom als zuverlässigen Partner im Bereich Mobilfunk. Da uns das Unternehmen dort in puncto Preis und Servicekommunikation überzeugt hat und wir der Firma bereits jahrelang Vertrauen schenken, war der Schritt in die TelekomCLOUD für uns nur ganz logisch.“ Den kompetenten und schnellen Service der Deutschen Telekom nahm Theinert auch bei Fragen zur Reorganisation der betriebsinternen IT-Struktur in Anspruch: „Im Vorfeld der Umstellung, als wir verschiedene Office365-Anbieter verglichen haben und noch technische Fragen aufkamen, konnte ich immer in kürzester Zeit einen technisch versierten Ansprechpartner über die telefonische Hotline erreichen. Das habe ich in der Form noch bei keiner Telefonhotline erlebt“, lobt der Fachmann die Mitarbeiter des Telekom-Kundendienstes.

Nach fast einem Jahr der Zusammenarbeit ist Sit&Watch immer noch sehr zufrieden und plant bereits das nächste Projekt – die Integration von OneDrive for Business in die Firmen-IT. „Das werden wir auf jeden Fall noch im Jahr 2017 umsetzen“, so Theinert. Wie praktisch, dass Microsoft ab dem 1. Halbjahr 2017 die Dienste Azure, Office 365 (inkl. OneDrive for Business) sowie Dynamics CRM Online nicht nur als EU-Versionen, sondern auch über hochsichere deutsche Rechenzentren anbietet. Datentreuhänder ist hier die Deutsche Telekom mit Ihrer Tochter T-Systems. Wenn Sie also bislang mit der Umstellung auf Office 365 aus der TelekomCLOUD gezögert haben, können Sie ab März 2017 das Software-Paket auch aus zwei deutschen Rechenzentren nutzen.


Auf einen Blick:

  • Sit&Watch bezieht Office 365 aus der TelekomCLOUD
  • Unternehmen: Sit&Watch Media Group GmbH
  • Unternehmensgröße: 40 Mitarbeiter
  • Gründungsjahr: 1996
  • Firmensitz: Bielefeld
  • Branche: Agentur für Ambient Marketing
  • Eingesetzte Lösungen: Office 365 aus der TelekomCLOUD

Das Unternehmen:
Die Sit&Watch Media Group GmbH vermarktet erfolgreich sogenannte Ambient Werbung. Als eines der größten Unternehmen dieser Art in Deutschland platziert Sit&Watch Werbemittel im direkten Lebensumfeld von Zielgruppen. Vom Plakat bis hin zu Spiegelaufklebern, bedruckten Pizzakartons, Thekenaufstellern oder Bierdeckeln – Sit&Watch versorgt den Ambient-Markt auf vielen Gebieten und hat dafür 40 Mitarbeiter im Einsatz. Das Portfolio beinhaltet Werbung in Fitnessstudios, in der Gastronomie und in Vereinen. Auch die rund 3.200 digitalen Bildschirme in deutschen „Tank & Rast“-Anlagen gehören zu Sit&Watch – das Unternehmen erreicht so monatlich rund 42 Millionen Besucher.

Herausforderung: 
In den Bereichen Büro-Software und Mailing setzte Sit&Watch lange Zeit auf eine zerstückelte und fragmentierte Lösung aus OpenOffice, Thunderbird und Office-Einzellizenzen. Diese Kombination war für die IT-Abteilung äußerst wartungsintensiv und hatte einige Fallstricke in Bezug auf Arbeitseffektivität und Mitarbeiterkommunikation. Auf der Suche nach einer einheitlichen Lösung stieß Sit&Watch auf Office 365 aus der TelekomCLOUD.

Lösung:
Mit Unterstützung des Telekom-Serviceteams stellte Sit&Watch seine IT in nur zwei Tagen auf Office 365 aus der TelekomCLOUD um.  Mail- und Kalenderdaten wurden auf Exchange Online migriert und auf den Firmenrechnern der Sit&Watch-Angestellten liefen die 2016er-Versionen von Excel, Word und Skype for Business. In Rekordzeit wurde so eine skalierbare und flexible Lösung installiert, die nicht teurer ist, als das alte System.  

Ergebnis:
Nach der Umstellung verbesserte sich die Arbeitseffektivität bei Sit&Watch enorm. Mitarbeiter können zielgerichteter miteinander kommunizieren und Daten austauschen, die IT-Abteilung konnte ihren Wartungsaufwand deutlich reduzieren. Office 365 aus der TelekomCLOUD wird ortsunabhängig genutzt. Innendienstler arbeiten mit schlanken NUC-Systemen von Intel, der Außendienst verarbeitet seine Word- und Excel-Dokumente vornehmlich auf iPads. Die generalüberholte Sit&Watch-IT-Infrastruktur  stößt bei allen Mitarbeitern auf eine breite Akzeptanz und macht die tägliche Arbeit einfacher und effizienter. Bei Fragen zu den Produkten finden die Sit&Watch-Beschäftigten im Serviceteam der Deutschen Telekom jederzeit einen kompetenten Ansprechpartner.

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