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Zuverlässig und datenschutzkonform: Warum die Metallwarenfabrik Gemmingen auf Microsoft Exchange und SharePoint aus der Microsoft Cloud setzt

Seit über 55 Jahren produziert die Metallwarenfabrik Gemmingen GmbH Notstromaggregate und Bauteile für die Elektroindustrie. Zur Kommunikation innerhalb des Unternehmens und mit Kunden nutzte das Unternehmen jahrelang Exchange 2007. Mit dem Umzug in die Cloud profitieren die IT-Mitarbeiter von einem maßgeblich geringeren Administrationsaufwand. Zugleich erlaubt die baldige Nutzung einer SharePoint-Lösung eine sichere und datenschutzkonforme Zusammenarbeit.

In diesem Beitrag lesen Sie:

  • warum sich die Metallwarenfabrik Gemmingen GmbH für die Nutzung von Office 365 – speziell Exchange Online – entschieden hat,
  • welche Vorteile sich für die Firma künftig durch die Nutzung von SharePoint Online ergeben,
  • wie IT-Manager Jens Giebler monatelange Überzeugungsarbeit für den Umzug in die Cloud leisten musste und
  • warum die Metallwarenfabrik Gemmingen GmbH in absehbarer Zukunft womöglich in die deutsche Microsoft Cloud umziehen wird.

Metallwarenfabrik Gemmingen GmbH Blick auf das Büro der Metallwarenfabrik Gemmingen GmbH

Office 365 und Exchange Online: Weil es einfach funktioniert

Anfang April 2017 war es endlich soweit: Die Nutzung der veralteten On-Premise-Lösung Microsoft Exchange 2007 gehörte endgültig der Vergangenheit an. Dank Office 365 können die Mitarbeiter der Metallwarenfabrik Gemmingen GmbH nun mit der praktischen Cloud-Version von Microsoft Exchange untereinander kommunizieren.

Jens Giebler, IT-Manager der Metallwarenfabrik Gemmingen GmbH, hat lange für diese Umstellung gekämpft. Nun freut er sich daher umso mehr. Immerhin können er und sein Team sich in Folge des Umzugs in die Cloud endlich wieder stärker um ihre Kernaufgaben kümmern. Giebler hierzu: „Mir war besonders wichtig, dass der gesamte administrative Aufwand aus dem Haus rauskommt. Ich habe einfach zu viel auf dem Tisch liegen, als dass ich mich auch noch darum kümmern könnte.“

Das Beste daran: Die Cloud-Lösung funktioniert absolut reibungslos. Es gab keinerlei Ausfallzeiten, sodass Kunden und Lieferanten keine Notiz von der Umstellung genommen haben. Giebler fasst lakonisch zusammen: „Es funktioniert einfach. Fertig.“

SharePoint ermöglicht datenschutzkonforme Zusammenarbeit

Neben Exchange Online hat der IT-Manager der Metallwarenfabrik Gemmingen GmbH noch eine weitere Office 365-Lösung ins Auge gefasst: SharePoint Online. Schon in wenigen Monaten sollen alle Mitarbeiter mit der Cloud-Lösung arbeiten können. Zwei zentrale Aufgaben sollen künftig mit SharePoint bewältigt werden:

  • Gemeinsame Zusammenarbeit und Qualitätssicherung
  • Schaffung von datenschutzkonformen Prozessen

So dient SharePoint Online einerseits dazu, die unternehmensweite Kommunikation zu vereinfachen. Andererseits sollen die Mitarbeiter des Werks im baden-württembergischen Gemmingen künftig noch einfacher mit ihren Kollegen im ungarischen Werk an gemeinsamen Projekten arbeiten können.

Den Ausschlag für die Cloud-Lösung gab jedoch ein anderer Grund: Die neue Europäische Datenschutzgrundverordnung verpflichtet das Maschinenbauunternehmen, seine Prozesse anders als bisher zu dokumentieren. Eine Mammutaufgabe, welche die Mitarbeiter um Giebler kaum leisten könnten. Eine fertige Lösung, die bereits alle Anforderungen des Gesetzgebers enthält, musste her. Die Wahl fiel schließlich auf ein Produkt, das auf einer SharePoint-Lösung basiert.

„Steter Tropfen höhlt den Stein“: Wie Giebler die Geschäftsführung überzeugen konnte

Noch vor einem Jahr war der Umzug in die Cloud bei der Metallwarenfabrik Gemmingen GmbH alles andere als beschlossene Sache. Im Gegenteil: Über sechs Monate musste Giebler die Geschäftsführung bearbeiten, bis diese der Nutzung von Office 365-Diensten zustimmte. Vor allem finanzielle Überlegungen sorgten bei Gieblers Vorgesetzten für Skepsis. Doch der IT-Manager blieb hartnäckig: „Steter Tropfen höhlt den Stein.“ Am Ende überzeugte er die Geschäftsführung von den sicherheits- und administrationstechnischen Vorteilen der Cloud-Lösungen. Und die Kosten? Diese hielten sich dank attraktiver und flexibler Preismodelle mit transparenter Abrechnung absolut im vertretbaren Rahmen!

Weitere Argumente für den Wechsel in die Cloud, mit denen Sie Ihren Chef überzeugen können, lesen Sie hier.

Nutzung der deutschen Cloud: für die Zukunft ein denkbares Szenario

Bislang werden die Cloud-Lösungen der Metallwarenfabrik Gemmingen GmbH in der europäischen Microsoft Cloud gehostet. Doch in einigen Jahren hält Giebler den Umzug in die deutsche Microsoft Cloud, die dank Treuhändermodell mit besonders hohen Datenschutz-Maßstäben punktet, durchaus für realistisch.

Lesen Sie in unserem Cloud-Blog, wo die Unterschiede zwischen der europäischen und der deutschen Microsoft Cloud liegen.


Auf einen Blick: Metallwarenfabrik Gemmingen GmbH und Office 365

Unternehmen: Metallwarenfabrik Gemmingen GmbH
Gründungsjahr: 1961
Firmensitz: Gemmingen
Branche: Maschinenbau
Mitarbeiter: 140
Eingesetzte Lösungen: Office 365

Das Unternehmen:
Seit mehr als 55 Jahren widmet sich die Metallwarenfabrik Gemmingen GmbH in ihrem Werk im Landkreis Heilbronn der Produktion von Notstromaggregaten und Bauteilen für die Elektroindustrie. Zudem betreibt das Unternehmen ein reines Aluminiumdruckgusswerk in Ungarn. Sämtliche Produkte werden für die Kunden des Betriebs individuell angefertigt.

Herausforderung:
Ein wachsender administrativer Aufwand brachte die IT-Abteilung der Metallwarenfabrik Gemmingen GmbH immer mehr an ihre Grenzen. Speziell für das bestehende Microsoft Exchange 2007 musste daher über kurz oder lang eine andere Lösung her. Zudem erforderte es die neue Europäische Datenschutzgrundverordnung, hinsichtlich der Datenspeicherung und des gemeinsamen Datenaustauschs aktiv zu werden.

Lösung:
Die Wahl fiel schließlich auf Microsoft Office 365 sowie Exchange Online aus der Cloud, was den administrativen Aufwand im Unternehmen erheblich reduzierte. Eine SharePoint-Lösung wiederum wird künftig werk- und länderübergreifend eine datenschutzkonforme Zusammenarbeit ermöglichen.

Ergebnis:
Die IT-Mitarbeiter der Metallwarenfabrik Gemmingen GmbH können sich nun wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, ohne dass Ressourcen von zeitraubenden Wartungsarbeiten gebunden werden. Zugleich hat IT-Manager Jens Giebler die Gewissheit, künftig mit sicheren und datenschutzkonformen Lösungen zu arbeiten. Die Kunden der Metallwarenfabrik Gemmingen GmbH haben von der Umstellung dabei nichts mitbekommen.

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