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Mit SharePoint Online den Erfahrungsschatz der Mitarbeiter sichern

Je länger ein Mitarbeiter in ein und demselben Unternehmen arbeitet, desto mehr Wissen häuft sich bei ihm an. Umso bedauernswerter ist es für eine Firma, wenn Arbeitnehmer die Firma verlassen. Ganz gleich, ob der Beschäftigte den Arbeitgeber wechselt oder in den Ruhestand geht: Mit dem Menschen geht auch ein enormer Erfahrungsschatz verloren. Die DR. SCHNELL Chemie GmbH hat jedoch einen Weg gefunden, wie sie sich das Expertenwissen ihrer Mitarbeiter rechtzeitig sichert.

In diesem Artikel erfahren Sie,

  • aus welchen Motiven die DR. SCHNELL GmbH Know-how bündeln will,
  • auf welche Produkte die Firma für ihr Ziel setzt und
  • wie das Unternehmen Wissensmanagement konsequent umsetzt.

Dr. Wolfgang Schnell (rechts) und Sohn Dr. Thomas Schnell Dr. Wolfgang Schnell (rechts) und Sohn Dr. Thomas Schnell führen das Familienunternehmen seit 2006 gemeinsam

Wie schützen Firmen das Kapital in den Köpfen?

Erst vier Wochen Costa Rica, Mexico und Guatemala. Dann mit dem Enkel eine Woche auf dem Segelboot übers Ijsselmeer schippern. Und schließlich nach Moskau zum Eröffnungsspiel der Fußball-Weltmeisterschaft: Hans freut sich auf den Ruhestand – endlich mehr Zeit für Familie und Hobbys. Nach exakt 41 Berufsjahren. Sein Unternehmen, ein mittelständisches Chemieunternehmen, freut das weniger. Der Chef hätte seinen lang gedienten, erfahrenen Mitarbeiter gerne weiter beschäftigt.

Experten wie Hans sind heiß begehrt: Jeder dritte Betrieb versucht inzwischen, rentenberechtigte Personen zu halten – das geht aus einer Studie hervor, die das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) im Juli 2017 veröffentlichte. Von den insgesamt 650.000 Mitarbeitern, die sich 2015 in den Ruhestand verabschiedeten, wurden 170.000 von ihren Vorgesetzten bekniet, doch noch eine Weile im Unternehmen zu bleiben. 145.000 Beschäftigte ließen sich erweichen.

Expertenwissen sichern

Die enorme Wertschätzung der Silver Ager hat zwei Gründe. Unternehmen kämpfen mit immer größeren Schwierigkeiten, Fachkräfte für sich zu gewinnen und an sich zu binden. Und jeder Mitarbeiter, der ein Unternehmen verlässt, nimmt wertvolles Know-how mit, das unwiederbringlich verloren geht. Zum Beispiel mit dem Abschied in die Rente. Oder beim Wechsel zu einem anderen Arbeitgeber.

Wer konkurrenzfähig bleiben möchte, muss das Wissen, das in jedem Arbeitsprozess steckt, gezielt festhalten, dokumentieren und teilbar machen. Zum Beispiel über ein intelligentes und cloud-basiertes Intranet wie Microsoft SharePoint Online (Bestandteil von Office 365). In Projektgruppen und Abteilungen teilen die Mitarbeiter Inhalte und arbeiten nahtlos zusammen.

SharePoint Online: leicht zugängliches Wissen

Das Kapital in den Köpfen der Kollegen können die Mitarbeiter von DR. SCHNELL beispielsweise über Teamwebsites abrufen. Viele Unternehmen richten in SharePoint Online solche Projektseiten oder Communities für ihre Mitarbeiter ein. Jeder Kollege kann sich mit persönlichen Profilseiten (MySites) als Experte und Ansprechpartner für sein Fachgebiet positionieren und zum Beispiel über die Kommentarfunktion Fragen von Kollegen beantworten. Anders als bei einem persönlichen Telefonat stehen die Informationen dann allen Firmenangehörigen auf Dauer zur Verfügung. Im SharePoint Wiki können die Beschäftigten Dokumente gemeinsam erstellen und pflegen – das gibt den Mitarbeitern die Sicherheit, dass sie stets auf aktuelle Inhalte zugreifen.

Konsequentes Wissensmanagement bei Dr. SCHNELL Chemie

Zu diesen Unternehmen gehört auch die Dr. SCHNELL Chemie GmbH, ein mittelständisches Unternehmen aus München und Spezialist für Reinigungs-, Hygiene-, Desinfektions- und Hautpflegeprodukte. Mit dem strukturierten Informationsaustausch will das europaweit agierende Chemieunternehmen vor allem die Kollegen im Außendienst unterstützen – und ihnen das unternehmensinterne Wissen jederzeit schnell verfügbar machen. Über eine mobile App greifen alle Mitarbeiter von unterwegs auf SharePoint Online zu – und damit auf Dokumente wie Produkt-Infos oder Bedienungshandbücher die dort hinterlegt sind. Außendienstler können sich so viel exakter auf ihre Aufträge vorbereiten. Selbst Besonderheiten zur Anlage oder Details zur Kundenhistorie müssen sie bei ihren Wartungsaufträgen nicht mehr mit einem zusätzlichen Anruf in der Zentrale klären. Denn alle verfügbaren Infos stehen ihnen über die App zur Verfügung. Die Folge: „Unsere Mitarbeiter sind heute deutlich schneller und effizienter“, sagt Stefan Gantner, IT-Leiter bei DR. SCHNELL.

Die Microsoft Lizenzen für SharePoint Online bzw. Office 365 bezieht die DR.SCHNELL über die Deutsche Telekom, welche beim Kunden ein professionelles Lizenzconsulting durchführte und diverse Optimierungsmöglichkeiten fand, die zu signifikanten Kosten- / Nutzenvorteilen führten.

SharePoint Online Communicator Sites Mit den neuen SharePoint Online Communicator Sites auf einfache Weise moderne Intranet-Seiten erstellen und im Unternehmen viele Leser erreichen

Mit den im Juni 2017 neu eingeführten Kommunikationswebsites (Communication Sites) in SharePoint Online wird das Veröffentlichen von Inhalten im Unternehmens-Intranet noch einfacher werden. Alle Mitarbeiter können jetzt viel einfacher selbstständig publizieren und große Intranet-Projekte mit oft aufwendiger Einbindung der IT sind Vergangenheit. SharePoint Online wird sich mit diesem Ansatz also noch stärker aus der Ecke „Dokumentenmanagement“ in Richtung „Kommunikationsplattform“ entwickeln.

Einen „SharePoint Online – Schnellstart“ finden Sie hier.

Mitarbeiter der DR. SCHNELL Chemie Gmbh Bei der DR. SCHNELL Chemie GmbH sind etwa 260 Mitarbeiter beschäftigt


Auf einen Blick: DR. SCHNELL Chemie GmbH, SharePoint Online und Office 365

Das Unternehmen:
Dr. Wolfgang Schnell hat die DR. SCHNELL Chemie GmbH im Jahr 1978 in ihrer jetzigen Form gegründet. Seinen Ursprung hat das traditionsreiche Familienunternehmen jedoch bereits im Jahr 1830, als Josef D. Schnell die Münchener Seifenfabrik gründete. Seit 2006 führt Dr. Thomas Schnell, Sohn des Firmengründers, das mittelständische Unternehmen gemeinsam mit seinem Vater. Die Firma ist spezialisiert auf Produkte für Hygiene, Hautpflege, professionelle Reinigung, Desinfektion und Hautschutz. Alle Produkte werden ausschließlich im Münchener Werk hergestellt. Derzeit beschäftigt das moderne Unternehmen rund 260 Mitarbeiter.

Herausforderung:
Die DR. SCHNELL GmbH wollte auf der einen Seite das Know-how ihrer Beschäftigten nicht verlieren, wenn diese das Unternehmen verlassen. Auf der anderen Seite möchte die Firma alle unternehmensinternen Informationen ihren Mitarbeitern – insbesondere den Außendienstlern – jederzeit schnell zur Verfügung stellen.

Lösung:
Mit dem Collaboration-Tool SharePoint Online (Bestandteil von Office 365) steht den Mitarbeitern der DR. SCHNELL GmbH ein intelligentes und cloud-basiertes Intranet zur Verfügung, mit dem Arbeitsprozesse und Produktinformationen gezielt dokumentiert und teilbar gemacht werden können. In Projektgruppen und Abteilungen teilen die Mitarbeiter Inhalte, arbeiten nahtlos zusammen und können auf sämtliche unternehmensinternen Daten überall und jederzeit zugreifen.

Ergebnis:
Wichtige Dokumente wie beispielsweise Produkt-Informationen oder Bedienungshandbücher sind für alle Mitarbeiter rund um die Uhr abrufbar. Speziell die Außendienstmitarbeiter profitieren von der Lösung, da sie sich gezielt auf ihre Aufträge vorbereiten können. Darüber hinaus sorgen Projekt- und Community-Seiten in SharePoint Online dafür, dass Expertenwissen nicht mehr verloren gehen kann.

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