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UPDATE: Die Office-365-Business-Angebote für kleine und mittlere Unternehmen haben einen neuen Namen bekommen. Ab sofort wird für verschiedene Office-365-Business-Editionen einheitlich die Marke Microsoft 365 verwendet. Es gibt keine Änderungen der Funktionen, Preise oder Vertragslaufzeiten. Mehr Details in unserem Blogpost.

INTOCAST AG: Cloud-Software lässt Hackern keine Chance

Schmelzen, legieren, verbrennen und heißumformen – die Feuerfestprodukte und Gießhilfsmittel von INTOCAST kommen bei der Eisen- und Stahlerzeugung zum Einsatz. Und zwar weltweit: In den letzten 20 Jahren ist das Unternehmen mit Hauptsitz in Ratingen bei Düsseldorf zu einem Global Player mit acht deutschen und fünfzehn internationalen Betriebsstätten gewachsen. Eine Ransomware-Attacke auf den südafrikanischen Standort in Johannesburg im Herbst 2017 ließ jedoch das Sicherheitskonzept dahinschmelzen.

Wildwuchs in der IT-Landschaft beseitigen

Der Angriff führte die Schwachstellen der Infrastruktur nur zu deutlich vor Augen: Mehrere Server mit jeweils eigenem Mailsystem, diverse Verträge mit verschiedenen Lieferanten für Soft- und Hardware und an vielen Standorten noch alte Windows- und Office-Versionen auf den Rechnern. „Durch das Unternehmenswachstum hatten sich unsere Mitarbeiterzahlen innerhalb kurzer Zeit auf 1.350 verdoppelt. Parallel dazu entwickelte sich unsere IT-Landschaft durch Erweiterungen, Übernahmen und Firmenkäufe der letzten Jahre sehr heterogen“, sagt Stephan Groß, IT-Leiter bei INTOCAST. Zeit und Nerven kostete die IT-Verantwortlichen auch das komplexe Management der gerätegebundenen Softwarelizenzen.

Risiko: Versionschaos bei der Software

Dies wurde schließlich zum Stolperstein für die IT-Sicherheit: Die heterogenen Strukturen öffneten Angreifern die Tore. „Einfacher, bedarfsgerechter und sicherer sollte die neue IT-Architektur des Unternehmens sein“, sagt Groß. Schluss mit Versionschaos und Hardwaresammelsurium. Heute setzt INTOCAST auf Microsoft 365 Enterprise E3 von der Telekom, also Office 365, Online Dienste, Windows 10, Enterprise Mobility & Security E3 (EMS) und diverse Sicherheitsfunktionen für alle stationären Rechner sowie mobilen Endgeräte. An allen Standorten läuft das gleiche Betriebssystem, die Office-Anwendungen bzw. Online-Dienste kommen als Services aus der Cloud.

Bürosoftware im Mietmodell

Für reibungslose Kommunikation sorgen E-Mail, Messenger, Chats, Sharing-Dienste und VoIP-Videokommunikation, also alle gebündelte Kommunikations- und zusammenarbeits- Funktionalitäten. Weder Anzahl noch Größe der Microsoft Exchange Postfächer sind dabei begrenzt. „Für uns als wachsendes Unternehmen ein wichtiges Argument“, sagt Groß. „Darüber hinaus spart sich unsere IT-Abteilung viel Zeit, da sie Postfächer über das TelekomCLOUD-Portal zentral verwalten und Benutzer flexibel nach Bedarf hinzufügen kann.“ Weiterer Vorteil: INTOCAST bezieht die Softwarelizenzen jetzt auf monatlicher Basis im Mietmodell. „Damit entfallen bei INTOCAST hohe Vorabinvestitionen. Wobei eine Lizenz bis zu fünfzehn Endgeräte pro Nutzer abdeckt, für Homeoffice, Smartphone oder Büro“, sagt Frank Niehaus, IT Spezialist der Telekom Deutschland. Zuletzt wurde mit Herrn Niehaus bei Intocast ein erfolgreiches Software-bilanzierungsmanagement durchgeführt.

Besser zusammenarbeiten dank Webkonferenzen

Außerdem nutzen die INTOCAST-Mitarbeiter Skype for Business als Kollaborationsplattform, um Dokumente zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten und mobil auf Geschäftsdaten zuzugreifen. „Dank Webkonferenzen können unsere Mitarbeiter Geschäftsreisen nun häufig vermeiden – und das Unternehmen Kosten senken“, sagt Groß. „Das vereinfacht die internationale Kommunikation und Zusammenarbeit erheblich.“

Sicherheit hat höchste Priorität

Darüber hinaus ist die IT-Landschaft von INTOCAST jetzt erheblich sicherer. Microsoft 365 sichert Daten und Anwendungen, Identitäten sowie Geräte mehrfach ab. Zur stets aktuellen Softwareversion stehen automatisch die neuesten Sicherheits-Updates bereit. Microsoft betreibt die Lösung in EU-DSGVO-konform arbeitenden Rechenzentren in der EU. Hier werden alle Daten auf Schadsoftware überprüft. Zusätzlich definieren die IT-Administratoren des Ratinger Unternehmens über rollenbasierte Zugriffsrechte, wer welche Dienste, Dateien und Geräte nutzen darf. Geht ein Gerät verloren oder wird gestohlen, setzen sie es einfach über die Cloud zurück. Alle Endgeräte sind zentral und übersichtlich administriert und konfiguriert. Groß: „Microsoft 365 minimiert den internen IT-Aufwand und vergrößert unseren Freiraum für individualisierte Produktentwicklungen und umfassende Kundenberatung. Da Produktspezifikationen unser Alleinstellungsmerkmal sind, ist das für uns der größte Vorteil.“

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