Wie kann ich E-Mails von einem IMAP-Postfach in ein Exchange-Online-Postfach migrieren?

Die TelekomCLOUD bietet Ihnen die folgenden Möglichkeiten, um E-Mails von Ihrem alten E-Mail-Postfach-Anbieter zu Exchange Online zu migrieren:

Nutzung der Exchange Verwaltungskonsole von Office 365

Den Migrationsvorgang können Sie in der Exchange Verwaltungskonsole von Office 365 starten. Mit diesem Service können Sie alle E-Mails aus den bestehenden Postfächern in Ihre Exchange Online-Postfächer überführen. Sie können dabei auch in einem Vorgang mehrere E-Mail-Postfächer in die jeweiligen neuen Exchange-Online-Postfächer migrieren.

Folgende Einschränkungen gelten jedoch für Migrationen von IMAP-Postfächern:

• Nur Elemente aus dem Posteingang oder anderen Unterordnern eines Benutzers bzw. einer E-Mail-Adresse können migriert werden. Sie können keine Kontakte, Kalenderelemente oder Aufgaben migrieren, da diese nicht im IMAP-Postfach gespeichert werden.
• Es können maximal 500.000 Elemente bzw. E-Mails aus einem Postfach eines Benutzers migriert werden.
• Die maximale Nachrichtengröße, die migriert werden kann, beträgt 35 MB, da Exchange-Online keine größeren E-Mails empfangen oder verarbeiten kann. Dieser Wert kann aktuell nicht verändert oder umgangen werden.

Vor dem Start der Migration müssen zuerst die entsprechenden Benutzer in Office 365 erstellt werden. Des Weiteren empfehlen wir auch die eigene Domain bereits in Office 365 zu integrieren.

Wenn diese Vorbereitungen abgeschlossen sind, gehen Sie bitte wie folgt vor, um einen Migrationsvorgang anzulegen:

Melden Sie sich in Office 365 mit einem Administratorkonto an und öffnen Sie dort die Exchange Verwaltungskonsole.

Wählen Sie dort den Punkt "Migration". Klicken Sie nun auf das Plus-Zeichen und anschließend "Zu Exchange-Online migrieren".

Auf der folgenden Seite wählen Sie nun bitte den Punkt "IMAP-Migration".

Es erscheint nun folgendes Fenster:

Exchange-Online benötigt die Exchange-Online E-Mail-Adresse, den IMAP-Postfach Benutzernamen und das Passwort für das alte IMAP-Postfach, um darauf zuzugreifen und die E-Mails zu migrieren. Diese Informationen müssen als CSV-Datei (CSV steht für Comma Separated Values) hochgeladen werden.

Eine CSV-Datei ist eine Textdatei, in der in jeder Zeile ein Datensatz enthalten ist, bei dem die verschiedenen Felder jeweils durch ein Komma getrennt sind. Beispielsweise kann eine solche Datei so aussehen:

Unter "EmailAddress" ist die Office 365 E-Mail Adresse einzutragen, in welche die E-Mails migriert werden sollen. Unter "Username" ist der Benutzername des IMAP-E-Mail Kontos einzugeben, aus welchem die E-Mails migriert werden sollen. In der Regel ist dies die E-Mail Adresse. Unter "password" ist das dem jeweiligen IMAP-Benutzerkonto zugehörige Passwort einzutragen.

Nachdem Sie die CSV-Datei hochgeladen haben, können Sie die Verbindungseinstellungen für den IMAP-Server eingeben:

Anschließend müssen Sie dem Migrationsvorgang einen Namen geben.

Sie können nun festlegen, an welchen Benutzer ein Bericht über den Ablauf der Migration gesendet werden soll. Des Weiteren können Sie wählen, ob die Migration automatisch oder manuell gestartet werden soll.

Nachdem dem Sie anschließend auf "Neu" geklickt haben, ist der Migrationsvorgang erstellt und befindet sich nun in der Übersicht.

Der Migrationsvorgang kann je nach Menge der zu migrierenden Postfächer sowie deren Inhalt einige Zeit in Anspruch nehmen. Es kann den Anschein haben, als ob der Vorgang angehalten wäre oder keine Fortschritte macht. Dies ist vollkommen normal und kein Fehler.

Wenn alle Postfächer migriert wurden, sollte der Status zu "Synchronisiert" wechseln.

Wenn mit der Migration eine bestehende IMAP-Umgebung ersetzt werden soll, ist nun der MX-Eintrag der genutzten Domain auf Exchange Online umzustellen. Die Adresse des Exchange Online finden Sie in Office 365 im Bereich "Domänen -> DNS-Einstellungen anzeigen -> DNS-Einträge anzeigen".

Da es 24 – 72 Stunden dauern kann, bis der geänderte MX-Eintrag per DNS bekannt gemacht wird, empfehlen wir den Migrationsvorgang aktiv zu lassen, da dieser dann die IMAP-Postfächer alle 24 Stunden auf neue E-Mails prüft und etwaige Veränderungen mit den  Exchange-Online Konten synchronisiert.

Hinweise zur DNS-Konfiguration Ihrer Domain finden Sie im Domain-Einrichtungs-Assistenten auf den Office 365 Seiten und in unserem FAQ Artikel dazu: Was muss ich bei den DNS Einstellungen für meine Domain in Office 365 beachten?

Wenn sichergestellt wurde, dass die E-Mails ausschließlich in den Exchange-Online-Postfächern eingehen, kann der Migrationsvorgang gelöscht werden. Mit der Löschung wird nochmals eine abschließende Synchronisierung der Postfächer ausgelöst.