Wie Social-Media-Plattformen die Produktivität in Unternehmen steigern

26.08.2016 von Redaktion

Die Digitalisierung ist in aller Munde und schreitet sowohl im privaten Bereich als auch in Unternehmen immer weiter voran. Wer im Business erfolgreich sein möchte, kommt an einer regelmäßigen Überprüfung interner Arbeitsprozessen nicht vorbei. Dies gilt insbesondere für technologische Entwicklungen, die die Zusammenarbeit effektiv gestalten. Das effiziente Miteinander von Teamkollegen, Partnern und Geschäftskunden spielt eine zunehmend wichtige Rolle und sollte an die neuen Anforderungen angepasst werden, wenn Unternehmen das hohe Tempo digitaler Fortschritte halten wollen – denken Sie an Stichworte wie Wissensaustausch, Transparenz oder auch Schatten-IT.

Wie Social-Media-Plattformen die Produktivität in Unternehmen steigern

Im Zusammenhang mit unmittelbarem und transparentem Informationsaustausch auf betrieblicher Ebene fallen immer wieder Begriffe wie „Social Software“, „Social Business“ und „Social-Media-Plattformen für Unternehmen“. Dieser Sprachgebrauch ist längst kein Sonderfall mehr, sondern setzt sich zunehmend in Unternehmen durch.

Im Jahr 2015 nutzten bereits drei von vier deutschen Firmen interne und externe Social-Media-Dienste, so berichtet der Branchendienst Bitkom. Das hat eine Umfrage der Bitkom ergeben. Laut Prognose werden deutsche Unternehmen bis zum Jahr 2019 insgesamt knapp 8 Milliarden Euro in Social-Business-Services und -Produkte investieren. Das Hauptaugenmerk wird dabei speziell auf die Optimierung der Kollaboration und Kommunikation durch Social-Media-Plattformen gelegt.

Solche Tools erlauben den Unternehmen vergleichbare Möglichkeiten wie die bekannten sozialen Netzwerke Facebook, Twitter & Co. Sie sind jedoch nur für einen bestimmten Nutzerkreis zugänglich. Ziel ist es, Mitarbeiter und Partner bestmöglich miteinander zu vernetzen und den Daten- bzw. Informationsaustausch zu optimieren. Doch was sind die Ursachen dafür, dass sich Kollaborations-Plattformen immer größerer Beliebtheit erfreuen?

Drei HauptgrĂĽnde fĂĽr den Trend zu sozialen Plattformen fĂĽr Unternehmen

1. Steigende Mobilität & Flexibilität

Die steigende Anzahl flexibler Arbeitsplätze – zum Beispiel des Home Office – einhergehend mit der zunehmenden Mobilität von Mitarbeitern führt zur großen Herausforderung, Teamarbeit effektiv durchzuführen. Zudem arbeiten auch immer mehr Kollegen miteinander, die an unterschiedlichen Standorten eingesetzt werden. Genau darin zeigt sich die primäre Stärke sozialer Plattformen auf Unternehmensebene. Dank nützlicher und flexibler Kommunikationsmöglichkeiten werden alle am Prozess beteiligten Mitglieder stets auf dem neuesten Stand gehalten – die Produktivität steigt.

2. Steigende Komplexität & Individualität

Überprüfen Sie doch einmal selbst Ihre täglichen Arbeitsabläufe im Unternehmen. Dabei fällt Ihnen womöglich auf, dass Routinetätigkeiten stetig ab-, spezifische Projekte mit unterschiedlicher Komplexität und wechselnden Anforderungen jedoch zunehmen. Oft arbeiten jene Mitarbeiter an Projekten, die über einen individuellen Erfahrungsschatz oder Sachkenntnisstand verfügen. Für die Entwicklung von Lösungen und Ideen ist daher eine Plattform förderlich, auf der Daten oder Informationen ausgetauscht und Arbeitsschritte koordiniert werden können. Eine interne Social-Media-Plattform wird somit zur „Quelle fließenden Wissens“.

3. Steigende Informationsflut

Wie viele geschäftliche E-Mails bekommen Sie täglich? Die steigende Flut von Informationen kann dazu führen, dass Mitarbeiter den Überblick über wichtige Details verlieren. Dies hat mangelnde Arbeitsmotivation und Effektivität zur Folge. Statt Hunderter elektronischer Nachrichten, die das Postfach verstopfen, ist eine zentrale Schnittstelle für relevante Neuigkeiten die sinnvollere Wahl. Sie sorgt für Transparenz und bietet die Möglichkeit einer übersichtlichen Zusammenarbeit zwischen Kollegen, Kunden und externen Partnern. Sämtliche Daten können zudem vollständig von jedem nachvollzogen werden – keine Information geht verloren.

Womit Social-Media-Plattformen in Unternehmen punkten

Social-Media-Tools sind eine gute Möglichkeit, den genannten Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht zu werden. Umgesetzt wird dies durch diverse Funktionen, die Anbieter solcher Lösungen in ihren Anwendungen implementiert haben. Zu den wirksamsten Features zählen:

  • Activity Stream: Der „Aktivitätsstrom“ ist vergleichbar mit dem Nachrichten-Stream bei Twitter. Mit diesem werden Mitarbeiter durch Postings permanent auf dem Laufenden gehalten. Interaktionen sind innerhalb des Streams auch „öffentlich“ (jedoch innerbetrieblich) möglich, sodass Dritte diese Kommunikation als Beobachter verfolgen können. Im Stream können sowohl Informationen als auch Dokumente aus verschiedenen Systemen abgebildet werden.
  • Foren, Blogs & Wikis: Wer konkreten Bedarf an Informationen hat, kann sich in diesen „Wissenslagern“ umsehen. Besonders vorteilhaft ist dies fĂĽr neue Mitarbeiter oder Projekteinsteiger. Durch das Ablegen in Blogs oder Wikis wird wichtiges Wissen bewahrt und an viele Personen weitergegeben – unabhängig davon, ob Mitarbeiter, Insider, Experten oder Spezialisten das Unternehmen mittlerweile verlassen haben. Ă„ndern sich bei einem Projekt bestimmte Fakten, werden die neuen Gegebenheiten angepasst und dokumentiert.
  • Chats und Instant-Messenger: Was im privaten Bereich längst Normalität ist, setzt sich auch in der beruflichen Welt durch. Mit Chats bzw. Messengern ist eine direkte und schnelle Interaktion zwischen vielen Nutzern in Echtzeit möglich – und das unabhängig von Tageszeit und Standort. SchlieĂźlich sind die sozialen Netzwerke auch auf so gut wie allen Geräten nutzbar, ob auf dem PC, Mac, Tablet oder Smartphone. Dank entsprechender integrierter Features lassen sich neben Informationen auch Dokumente austauschen und bearbeiten. Ă„nderungen an Dateien werden den Mitgliedern eines Projektteams mitgeteilt, sodass kein Update unbeachtet bleibt.
  • Integriertes CRM-System: An viele auf UnternehmensbedĂĽrfnisse spezialisierte Social-Media-Plattformen ist ein Customer-Relationship-Management-System (CRM) angeschlossen. In ihm können Nutzer Kontakt- und andere projektrelevante Daten pflegen und verwalten.

Kommunikation und Kollaboration sind der SchlĂĽssel fĂĽr effiziente Unternehmensprozesse

Für alle Funktionen gilt, dass auch „betriebsfremde“ Nutzer von den umfangreichen Möglichkeiten der sozialen Plattform profitieren können – sofern sie die Berechtigung dazu haben. Ob Geschäftspartner, Kunden oder Lieferanten – Dateien und Dokumente können genauso geteilt werden wie Chatprotokolle oder andere Gesprächsverläufe. Speziell der direkte Dialog zwischen Mitarbeitern und Kunden ist ein schlagkräftiges Argument für Social-Business-Tools, die das Kundenbeziehungsmanagement unterstützen.

Eine transparente und schnelle Kommunikation ist im Hinblick auf unternehmerischen Erfolg das A und O. Firmen, die mit der Zeit gehen, profitieren langfristig von den Möglichkeiten moderner Collaboration-Tools. Ressourcen werden optimal genutzt, Entscheidungswege beschleunigt und die Kunden- sowie Mitarbeiterzufriedenheit erhöht. Nach Berechnungen von Michael Chui vom McKinsey Global Institute können Unternehmen durch den Einsatz von Social Business Collaboration Tools die Produktivität um 25 Prozent steigern.

Praktische Social-Business-Tools im Ăśberblick

Anbieter sozialer Plattformen für Unternehmen gibt es mittlerweile viele. Die verschiedenen Lösungen unterscheiden sich hinsichtlich technischer Möglichkeiten, Features und einem gewissen Grad an Usability – doch eines haben alle gemein: das Ziel einer effektiveren Zusammenarbeit durch optimale Vernetzung und transparenten, vollumfänglichen Informationsaustausch. Folgende Software-Lösungen bilden einen kleinen Teil des Produkt-Portfolios des Marktes ab:

  • SharePoint: Mit Microsofts SharePoint verfĂĽgen Anwender ĂĽber eine Collaboration-Umgebung, mit der das Teilen von Dokumenten extrem leicht fällt. Wikis, Blogs und Activity Streams runden die Anwendung ab. SharePoint ist in den Office-365-Editionen Business Essentials und Business Premium enthalten.
  • Yammer: Diese Lösung von Microsoft ist ideal, um mit Arbeitskollegen in Kontakt zu treten und gemeinsame Projekte umzusetzen. Das Netzwerk hilft Mitarbeitern etwa beim AufspĂĽren relevanter Dateien oder der richtigen Ansprechpartner im Unternehmen. Ein integrierter Newsfeed und Ticker sind zusätzliche Pluspunkte von Yammer.
  • Chatter: Das Collaboration-Tool Chatter von Salesforce unterstĂĽtzt Nutzer bei der Zusammenstellung eines kompetenten Teams, bestehend aus Kollegen verschiedener Unternehmensbereiche. Auch ein Austausch mit (externen) Experten ist möglich, um dezidierte Informationen fĂĽr beispielsweise einen Geschäftsabschluss zu gewinnen. So wird Know-how an einem zentralen Ort optimal gebĂĽndelt.
  • TeamLike: Hierbei handelt es sich um ein soziales Intranet, das in Zusammenarbeit des aus Hamburg stammenden Start-up-Unternehmens mindsmash GmbH und der Deutschen Telekom entstanden ist. Diese Kombination aus Intranet und sozialem Netzwerk ermöglicht es, Inhalte von Arbeitskollegen weiterzugeben und Dokumente per Mausklick mit externen Partnern zu teilen. Bei TeamLike steht die Vernetzung von Mitarbeitern, Partnern und Kunden durch optimierte Kommunikationswege im Vordergrund.

Fazit: Social-Media-Plattformen

Ob SharePoint, Yammer, Chatter oder TeamLike – mit Social-Media-Plattformen bündeln Unternehmen standortübergreifend die Zusammenarbeit und fördern den Wissensaustausch. Die Folge ist eine erheblich leichtere und flexiblere Kommunikation im Unternehmen, unabhängig vom Arbeitsplatz. Und gestaltet sich die Informationsweitergabe erst störungsfrei, steigt auch die Produktivität des Unternehmens.

Redaktionsteam TelekomCLOUD

Das Redaktionsteam gibt Praxistipps zu den Anwendungen aus der TelekomCLOUD, schreibt Ratgeber und Checklisten und spricht mit Experten oder Kunden zu allen Themen rund um SaaS, IaaS und PaaS. Sie erreichen uns unter cloud-blog(at)telekom.de

Kategorien

  • Zusammenarbeit in Teams
  • Microsoft Office 365
  • Salesforce
  • TeamLike