So kriegen Projektmanager das magische Dreieck ohne Zaubertricks in den Griff

07.06.2016 von Redaktion

Sie fragen sich, was Projektmanagement mit Magie zu tun hat? Excel-Tabellen, Terminpläne und Co. klingen zugegebenermaßen nicht nach Zauberei. Oder handelt es sich vielleicht doch um Hexerei, wenn ein neues Zentrallager innerhalb weniger Wochen steht und Produkte zu geringsten Herstellkosten entwickelt werden? Ganz ehrlich: Wenn ein Projektmanager sein Projekt erfolgreich abschließen will, muss er gut „tricksen“ und mit den Kennziffern Zeit, Kosten und Qualität jonglieren können – dem „magischen Dreieck” des Projektmanagements.

Die drei Dimensionen immer im Blick haben

Die Kennziffer Zeit steht für die Laufzeit eines Projektes. Sie beinhaltet neben dem Projektstart und -ende auch alle Meilensteine. So bekommt ein Projekt Struktur. Die Kennziffer Kosten (beziehungsweise Geld) bezieht sich auf ein Budget, das vor Projektstart definiert wird. Im Idealfall wird dieses nicht überschritten, sondern eingehalten. Außerdem gehören Ressourcen wie Personal-, Sach-, und Materialkosten zu dieser Projekt-Dimension. Die Kennziffer Qualität ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung, zumal sie im Gegensatz zu Zeit und Geld schwierig zu messen ist. Werden vorher festgelegte Ziele eingehalten und das Projekt zur Zufriedenheit aller (Projektteilnehmer und Kunde) abgeschlossen, ist auch die Qualität gewährleistet.

Nur wenn ein Projektmanager diese Kenngrößen ausbalanciert, kann er ein Projekt erfolgreich führen. Das ist aber gar nicht so einfach. Denn fast alle Entscheidungen im Projekt wirken sich auf eine dieser Dimensionen aus. Steckt man beispielsweise mehr Zeit in ein Produkt, um dessen Qualität zu steigern, führt das zu einem Anstieg der Entwicklungskosten. Bei einem hohen Zeitdruck kann unter Umständen die Qualität leiden. Wird das Budget vor Projektstart gekürzt, hat dies Auswirkungen auf die Projektdauer oder den Leistungsumfang (Qualität). Zwischen den drei Größen besteht also eine unmittelbare Abhängigkeit. Jeder Eingriff ins Projekt hat Veränderungen auf diese Dimensionen zur Folge.

Die drei Dimensionen immer im Blick haben
Ein Projektmanager muss die Kennziffern Kosten, Zeit und Geld stets im Blick haben.
Bild-Quelle: fotolia

Doch wer mehr Zeit und Geld investiert, erzielt dadurch nicht automatisch höhere Qualität. Ein guter Projektmanager beherrscht die Kunst, ein gesundes Mittelmaß zu finden, ohne dabei eine der drei Komponenten zu vernachlässigen.

Mit einer Projektmanagement-Software das magische Dreieck steuern

Für viele Projektmanager ist es ein Leichtes, die Kosten- und Zeitplanung im Auge zu behalten. Anders schaut es hingegen bei der Qualität aus. Sie wird häufig nur unzureichend kontrolliert und gesteuert. Der Grund dafür? Der ist ganz schlicht: Viele Projektmanagement-Tools bilden allein die Dimensionen „Kosten“ und „Zeit“ ab. Die Qualität wird hingegen gar nicht berücksichtigt. Daher kann eine professionelle Projektmanagement-Software für den Erfolg von Unternehmen von großer Bedeutung sein. Eine einfache Excel-Tabelle reicht da oft nicht aus.

In der Regel sind Projekte in der Praxis sehr komplex und daher ohne ein entsprechendes Tool nur schwer realisierbar. Vor allem in größeren Unternehmen mit verschiedenen Abteilungen laufen oft mehrere Projekte parallel. Ohne professionelle Unterstützung sind hohe Aufwände und Chaos die Folge. Was unterscheidet nun eine gute von einer schlechten Projektmanagement-Software? Schließlich gibt es auf dem Markt unzählige Anbieter und Lösungen. Es gilt die Faustregel: Je größer das Unternehmen ist, desto komplexer sollte die Projektmanagement-Software sein. Folgende Features sollten in dem computergestützten Werkzeug idealerweise enthalten sein:

  • Verwaltungs- und Auswertungsfunktionen unterschiedlicher Projekte
  • Erfassungsmöglichkeiten genauer Tätigkeiten und verbrauchter Ressourcen
  • genaue Erstellung von Zeitplänen und Arbeitszeittabellen
  • Verknüpfungen mit Parallelprojekten
  • Berücksichtigung von Problemen und Risiken
  • Vernetzung der Projektteilnehmer
  • übersichtliche Darstellung mittels Tabellen und Graphiken.

Geeignete Projektmanagement-Tools erleichtern mit ihren zahlreichen Funktionen die Planung und Steuerung von Projekten im Hinblick auf die drei „magischen“ Dimensionen Zeit (Projektdauer, Termineinhaltung), Kosten (Budget und Ressourcen) und Qualität (Ausschluss von Risikofaktoren und Kundenzufriedenheit). Software-Lösungen aus der TelekomCLOUD, die mit allen erforderlichen Projektmanagement-Elementen ausgestattet sind, finden Sie hier.

Was zeichnet einen guten Projektmanager aus?

Der Erfolg eines Projekts hängt natürlich nicht allein von der Qualität der Projektmanagement-Software allein ab, sondern vor allem auch von der Qualifikation der Projektbeteiligten. Insbesondere sind damit die Fähigkeiten des Projektmanagers, also des Hauptverantwortlichen, gemeint. Um ein Projekt erfolgreich zu realisieren, sind folgende Skills unerlässlich.

  • Führungsqualitäten
  • Moderationsfähigkeiten
  • Motivationsstärke
  • Belastbarkeit
  • Organisationstalent
  • Kommunikationsfähigkeiten
  • Zuverlässigkeit
  • Konfliktmanagement-Fähigkeiten.

Das A und O: ein sauberes Lastenheft

Bevor es aber konkret mit der Projektplanung losgeht und die entsprechende Software eingesetzt wird, brauchen Projektmanager unbedingt ein sauberes Lastenheft. In diesem werden alle relevanten Anforderungen an das Endprodukt exakt dokumentiert und die Ziele des Projektes genau festgelegt. Nur so lässt sich am Ende überhaupt feststellen, ob die vorher festgelegten Kriterien erfüllt wurden. Bei vielen Projekten treten unvorhersehbare Ereignisse auf, die eine Anpassung einiger Inhalte aus dem Lastenheft nach sich ziehen können. Auch wenn es keine typische Form eines Lastenheftes gibt, weil es von Projekt zu Projekt variiert, sollten folgende Kernpunkte und Fragestellungen enthalten sein:

  • Ausgangssituation: Beschreibung des Ist-Zustands – wieso ist das Projekt überhaupt erforderlich?
  • Festlegung von Zielen: Beschreibung des Soll-Zustands – was soll am Ende des Projekts erreicht worden sein?
  • Definition von Projektphasen: Festlegung von Meilensteinen mit einem groben Ablaufplan
  • Kostenvorstellung: Für welche Projektphase ist welches Budget eingeplant?
  • Qualitätsanforderungen: Auflistung von Maßnahmen, um Qualitätsmerkmale zu erfüllen

Bei Großprojekten ist es abhängig von Umfang und Komplexität auch üblich, die Erstellung eines Lastenhefts als eigenes Vorprojekt durchzuführen. Dieses dient dann als Basis, um das Hauptprojekt zu beginnen.

Das A und O: ein sauberes Lastenheft
Ohne Plan funktioniert im Projektmanagement nichts
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Projektmanagement mit Struktur und System

Auf dem Lastenheft baut die gesamte weitere Planung auf. In Projektmanagement-Tools werden dazu zunächst die sich aus dem Projektziel ergebenden Aufgaben gesammelt, strukturiert und in einzelne Phasen unterteilt. Grundsätzlich lässt sich ein Projekt vereinfacht in vier Phasen gliedern.

1. Initiierung

In dieser ersten Phase geht es darum, die Zielbestimmung zu definieren – ansonsten kann der Projektstart erst gar nicht erfolgen. Also muss der Projektleiter zunächst einmal die genauen Ziele festlegen, die am Ende erreicht werden sollen. Des Weiteren muss das Projekt in dieser frühen Phase einer Machbarkeits- und Wirtschaftlichkeitsprüfung unterzogen werden, um infolgedessen anhand eines erarbeiteten Projektauftrags Tätigkeiten zu skizzieren.

2. Konzeption

Hier geht es um die konkrete Planung. Nach der Projektinitiierung legen die Projektmanager Zuständigkeiten fest und bestimmen den genauen Zeitplan. Im Anschluss lassen sich den einzelnen Meilensteinen Checklisten zur Überprüfung der Qualität zuordnen, zum Beispiel über ein integriertes Ampelsystem. So können die Projektleiter jederzeit sehen, ob die einzelnen Kriterien aus dem Lastenheft erfüllt sind. Danach kann die Umsetzungsphase beginnen.

3. Realisierung

In der dritten Phase werden die festgelegten Aufgaben Schritt für Schritt durchgeführt. Neben der Umsetzung von konkreten Aufgaben geht es hier zusätzlich auch darum, den Projektfortschritt kontinuierlich zu kontrollieren. Jedwede Abweichung muss dokumentiert und gemeldet werden. Nur dann gerät die Zielerreichung nicht in Gefahr. Erst wenn alle Ampeln „grün“ leuchten, ist der Meilenstein erfüllt – und die nächste Projektphase kann starten.

4. Abschluss

Die letzte Phase startet mit der Abnahme des Projektergebnisses. Es steht die Endkontrolle an: Sind die Anforderungen korrekt erfüllt worden? Wenn dies der Fall ist, kann die Inbetriebnahme erfolgen und ein Abschlussbericht zur Dokumentation erstellt werden. So können gewonnene Erfahrungen für Folgeprojekte genutzt werden.

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