Wenn Sie Office 365 nach der Testphase nicht weiterverwenden möchten, können Sie die in Office 365 gespeicherten Daten herunterladen und auf Ihrem Rechner sichern. Erfahren Sie jetzt, wie Sie Outlook-Informationen speichern, Daten aus OneDrive for Business herunterladen und Ihre Yammer- sowie SharePoint-Informationen sichern.

Sämtliche Inhalte von Microsoft Outlook abspeichern

In Outlook können Sie Ihre E-Mails, Kalender, Aufgaben und Kontakte in eine Outlook-Datei (.pst) abspeichern.

Die gesammelten Daten aus Outlook 2016 exportieren

1. Klicken Sie in Outlook auf Datei > Öffnen & Exportieren > Import/Export

2. Wählen Sie in Datei exportieren aus und klicken Sie auf Weiter.

3. Klicken Sie nun auf Outlook-Datendatei (.pst) und dann auf Weiter.
4. Wählen Sie das gewünschte Konto aus, indem Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse anklicken. Setzen Sie einen Haken bei Unterordner einbeziehen, wenn Sie eine vollständige Sicherung des Kontos mit E-Mails, Kalender, Kontakten und Notizen erstellen möchten.
   
   Hinweis: Sie können immer nur ein Konto exportieren. Verwalten Sie mit Microsoft Outlook mehrere Konten, können Sie diese einzeln exportieren, dafür wiederholen Sie die Schritte 1-4.
5. Klicken Sie auf Weiter.
6. Zum Verändern des Zielordners klicken Sie auf Durchsuchen und tragen Sie anschließend den gewünschten Dateinamen ein.

7. In den Optionen legen Sie fest, wie eine eventuell bereits vorhandene Backupdatei (.pst) mit gleichem Dateinamen im Zielordner behandelt werden soll.
8. Jetzt auf Fertig stellen klicken. Das Backup wird erstellt und kann in eine andere Outlook-Version importiert werden.
   
   - Zur Sicherheit der archivierten Daten können Sie für eine neu erstellte Outlook-Datendatei (.pst) optional ein Passwort vergeben. Tragen Sie dazu einfach das Kennwort in beide Felder ein und klicken Sie auf OK.
   - Exportieren Sie die Daten in eine bereits existierende und passwortgeschützte Outlook-Datendatei (.pst), müssen Sie das entsprechende Kennwort in das Feld eintragen und mit OK bestätigen.

Zugriff auf Outlook-Daten

Mit der erstellten PST-Datei können Sie:

• Informationen in der PST-Datei zusammenführen und in einen anderen E-Mail-Account übertragen. Auf diese Weise verbinden Sie die gespeicherten E-Mails, Kalender, Aufgaben und Kontakte mit einem anderen E-Mail-Konto.
• auf die enthaltenen E-Mails zugreifen, indem Sie die Datei öffnen.

Outlook-Datendatei importieren

Mit den folgenden Schritten importieren Sie die gespeicherte Outlook-Datendatei in ein anderes E-Mail-Konto.

1. Klicken Sie auf Datei > Öffnen & Exportieren > Import/Export.
2. Wählen Sie aus anderen Programmen oder Dateien importieren aus und klicken Sie auf Weiter.

3. Wählen Sie Outlook-Datendatei (.pst) aus und klicken Sie auf Weiter.
4. Wählen Sie die gewünschte PST-Datei.
5. Stellen Sie in den Optionen ein, wie mit gefundenen Duplikaten umgegangen werden soll.
6. Klicken Sie auf Weiter.
7. Tragen Sie gegebenenfalls das Kennwort ein und fahren Sie mit Weiter fort.
8. Wählen Sie die weiteren Optionen für den Import aus, in der Regel müssen Sie nichts ändern.
9. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Jetzt beginnt Outlook den Datenimport. Nach dem Kopiervorgang lädt die Software sämtliche Daten in Ihr Konto. Bei großen Datenarchiven kann der Vorgang Stunden dauern, schließen Sie Outlook daher nicht. Tipp: Wenn Sie nur einzelne Daten aus der Outlook-Datei (.pst) wiederherstellen oder importieren möchten, können Sie die Datei öffnen und Elemente per Drag & Drop in die vorhandenen Outlook-Ordner kopieren.

PST-Datei öffnen und auf E-Mails zugreifen

Für den schnellen Zugriff auf die gespeicherten E-Mails öffnen Sie einfach die PST-Datei. Der Inhalt wird links in der Navigation angezeigt. Sie können E-Mails jetzt öffnen oder in einen Ordner verschieben.

1. Wählen Sie Datei > Öffnen & Exportieren > Outlook Daten-Datei öffnen aus.

2. Die PST-Datei wird links in der Navigation angezeigt.

In OneDrive for Business gespeicherte Daten herunterladen

Zum Ende der Testphase von Office 365 können Sie die in OneDrive for Business gespeicherten Daten auf Ihren PC herunterladen, sofern Sie nicht bereits den OneDrive for Business-Synchronisierungsclient nutzen. Letzterer erlaubt Ihnen einen unkomplizierten Download Ihrer Daten auf Ihren Rechner.

Gespeicherte Dateien mit dem OneDrive for Business-Synchronisierungsclient herunterladen

1. Melden Sie sich mit Ihrem Konto bei Office 365 an,
2. Wählen Sie direkt oben auf der Seite oder nach Klicken auf das App-Startfeld OneDrive aus.
3. Wählen Sie nun die Option Synchronisieren.
4. Durch Klicken auf Jetzt synchronisieren starten Sie den Assistenten, der Sie durch die weitere Synchronisierung leitet.
5. Klicken Sie nun im Assistenzmenü erneut auf Jetzt synchronisieren, um die Synchronisierung einzuleiten und sämtliche Dateien auf Ihrem PC zu speichern.

Wurden sämtliche Dateien synchronisiert, können Sie den Synchronisierungsclient wieder löschen. Die Dateien befinden sich nun auf Ihrem Computer.

Yammer-Informationen sichern

Administratoren können sämtliche Nachrichten, Notizen, Themen, Anwender und Gruppen in einer ZIP-Datei exportieren. Der komprimierte ZIP-Ordner enthält CSV-Dateien und weitere Archive. Ein einmaliger Export lässt sich durchführen, indem Sie einfach das Datum auswählen, mit dem die Archivierung beginnen soll. Die Einstellungen erreichen Sie über Netzwerk Administrator und Inhalt und Sicherheit, dort wählen Sie Daten exportieren aus.

SharePoint-Informationen abspeichern

Um Daten aus SharePoint zu sichern, öffnen Sie zunächst die SharePoint Teamseite. Beispiel: Wenn der Domainname contonso.microsoft.com lautet, erreichen Sie die Teamseite über https://contoso.onmicrosoft.com/_layouts/15/start.aspx#/SitePages/Home.aspx. Von dort lassen sich die SharePoint-Dokumente auf den Rechner herunterladen.