In diesem Artikel lesen Sie,

• was ein virtueller Datenraum ist,
• welche Anforderungen bei Datenräumen in der Cloud notwendig sind und
• welche Mängel Sie nicht in Kauf nehmen sollten.

Datenräume sind vielen aus dem Umfeld der Due-Diligence-Prüfung bei Unternehmens- und Immobilientransaktionen vertraut. Gemeint ist damit ein Raum auf neutralem Boden (beispielsweise in einer Anwaltskanzlei), in dem die beteiligten Parteien alle wichtigen Unterlagen und Dokumente ungestört prüfen können.

Diese Datenräume sind heute in der Regel virtuell, befinden sich in der Cloud und sind daher online jederzeit zugänglich. Das vereinfacht die bei Transaktionen geforderte Risikoprüfung deutlich und macht sie auch wesentlich günstiger. Für die nötige Sicherheit sorgen automatische Kontrollinstrumente.

Aus diesem Grund nutzen Unternehmen virtuelle Datenräume nicht mehr nur für die Due-Diligence-Prüfung, sondern setzen sie umfassend ein, beispielsweise bei großen Bau- oder Ingenieursprojekten, bei denen die Beteiligten Pläne, Rechnungen, Protokolle oder andere Dokumente nach bestimmten Regeln austauschen und abarbeiten.

Doch so vielfältig der Markt für Datenräume ist, so unterschiedlich sind auch die Angebote. Für welchen Datenraum Sie sich entscheiden, hängt letztlich von Ihren Anforderungen ab.

Auf folgende Kriterien sollten Sie jedoch nicht verzichten:

10 Grundvoraussetzungen für einen virtuellen Datenraum

1. Flexible Steuerung in Selbstbedienung.

Einrichtung, Steuerung sowie alle administrativen Vorgänge sollten Sie flexibel in Eigenregie durchführen können. Damit fällt die Abhängigkeit von teuren Dienstleistungen eines Anbieters weg.

2. Klar abgegrenzte Zugangsberechtigungen.

Als Besitzer eines Datenraums müssen Sie sicher sein können, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf die Unterlagen im Datenraum erhalten. Auch Betreiber und Hersteller sollten keine Zugriffsmöglichkeiten haben. Nur so ist höchste Sicherheit gewährleistet.

3. Individuelle Nutzungsbedingungen.

Konfigurierbare Nutzungsbedingungen und definierbare Zugriffszeiten vereinfachen die Verwaltung Ihres virtuellen Datenraums ungemein.

4. Lückenlose Dokumentation.

Sie sollten jederzeit überprüfen können, wer wann auf welche Unterlagen zugegriffen hat. Eine lückenlose und revisionssichere Dokumentation ist unerlässlich!

5. Voller Zugriff mit Mobilgeräten.

Die Nutzer sollten jederzeit und von jedem Ort auf alle Daten im Datenraum zugreifen können – auch von mobilen Geräten aus. Durch einen weltweit mobilen Datenzugriff haben Sie Ihr Büro immer dabei.

6. Intuitive Nutzung.

Ist Ihr Datenraum auch ohne Schulung oder Einführung für alle Teilnehmer einfach und intuitiv zu verstehen? Denn nur dann können diese sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

7. Flexible Laufzeit.

Die Laufzeit des Vertrags sollte sich der Länge Ihres Projekts anpassen. Idealerweise ist er jederzeit ohne Komplikationen kündbar.

8. Geregelte Kündigung.

Was passiert nach Ihrer Kündigung des Vertrags mit Ihren Daten? Das sollte auf jeden Fall bereits im Vorfeld geregelt sein.

9. Dokumentenschutz.

Dokumente sollten in revisionssicheren Datenräumen durch geeignete Maßnahmen – beispielsweise Wasserzeichen – gegen unberechtigte Weitergabe oder Vervielfältigung geschützt sein. Ebenso sinnvoll ist eine Alarmfunktion gegen massenhafte Downloads.

10. Schutzanforderungen und Zertifizierungen.

Achten Sie auf eine aussagekräftige Datenschutz-Zertifizierung, zum Beispiel nach dem Trusted Cloud Datenschutzprofil (TCDP) oder mit dem Europäischen Datenschutz-Gütesiegel (EuroPriSe). So können Sie sich auch rechtlich absichern: Wer einen TCDP-zertifizierten Dienst wählt, hat seine Kontrollpflicht nach dem Bundesdatenschutzgesetz automatisch erfüllt.

Weitere Anforderungen an virtuelle Datenräume finden Sie bei unserem Partner Uniscon/iDGARD.

Laptop, Tablet oder Handy – von überall auf Unterlagen in revisionssicheren Datenräumen zugreifen

Welche Mängel sollten Sie auf keinen Fall hinnehmen?

Die Erfahrung zeigt, dass nicht alle virtuellen Datenräume professionellen Ansprüchen genügen. Die folgenden Mängel sollten Sie bei der Auswahl eines Datenraums unter keinen Umständen billigen:

• Einrichtung mit längeren Wartezeiten: Lange auf den „Einzug“ in seinen virtuellen Datenraum zu warten, kostet Zeit und Nerven. Bei seriösen Anbietern können Sie ihren Datenraum sofort nutzen.
• Limitierte Teilnehmerzahlen: Im Idealfall sollten Sie selbst bestimmen können, wie viele User sich in Ihrem Datenraum aufhalten dürfen. Datenräume, die Beschränkungen bei der Anzahl an Zugriffen oder Teilnehmerzahlen haben, sollten nicht in die engere Wahl kommen.
• Server-Standort nicht in Deutschland: Aus Datenschutzgründen sollten Sie einen Anbieter suchen, dessen Server in Deutschland gehosted werden. Dazu gehören alle in der Sealed Cloud, auch die Deutsche Telekom.
• Kostenpflichtiger Support: Zumindest an Werktagen brauchen Sie im Falle des Falles schnellen und kompetenten Support zu normalen Geschäftszeiten. Im besten Fall wird auch ein kostenfreier Rückrufservice angeboten. Teure Hotlines gehen auf Dauer zu sehr ins Geld.
• Mangelhafte Betreibersicherheit: Viele Cloud-Anbieter schränken den Zugriff auf sensible Daten nur von außerhalb ein. Betreiber und Angestellte haben hingegen die Möglichkeit, auf Server und somit Datenräume zuzugreifen. Wählen Sie deshalb unbedingt einen Anbieter, bei dem der Zugriff durch den Betreiber ausgeschlossen ist.
• Nicht geschützte Metadaten: Passwörter und Daten werden schon heute oftmals verschlüsselt übertragen. Einige Anbieter lassen Metadaten bei der Verschlüsselung allerdings außen vor. Da diese allerdings auch sensible Informationen enthalten können, ist hier Vorsicht geboten.
• Fehlende Zwei-Faktor-Authentifizierung: Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist zwar nicht zwingend notwendig, aber mitunter äußerst nützlich. Das Feature kann dazu beitragen, den Datenschutz im Datenraum nochmals zu erhöhen.
• Browserzugang nicht möglich: Viele Programme lassen sich mittlerweile direkt im Browser ausführen. Cloud-Dienste, die ausschließlich über einen Download-Client bedienbar sind, gelten als unflexibel und erschweren die Arbeit. Cloud-Dienstleister, die Apps für mobile Geräte anbieten, gehen hingegen mit der Zeit und machen Datenräume auch ohne Ortsgebundenheit nutzbar.
• Drum prüfe, wer sich ewig bindet: Bevor Sie die Entscheidung für einen Datenraum treffen, sollten Sie diesen umfangreich testen können. In einer ersten Testphase können Sie bei Bedarf mehrere Anbieter sehr transparent vergleichen.