Excel ist das dominante Tool im Projektmanagement

04.05.2016 von Redaktion
Excel ist das dominante Tool im Projektmanagement
Philipp Seifert kennt die Vor- und Nachteile, die Excel im Projektmanagement-Einsatz mit sich bringt.

Sind Sie Projektmanagerin oder Projektmanager? Dann brauchen Sie eine gute Toolbox für Ihre Arbeit. „Die spart Zeit und Energie“, sagt Philipp Seifert, Senior Project Manager für das TelekomCLOUD-Portal. „Denn die Wahl des richtigen Werkzeugs hat großen Einfluss auf den Erfolg Ihres Projektmanagements. Sie benötigen jederzeit und von überall Klarheit über Kosten und Ressourcen, Ihr Tool muss einfach zu bedienen sein, damit auch Ihre Mitarbeiter damit klarkommen und Sie müssen damit selbst komplexe Projekte in den Griff bekommen.“

Die Vorteile von Projektmanagement mit Excel

Bei all diesen Ansprüchen denken Sie automatisch an Excel? Da sind Sie keine Ausnahme. Menschen wie Sie nennen sich im Web schon mal selbstironisch Chief Excel Officer. Diese Einschätzung deckt sich übrigens mit den Ergebnissen der Studie Projektmanagement im Mittelstand 2014, die techconsult im Auftrag von Microsoft durchgeführt hat. Sie unterstreicht die Dominanz der Excel-Liste in deutschen Unternehmen. 250 Mittelständler haben an der Befragung teilgenommen:

  • 53 Prozent der Befragten verwenden Excel im Projektmanagement, zum Beispiel um ihre Projektideen zu erfassen.
  • 38 Prozent nutzen Microsoft Project
  • Fast 70 Prozent können derzeit noch keine projektübergreifenden Auswertungen vornehmen.
  • Das Gros der Befragten betreibt die Software auf eigenen Servern, nur 22 Prozent beziehen sie aus der Cloud.
  • Nahezu alle Befragten gehen davon aus, dass künftig zunehmend mehr Software für das Projektmanagement eingesetzt wird.

Der Siegeszug von Excel ist leicht zu erklären. Wir alle – oder doch zumindest ziemlich viele von uns – haben dieses Instrument zur Tabellenkalkulation auf unseren Computern vorinstalliert. Excel-Listen lassen sich problemlos verschicken. „Vor allem aber hat jeder Projektleiter aus seinen Vorprojekten jede Menge Excel-Sheets in der Schublade. Die passt er einfach den aktuellen Gegebenheiten an“, weiß Philipp Seifert. Deshalb vermehren sich die Listen so schnell wie Löwenzahn, Giersch und Co. im Blumenbeet. Wie viele Excel-Tabellen gibt es in Ihren Projekten? Bestimmt Anforderungslisten, Listen fürs Controlling, Projektpläne oder Risikolisten und, und, und. Excel gilt als Universallösung, passt zur Tabellenkalkulation wie die Hornbrille zum Nerd.

Wenn xls zum XL-Problem wird

Aber Achtung: Projektmanagement erschöpft sich nun mal nicht in Tabellenkalkulation. Excellisten lassen sich nicht beliebig erweitern. Tut man es dennoch, werden sie immer unübersichtlicher. Warum? Weil Excel einer ähnlichen Logik wie Standardsoftware folgt. Excel ist ein Alleskönner – aber ab einem bestimmten Komplexitätsgrad müssen wir Makros und Pivot-Tabellen hinterlegen. Diese Anpassungen kosten Zeit und verlangen echte Könner. Sobald Makros ins Spiel kommen, brauchen wir Excel-Experten, der normale Anwender scheitert spätestens jetzt am Versions- und Komplexitätsproblem. Auf Dauer lässt sich Excel so nicht vernünftig pflegen.

Hinzu kommt: An großen Projekten sind viele Mitarbeiter beteiligt, oft an verschiedenen Standorten, mitunter sind sogar Externe, Dienstleister oder Partner eingebunden. Und die haben keinen Zugriff auf den Firmenserver. Wie behelfen wir uns in diesem Fall? Wir verschicken die Excel-Listen per Mail. Wäre kein Ding, wenn es bei einer Version bliebe. Aber da die Listen im laufenden Projektgeschäft ständig angepasst werden müssen, gibt es irgendwann ein echtes Versionenchaos. Besser wäre es, wenn allen Beteiligten ein webbasiertes Werkzeug zur Verfügung stünde. In diesem Fall könnte die jeweilige Liste mit Kommentaren versehen und gemeinsam bearbeitet werden. Jeder wäre immer auf dem aktuellen Stand.

So könnte eine rundum glückliche Projektmanagerin aussehen.
So könnte eine rundum glückliche Projektmanagerin aussehen.

Sie alle kennen die Furcht des Projektmanagers, dass das Projekt zeitlich und finanziell aus dem Ruder laufen könnte. Wahrscheinlich sogar aus eigener Erfahrung. Für Projektmanager wäre es praktisch, wenn sie zwischendurch einfach per Knopfdruck eine Auswertung bekommen könnten. Die techconsult-Studie hat gezeigt, dass sich die Befragten ein Tool wünschen, das projektübergreifende Auswertungen erlaubt. Schließlich wollen wir aus unseren Fehlern lernen und gleich Verbesserungsmaßnahmen ableiten. Das übersteigt die Möglichkeiten von Excel.

Weitere Mankos: Das Tool stellt keine Templates zur Verfügung. Meist jonglieren wir mit zahlreichen Excellisten aus früheren Projekten, die häufig noch dazu von verschiedenen Projektleitern stammen. Die dann auf unsere konkreten Bedürfnisse zuzuschneiden, ist diffizil. Und führt zu Fehlern: Komplexe Formeln oder Makros sind historisch gewachsen, sie sträuben sich gegen eine Anpassung; wenn wir dennoch Änderungen wagen, riskieren wir, dass die Datensätze zerschossen werden. Auch das Multiprojektmanagement mit Excel ist ein kompliziertes Unterfangen: Denn mehrere Reiter oder mehrere Excel Sheets miteinander zu verknüpfen, verlangt großen Aufwand. Dynamische Inhalte wie Zeit, Kosten und Ressourcen sind generell schwierig zu verwalten.

Es gibt für den Mittelstand Alternativen zum Excel-Projektmanagement

Bevor sich Mittelständler für eine kostenpflichtige Excel-Alternative entscheiden, sollten sie genau überlegen, was das Tool leisten soll. Die Microsoft-Projektmanagementlösung Project Online aus der TelekomCLOUD bietet beispielsweise zahlreiche nützliche Funktionen und ist zugleich intuitiv in der Bedienung. Mit Project Online erleichtern Sie sich die Planung und Steuerung von Projekten, Ressourcen und Budgets. Dadurch entlasten Sie auf der einen Seite die Projektleitung und auf der anderen das Projektteam. Der Vorteil dabei: Sie verbessern die Zusammenarbeit und verhindern zugleich Fehlplanungen, Mehrausgaben und Terminverzug.

Eine ideale und kostengünstige Ergänzung zu Project Online ist Project Lite. Damit geben Sie einzelnen Teammitgliedern die Möglichkeit, Vorgänge zu verwalten und Arbeitszeittabellen zu übermitteln. Denn bei Projekten, die mit Project Online verwaltet werden, brauchen nicht alle Projektteilnehmer den gesamten Funktionsumfang. Die Mitglieder können nicht nur Arbeitszeittabellen pflegen oder Vorgänge verwalten, sondern auch Probleme und Risiken hinzufügen. Schließlich sind unvorhergesehene Ereignisse bei Projekten keine Seltenheit. Darüber hinaus bietet Project Lite mit umfangreichen Funktionen wie zum Beispiel dem Anzeigen anderer Projekte oder Updates die perfekte Umgebung für die Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern.

Project Online und Projekt Lite sind nur zwei Alternativen zu Excel, die es in der TelekomCLOUD gibt. Unser Tipp: Schauen Sie sich hier in Ruhe um, denn es gibt einige Lösungen, die ideal auf den Bedarf von kleinen und mittleren Unternehmen zugeschnitten sind – die Ihnen dennoch alle Projektmanagement-Elemente zur Verfügung stellen, und überdies günstiger und leichter zu bedienen sind. Intuitive Lösungen aus der Cloud passen häufig besser zum Alltagsgeschäft des Mittelstands.

Redaktionsteam TelekomCLOUD

Das Redaktionsteam gibt Praxistipps zu den Anwendungen aus der TelekomCLOUD, schreibt Ratgeber und Checklisten und spricht mit Experten oder Kunden zu allen Themen rund um SaaS, IaaS und PaaS. Sie erreichen uns unter cloud-blog(at)telekom.de

Kategorien

  • Zusammenarbeit in Teams
  • Microsoft Office 365