Eine Alternative zu Google Docs: Office 365

04.12.2014 von Redaktionsteam TelekomCLOUD

Direkt über der chinesischen Mauer hat die i22 internetagentur GmbH ihre Büroräume. Wobei das größte Bauwerk der Welt in diesem Fall nicht im Reich der Mitte liegt, sondern am Rhein. Denn diese „Chinesische Mauer“ ist ein asiatisches Restaurant in Bonn. Dort im Stadtteil Beuel, nur 150 Meter vom Rhein entfernt, betreuen über 80 Mitarbeiter Web-Anwendungen von namhaften Unternehmen.

„Wir entwickeln und betreuen für unsere Kunden digitale Lösungen mit einem exzellenten Kundenservice“, erklärt Geschäftsführer Christian Ohler. „Das umfasst Websites, Intranets und Extranets, Community-Plattformen, Shop- und Serviceportale und Apps sowie Touchscreen-Terminals, um nur einige zu nennen. Eben alles, was Web- und Digitaldienstleistungen betrifft.“ Diese Lösungen finden sich in den internen und externen Webseiten zum Beispiel von TNT, der Postbank oder auch der Deutschen Telekom wieder.

Wir als Internetdienstleister könnten die Anwendungen, die Microsoft Office 365 bietet, in ähnlicher Weise nachbauen und sogar selber hosten. Aber wir machen es nicht. Und warum nicht? Weil wir es nicht müssen: Denn Office 365 aus der TelekomCLOUD erfüllt alle unsere Anforderungen an Datenschutz, Komfort und Zusammenarbeit. – Christian Ohler, Geschäftsführer.

Christian Ohler suchte für sich und sein Team eine Alternative zu Anbietern wie Google Docs – und fand sie in Office 365 aus der TelekomCLOUD.
Christian Ohler suchte für sich und sein Team eine Alternative zu Anbietern wie Google Docs – und fand sie in Office 365 aus der TelekomCLOUD.

Gesucht: eine Alternative zu Anbietern wie Google Docs

„Wir arbeiten stark projektbezogen. Dabei unterscheiden sich nicht nur die Anforderungen von Kunde zu Kunde erheblich, sondern auch die Dauer der Projekte, das Volumen und die Inhalte“, erklärt Christian Ohler. „Was aber alle benötigen, ist eine Anwendung, mit der sich die jeweiligen Teams untereinander, aber auch übergreifend mit Schnittstellen in der Agentur jederzeit austauschen können“. Zum Beispiel wenn es um eine Übersicht aller laufenden Projekte geht, um Kapazitäten und Ressourcen besser zu planen.

Für die Zusammenarbeit und das gemeinsame Bearbeiten von Texten, Tabellen oder auch Präsentationen setzte i22 zunächst auf das Online-Office eines anderen Anbieters. Das war praktisch, ließ aber Luft nach oben offen – zum Beispiel, was die Kompatibilität betraf.

„Es ist einfach ärgerlich, wenn ein Mitarbeiter ein Dokument auf seinem Endgerät nicht öffnen kann oder es zerschossen ist, weil es ein anderes Dateiformat hat“, so Ohler. Ab und an lief auch die Synchronisierung der Daten nicht immer reibungslos. „Andere Anbieter wie etwa Google Docs haben auch ihre Stärken. Aber irgendwann sind einfach unsere Anforderungen gestiegen. Wir möchten in unserer Projektarbeit noch professioneller und vor allem auch mobiler werden. Deswegen war klar: Eine Alternative musste her.“

Kompatibilitätsprobleme sind dank Office 365 passé
Die Mitarbeiter der Agentur arbeiten viel in Projektteams zusammen und tauschen dort Dokumente und Informationen aus. Kompatibilitätsprobleme sind dank Office 365 passé.

Gefunden: Office 365 aus der TelekomCLOUD

i22 fand die Alternative in Microsoft Office 365 – was praktisch war, da die Agentur Microsoft Outlook bereits nutzte und nun um weitere Funktionen aus der Office-Produktfamilie ergänzte: Denn die Anwendung aus der TelekomCLOUD verlegt die gewohnte Office-Umgebung in die Cloud. Alle Daten werden in zertifizierten, hochverfügbaren Rechenzentren gespeichert. Konkret buchte i22 Office 365 Midsize Business und erhält damit unter anderem Desktop-Versionen von MS Office Professional Plus für bis zu fünf Geräte pro Nutzer, 50 Gigabyte E-Mail-Speicher, ein Terabyte Online-Speicher, Spamfilter und Premiumschutz vor Schadsoftware sowie stets die aktuellste Version von Office.

Office 365 - eine Alternative zu Google Docs
Ob über den Rechner im Büro oder über das Smartphone oder Tablet von unterwegs – auf Office 365 und die dort gespeicherten Dokumente können die Agenturmitarbeiter immer und überall zugreifen.

„Wir nutzen weiterhin unsere gewohnten Outlook-Funktionen für die Kommunikation, also Mail, Kontakte und Kalender, und nun ergänzt durch Adhoc-Online-Konferenzen und Sofortnachrichten mit Skype for Business (Anmerkung der Redaktion: ehemals Lync)“, so Ohler. „Außerdem natürlich die gängigen Programme wie PowerPoint, Word oder Excel – die sich automatisch synchronisieren, was wirklich sehr praktisch für unsere tägliche Arbeit ist.“ Mitarbeiter sind immer auf dem gleich Stand und können dank des Online-Speicherdienstes OneDrive sowohl vom PC-Arbeitsplatz als auch mit Smartphone, Tablet und Notebook der unterschiedlichsten Betriebssysteme auf die Anwendungen zugreifen und dort Dokumente bearbeiten.

Als alte Hasen in der Branche – die Internetagentur besteht bereits seit 1997 –nahm i22 die Migration ihrer Accounts in Office 365 selbst vor. Nach rund vier Wochen war die neue Anwendung zur Zusammenarbeit in der gesamten Agentur ausgerollt. Heute arbeiten alle 87 Mitarbeiter in Bonn sowie am neuen, zweiten Standort Köln mit der Cloud-Lösung. Christian Ohler: „Organisation, Abstimmung, Koordination – bei uns läuft nun ein wesentlicher Teil der Kommunikation bequem über Office 365.“


Auf einen Blick: i22 und Office 365

Das Unternehmen:
Die i22 ist eine Internetagentur, die Web- und Digitaledienstleistung anbieten.

Herausforderung:
Für ihre zahlreichen Kundenprojekte benötigt i22 eine Google Docs Alternative, mit der alle Mitarbeiter im Büro sowie von unterwegs effizient zusammenarbeiten können, sei es in Excel-, Word- oder PowerPoint-Dateien. Komfort und Nutzerfreundlichkeit stehen hier im Fokus.

Lösung:
Microsoft Office 365 aus dem TelekomCLOUD-Portal.

Ergebnis:
Mails, Kalender und Kontakte bleiben im gewohnten Look-and-feel. Dokumente sind über die Cloud immer und für alle Mitarbeiter auch von unterwegs zugänglich und synchronisieren sich automatisch. Damit sind die Mitarbeiter jederzeit auf dem aktuellsten Stand.

Redaktionsteam TelekomCLOUD

Das Redaktionsteam gibt Praxistipps zu den Anwendungen aus der TelekomCLOUD, schreibt Ratgeber und Checklisten und spricht mit Experten oder Kunden zu allen Themen rund um SaaS, IaaS und PaaS. Sie erreichen uns unter cloud-blog(at)telekom.de

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