Die 8 wichtigsten Vorteile von Office 365 Business für kleine und mittelständische Unternehmen
UPDATE: Die Office-365-Business-Angebote für kleine und mittlere Unternehmen haben einen neuen Namen bekommen. Ab sofort wird für verschiedene Office-365-Business-Editionen einheitlich die Marke Microsoft 365 verwendet. Es gibt keine Änderungen der Funktionen, Preise oder Vertragslaufzeiten. Mehr Details in unserem Blogpost.
Niemand käme auf die Idee, sein eigenes kleines Elektrizitätswerk im Keller zu betreiben: Strom beziehen wir aus der Steckdose. Nach demselben Prinzip funktioniert Office 365 Cloud: Klein- und mittelständische Unternehmen müssen das bekannte Office-Paket oder die Lizenzen für den eigenen Exchange-Server nicht mehr kaufen und alle paar Jahre teuer upgraden, sondern nutzen Microsoft-Produkte als Service, zahlen dafür monatlich und können ein aktuelles und sicheres Produkt erwarten, das immer wieder mehr Vorteile für den Kunden schafft. Was die größten Vorteile von Office 365 für kleine und mittelständische Unternehmen sind, erklärt uns Cloud- Experte André Beyer, Produktmanager bei der Deutschen Telekom.
1. Zeit und Nerven sparen durch passende Lösungen und umfassende Hilfe
Wenn Sie Office 365 Cloud bei der Telekom buchen, bekommen Sie individuelle Beratung und persönlichen Service aus einer Hand. Das heißt, die Telekom vertreibt nicht nur Office 365 in der Business- oder der Enterprise-Version, sondern ein Team aus Cloud-Experten unterstützt Sie bei allen Fragen rund um Office 365; zum Beispiel bei Bereitstellung, Verwaltung und Betrieb. Sie haben einen zentralen Ansprechpartner für alle Fragen, Wünsche und Probleme.
Hilfe bekommen Sie bei uns sogar durch Microsoft-zertifizierte Cloud-Experten, die zusammen mit Ihnen Office 365 einrichten und Daten aus Ihren alten Systemen oder von Ihrem alten Anbieter übernehmen. Wenn Sie möchten, können Sie diesen Service sogar mit einer speziellen Einrichtungshilfe vor Ort wahrnehmen.
2. EU DSGVO-konforme Datenverarbeitung
Office 365 unterstützt Sie bei der Umsetzung der Anforderungen aus der europäischen Datenschutz-Grundverordnung in Ihrem Unternehmen: z. B. mit der Anwendung von vordefinierten Sicherheits-Tools und der Möglichkeit, die Nutzung an individuelle Sicherheits-Richtlinien anzupassen. Der Betrieb von Office 365 erfolgt dabei ausschließlich in sicheren europäischen Rechenzentren. Damit werden Ihre Daten unter Einhaltung der strengen Datenschutzbestimmungen nach europäischem Recht gespeichert. Die Übertragung und Speicherung der Daten ist nach dem aktuellen Stand der Technik verschlüsselt.
3. Besser im Team arbeiten, leichter kommunizieren
Mit Office 365 und Exchange Online sind Kalender, E-Mails, Kontakte und Dateien auf allen Endgeräten mit Internet-Verbindung synchron, also aktuell, und stehen jederzeit zur Verfügung. Das erleichtert nicht nur die Arbeit von unterwegs, sondern auch Abstimmung und Produktivität im Team. Jeder hat immer die aktuellste Version; Dateinamen wie „final”, „Version_3”, oder „FINAL” sind also mit Office 365 Cloud nicht mehr nötig. Außerdem können Mitarbeiter im Team auch gleichzeitig an einer Power-Point-Präsentation oder Word-Datei arbeiten und müssen sich nicht ständig verschiedene Versionen hin- und herschicken. Dank in der Cloud gelagerter Postfächer mit einer einheitlichen Architektur haben Mitarbeiter außerdem immer die Möglichkeit, E-Mails zu suchen, zu archivieren und Gesprächsverläufe mit Kunden, Kollegen und Partnern nachzuverfolgen.
4. Einfacher und ohne Probleme von unterwegs arbeiten
Egal, ob im Homeoffice oder auf Geschäftsreise, Office 365 cloud funktioniert auf allen Endgeräten wie iPhone, iPad, Android Smartphones/Tablets und Windows-Phones. Früher hatte man oft mit fehlerhaften, „zerschossenen” Dokumenten zu kämpfen, wenn man zum Beispiel ein Word-Dokument am Windows-Computer erstellen und dann auf einem anderen System öffnen wollte – heute gibt es Word, Power Point oder Excel als Mobile Apps. Diese Apps stehen jedem Interessenten zur Verfügung, um Dokumente anzuzeigen. Aber nur Kunden mit einem Office 365-Abo können Dokumente bearbeiten und neu erstellen. So greift man unterwegs sicher auf alle nötigen Informationen zu, ohne Chaos für Kollegen oder Kunden zu hinterlassen.
5. Mit Office 365 Ihr Unternehmen sicherer machen
Die in Exchange Online integrierte Antiviren- und Antispam-Lösung für klein- und mittelständische Unternehmen bewahren Sie zuverlässig vor Malware, ohne dass Sie sich selbst darum kümmern müssen. Regelmäßige, automatische Backups durch den Anbieter und eine Notfallwiederherstellung ergänzen firmeninterne Datenschutzrichtlinien und verhindern teuren Datenverlust – alle Daten liegen sicher im Rechenzentrum.
Zudem ist Office 365 nach ISO 27001 zertifiziert und wurde unabhängig getestet. Gerade gegenüber Kunden können Firmen, die mit Office 365 arbeiten, so die geforderten Datenschutz- und Compliance-Vorgaben gewährleisten.
Standardvertragsklauseln der EU und eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung stehen ebenfalls als optionale Vertragsergänzungen kostenfrei zur Verfügung. Office 365 wird unter europäischen Datenschutz-Bestimmungen betrieben.
Mehr Informationen dazu finden Sie im Office 365 Trust Center von Microsoft.
6. Transparente Kosten und nur Funktionen zahlen, die Sie wirklich brauchen
Sie können verschiedene Varianten von Office 365 buchen, die sich nach Ihren Unternehmens- und IT-Anforderungen richten. Dank transparenter Preismodelle behalten Sie die jährlichen Kosten für Office 365 einfach im Blick und können Ausgaben besser planen. Grundsätzliche Unterscheidungen sind, ob Sie nur die Online-Dienste wie Exchange Online, OneDrive for Business, Teams oder auch die aktuellen Microsoft Office 2016-Anwendungen nutzen möchten. Sie legen fest, welche Lösung Sie brauchen, und zahlen nur für Funktionen, die Sie auch wirklich nutzen.
7. Einfache Einrichtung und Verwaltung ohne Abenteuer
Obwohl die Telekom einen Einrichtungsservice anbietet, ist Office 365 Cloud im Grunde auf allen Geräten einfach einzurichten – auch ohne tiefere IT-Kenntnisse. Mit einer schrittweisen Anleitung können Sie auf der Verwaltungsoberfläche neue Benutzer hinzufügen oder löschen, Zugriffsregeln festlegen und sogar Unternehmensdaten von verschwundenen Firmenhandys löschen.
8. Microsoft Teams fürs Team nutzen und produktiver kommunizieren
Das macht bei Telefonkonferenzen oft Probleme: Manchmal reden einfach alle durcheinander und zum Schluss versteht niemand mehr, wer etwas gesagt hat. Oder zwei Kollegen kennen sich noch nicht und im Stimmengewirr der Konferenz wird unklar, wer gerade spricht. Mit Teams (ehemals Skype for Business) können Sie nicht nur flexibel Online-Meetings einberufen, sondern Sie haben während einer Konferenz auch permanent auf dem Schirm, wer gerade spricht. Für die tägliche Kommunikation in Büro oder Homeoffice gibt es Anwesenheitsinformationen in Echtzeit mit Fotos und Standort des Kollegen sowie eine Chatfunktion. Online-Präsentationen, Bildschirmfreigaben oder virtuelle Whiteboards sind übrigens auch bei Videokonferenzen mit Kunden, Geschäftspartnern oder Bewerbern möglich, die kein Office 365 oder Lync-Online haben.
