Virtuelle Konferenzen: 7 goldene Regeln für effiziente Team-Meetings
Virtuelle Meetings – von der Ausnahme zur Regel
Erst kürzlich gab weit mehr als die Hälfte der deutschen Unternehmen bei einer Umfrage1 an, dass sie auch nach der Pandemie mehr virtuelle Konferenzen abhalten wollen. Ganze 64 Prozent der durch das ifo-institut befragten Personalleiter in Deutschland sprechen sich für eine Erhöhung der virtuellen Meetings und fast genauso viele für eine Verringerung der Präsenzmeetings (59 Prozent) aus. Auch Dienstreisen sollen in Zukunft noch mehr reduziert werden.
Die steigende Beliebtheit von virtuellen Meetings ist zwar kein reiner „Corona-Effekt“, das Jahr 2020 zwang allerdings auch die letzten Zweifler dazu, digitaler zu denken und zu handeln. Inzwischen ist sich die Mehrheit der hiesigen Manager, Leader und Verantwortlichen einig über die Vorteile von virtuellen Konferenzen und Homeoffice. Doch welche grundsätzlichen Herausforderungen sind mit Meetings und speziell mit virtuellen Meetings verbunden?
Herausforderungen bei der Organisation von Meetings
In mittelständischen oder größeren Unternehmen kennen Mitarbeiter längst die Stolpersteine von klassischen Präsenzmeetings: Oft fehlen klare Ziele für das Zusammentreffen und eine entsprechende Vorbereitung. Themen und wichtige Punkte werden nicht kategorisiert, eine konkrete Zeiteinteilung wird häufig vernachlässigt und oft werden auch Mitarbeiter bestellt, deren Teilnahme überflüssig ist. Mit dem weltweiten Erfolg des Smartphones nahm außerdem eine weitere Ablenkung Platz am Konferenztisch.
Die Folge: Das Team kommt nur langsam voran. Viele Mitarbeiter verschwenden so jede Woche mehrere Stunden Arbeitszeit. Meist sind solche Probleme auf fehlende Regeln und Verantwortlichkeiten im Konferenzraum zurückzuführen.
Besonderheiten bei virtuellen Meetings
Ähnlich kann es bei virtuellen Meetings zugehen. Gegenüber Präsenzmeetings bergen virtuelle Meetings zwar viele neue Chancen, aber auch bisher unbekannte Herausforderungen. Hier scheitern schon viele Leader und Organisatoren an der richtigen technischen Ausstattung. Dabei spielt natürlich nicht nur die Internetverbindung eine Rolle, sondern auch die Hardware-Komponenten jedes einzelnen Mitarbeiters vor Ort. Nur wenn jeder Beteiligte ausreichend versorgt ist, kann das Meeting uneingeschränkt stattfinden. Auch externe Störfaktoren der virtuellen Teilnehmer können schnell Unruhe ins Meeting bringen: bellende Hunde, Straßengeräusche oder schlechte Ausleuchtung.
Darüber hinaus ist es wichtig, zwischen den verschiedenen Meeting-Situationen - ob nun virtuell oder klassisch - zu unterscheiden: Bei einem Bewerbungsgespräch kann beispielsweise ein Dresscode wichtiger sein als bei einem normalen Team-Meeting. Bei der Kundenpräsentation dagegen ist die Vorbereitung sowie funktionierende Soft- und Hardware das A und O. Bei virtuellen Meetings mit Externen muss man spontan improvisieren können, falls die Verbindung ausfällt oder Störquellen auftauchen.
7 goldene Regeln für effiziente virtuelle Meetings
Egal, wie das virtuelle Meeting nun aussieht – folgende Spielregeln helfen dabei, effizienter zusammenzuarbeiten und die eigentlichen Ziele des Meetings nicht aus den Augen zu lassen.
- Regel: So kurz wie möglich, so lang wie nötig
Nichts ist ermüdender als ein Team in einem virtuellen Meeting, das stundenlang im Trüben fischt und kaum vorankommt. Gerade im digitalen Rahmen fällt die Distanzierung der Teilnehmer zu der Meeting-Situation leichter. Die Konzentration schwindet, der rote Faden verblasst und das eigentliche Ziel geht verloren. Die Dauer eines Meetings sollte bestenfalls bereits im Vorfeld festgelegt werden. Wie das geht? Mit guter Vorbereitung, klaren Zielsetzungen und einer klar kommunizierten Meeting-Agenda. - Regel: Interaktion zwischen allen Beteiligten
Gerade bei virtuellen Meetings besteht die Gefahr, dass nicht alle Teilnehmer eingebunden werden. Deshalb ist es umso wichtiger, jeden einzelnen Meeting-Teilnehmer in die Besprechung einzubeziehen. Bei virtuellen Meetings kann die Nutzung eines gemeinsamen Chats (z. B. für die Ideensammlung) oder der Bildschirmfreigabe (visuelle Unterstützung) sehr nützlich sein, um alle Teammitglieder zu beteiligen. Auch das verpflichtende Anschalten der Kamera oder die Verwendung von interaktiven Tools wie Umfragen steigert Aufmerksamkeit und Verbindlichkeit. - Regel: Notwendige Technologie bereitstellen
Stabile Internetverbindung, entsprechendes Gerät (Laptop, Smartphone, PC) mit ausreichend Akku, Kamera, Mikrofon, Kopfhörer oder Lautsprecher und die notwendige Software wie zum Beispiel Microsoft Teams sind eine wichtige Basis für erfolgreiche virtuelle Meetings. Nichts ist nerviger, als wenn sich alle erstmal eine halbe Stunde zurechtruckeln müssen. - Regel: Störungen minimieren
Die verantwortliche Person muss dafür sorgen, dass alle Beteiligten externe Störquellen beseitigen. Dazu gehören unter anderem: Smartphone lautlos schalten; Tür und evtl. Fenster schließen; für Beleuchtung sorgen; Personen Bescheid geben, die sonst stören könnten. Ein kleiner Reminder in der Agenda oder zu Beginn des Meetings kann helfen. - Regel: Mit Moderation zum Erfolg
Ohne Moderation führen virtuelle Meetings in der Regel ins Chaos. Der direkte Blickkontakt und die non-verbale Kommunikation miteinander entfallen, sodass einige Teilnehmer sich nicht angesprochen fühlen oder gar nicht zu Wort kommen, weil andere Kollegen ihren Redeanteil übernehmen. Sich der Meeting-Situation zu entziehen fällt im virtuellen Raum leichter. Damit virtuelle Besprechungen jedoch nicht zu einer One-Man-Show verkommen, ist eine gute Moderation wichtig, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer eingebunden werden und zu Wort kommen. So können alle Teammitglieder etwas beitragen und bringen automatisch Schwung und Abwechslung ins Meeting. Auch klassische Regeln der Kommunikation (nicht unterbrechen etc.) helfen dabei, das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. - Regel: Protokollführung
Virtuelle Meetings können mitgeschnitten und aufgezeichnet werden – das ist super für Kollegen, die nicht teilnehmen können oder bei der Erinnerung an Detailfragen. Doch so eine Videoaufzeichnung ersetzt ein Meeting-Protokoll nicht. Ein stichpunktartiges Protokoll der Besprechung ist nach wie vor hilfreich, um alle relevanten Punkte, sowie Aufgaben und Projektblöcke des Meetings festzuhalten. Hier empfiehlt sich eine rotierende Protokollführung. Unterstützt werden kann dies durch automatische Transkripte von Gesprächen und Konferenzen, wie dies beispielsweise bei Microsoft Teams geschieht. - Regel: Passendes Kollaborationstool nutzen
Ein modernes Tool für die Zusammenarbeit vereinfacht das virtuelle Meeting ungemein. Microsofts Kollaborationstool Microsoft Teams ermöglicht nicht nur Video- und Audiokonferenzen, sondern bietet jede Menge Features für eine erfolgreiche Zusammenarbeit: Chat-Funktion (Einzel- oder Gruppenchats), Integration von vielen gängigen Business-Apps (Trello, Office-Apps etc.), Bildschirmfreigabe, Dokumentenaustausch, intelligente Live-Übersetzung, Zugang über Cloud und noch vieles mehr.
Virtuelle Meetings sind zeitgemäß und bieten große Chancen für jedes Unternehmen und jeden Mitarbeiter. Doch wie bei jeder Umstellung, bringen natürlich auch sie einige Herausforderungen mit sich und jeder sortiert sich neu und stellt sich auf die Situation ein. Mit den oben genannten Tipps und den richtigen Tools können virtuelle Meetings effizient gestaltet werden und bieten mit ihren technischen Möglichkeiten sogar einen Mehrwert gegenüber traditionellen face-to-face Meetings. Probieren Sie es aus!
