Die Breakout Rooms in Microsoft Teams bieten eine tolle Rückzugsmöglichkeit für Diskussionen und Gruppenarbeiten während einer Videokonferenz.

Eine Videokonferenz mit vielen Teilnehmer*innen kann schnell zum organisatorischen Albtraum werden. Gespräche münden teilweise in audiovisuellem Chaos und die Konzentration aller Beteiligten schwindet schnell. Oft macht es Sinn, die Teilnehmenden für die Zusammenarbeit oder für Diskussionen in kleinere Gruppen aufzuteilen. Breakout Rooms sind das neuste Feature in Microsoft Teams, das solche Probleme benutzerfreundlich löst und einen Rückzugsort für kleinere Arbeitsgruppen im virtuellen Raum bietet.

Breakout Rooms: Mehr Struktur für Online-Meetings

Seit dem Jahr 2020 wurden so viele Arbeits- und Bildungsplätze in den virtuellen Raum verlegt, wie nie zuvor. Dass das zwangsläufig zu völlig neuen Situationen und Herausforderungen führt, ist nur logisch. Die virtuelle Zusammenarbeit mithilfe von Videomeetings gehört nun zum Alltag von vielen Studierenden, Schüler*innen und Angestellten gleichermaßen.

Häufig sind Videokonferenzen so gut besucht, dass sowohl Organisierende als auch Teilnehmende regelmäßig den Überblick über Inhalte, Personen und Gespräche verlieren. Um jetzt auch in großen Konferenzen die konzentrierte Gruppenarbeit ermöglichen zu können, wurde die Funktion Breakout Rooms in Microsoft Teams eingeführt.

Was sind Breakout Rooms?

Durch die neue Microsoft Teams-Funktion können innerhalb eines virtuellen Haupt-Meetingraums kleinere Gruppenräume erstellt werden, auf die die Teilnehmenden verteilt werden. Denkbar sind unterschiedliche Einsatzszenarien. Im virtuellen Agentur-Alltag kann so eine ruhige, fokussierte Arbeitsatmosphäre abseits des eigentlichen Meetings erschaffen werden, um neue Ideen in kleinen Gruppen zu entwickeln und diese im Anschluss wieder im Hauptraum vorzustellen. Aber auch im schulischen Kontext ist eine Anwendung denkbar. Eine Schulklasse kann in mehrere Arbeitsgruppen aufgeteilt werden, um gemeinsam ein Referat oder eine andere Aufgabe zu bearbeiten. In den Breakout Rooms können Dokumente erstellt, geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Die Organisation beziehungsweise die Moderation des Meetings kann die Teilnehmenden auf die Breakout Rooms verteilen und zeitgleiche Ankündigungen in allen Räumen veranlassen. Die Teilnehmer*innen nutzen dagegen nur den eigenen Gruppenchat des Raums. Natürlich kann aber auch jederzeit zwischen der eigentlichen Teams-Besprechung und dem Breakout Room bequem gewechselt werden – zum Beispiel dann, wenn es eine Frage an die Moderation gibt.

So erstellen und nutzen Sie Breakout Rooms

Ein Gruppenraum kann einfach über den Teams Desktop-Client erstellt werden, indem man auf das Symbol Gruppenräume in der Steuerleiste klickt. Im Dropdown-Menü können anschließend die Anzahl der Räume (max. 50) sowie die Optionen automatische oder manuelle Zuweisung der Teilnehmer*innen ausgewählt werden. Nach dem Klick auf „Räume erstellen“ wird der Bereich Gruppenräume geöffnet.

Wenn das Fenster Gruppenräume angezeigt wird, können Nutzer*innen alle Räume verwalten und ihnen beispielsweise individuelle Namen zuordnen, weitere Räume erstellen oder bestehende löschen. Moderator*innen können die Räume beliebig wechseln und Teilnehmer*innen hin- und herschieben (auch zurück ins Hauptmeeting).

In den Einstellungen der Gruppenräume können Sie außerdem wählen, ob die Teilnehmer*innen automatisch in die Gruppenräume verschoben werden und ob sie eigenständig ins Hauptmeeting zurückkehren können sollen oder nicht. Sobald die Gruppenräume geschlossen werden, kehren alle Beteiligten automatisch zurück ins Hauptmeeting.

Technische Voraussetzungen: Wichtig bei der Organisation von Meetings ist zu wissen, dass Sie die Desktop-App von Microsoft Teams benötigen, um Gruppenräume zu erstellen (entweder für Windows oder Mac). Einfache Teilnehmer*innen von Gruppenräumen bekommen sowohl über die Desktop-App als auch über den Browser oder die mobile Version von Teams Zugang zu den Breakout Rooms. 

Funktionen der Breakout Rooms im Überblick

• Problemloser Wechsel zwischen den einzelnen Gruppenräumen und dem Hauptmeeting für Organisator*innen
• Gleichzeitige Ankündigungen an alle Gruppen 
• Inhalte gemeinsam teilen, bearbeiten und erstellen (Dokumente, Aufzeichnungen, Skripte, Notizen, Transkripte)
• Whiteboard-Funktion für gemeinsame Ideen-Entwicklung oder als Schultafel-Ersatz
• Gewohnte Teams-Funktionen für interaktive Meetings
• Gruppenraum-Chat

Breakout Rooms – Vorteile in verschiedenen Szenarien

Ob im Schulunterricht, bei einer Vorlesung oder während des Kreativ-Meetings – die Gruppenräume bieten einige Vorteile für die jeweilige virtuelle Meeting-Situation. Unabhängig vom Szenario ist einer der größten Vorteile, dass alle Dateien und Assets (Whiteboards, Chatverläufe, Dokumente etc.) auch nach Schließung der Gruppenräume erhalten bleiben und jederzeit eingesehen und weiterverwendet werden können.

Bei einem Business-Meeting mit vielen Beteiligten kann es sehr nützlich sein, die gesamte Gruppe in beispielsweise unterschiedliche Projekt- oder Aufgabenteams aufzuteilen, um Ergebnisse und Fortschritte separat und in ruhiger Atmosphäre präsentieren oder besprechen zu können. Das kann sich stärkend auf das Teamgefühl auswirken und auch kreativen Raum für neue Impulse schaffen. Nebenbei bietet der Wechsel zwischen Haupt- und Gruppenraum einen nicht zu unterschätzenden Spaßfaktor – wenn der Countdown abgelaufen ist und man sich plötzlich in seinem neuen Gruppenraum wiederfindet, fühlt sich das ein kleines bisschen wie Beamen an. Das lockert zusätzlich den Arbeitsalltag auf und stärkt das Gemeinschaftsgefühl – in diesem Sinne: „Beam me up, Jörg aus der IT-Abteilung!“

Auch im aktuell viel genutzten Homeschooling profitieren sowohl Lehrer*innen als auch Schüler*innen von den Vorteilen der Gruppenräume in Microsoft Teams. Die passive Wirkung des klassischen Frontalunterrichts potenziert sich zusätzlich im virtuellen Raum. Eine tolle Möglichkeit, dieser Passivität entgegenzuwirken, ergibt sich aus den Breakout Rooms: Schüler*innen bekommen die Gelegenheit sich aktiv über das gelernte auszutauschen und gemeinsam Themen zu bearbeiten.

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