Wenn viele Teammitglieder zusammenarbeiten, ist es besonders wichtig, Änderungen an Dokumenten und Zugriffe auf die Dateien nachvollziehen zu können. Auch eine logische und nachvollziehbare Dokumentenablage ist wichtig.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie kollektives Wissen schnell verfügbar machen und Ihr Dokumentenmanagement professionalisieren können – mit  SharePoint Online. Diese Funktion ist in allen Office-365-Editionen enthalten, die Sie hier im TelekomCLOUD-Portal buchen können. Sie können sich SharePoint Online wie einen Baukasten vorstellen, der aus Services für Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit in Teams besteht. Dazu gehören etwa Teamwebsites für Intranet-Auftritte oder Projekte, der Online-Speicher OneDrive und Newsfeeds.

Durch eine strukturierte Dateiablage und die intelligente Suche können Sie etwa die Zeiten für das Wiederauffinden und Verwalten von Dokumenten wesentlich verringern und sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. In diesem Artikel erläutern wir Ihnen die wichtigsten Funktionen von SharePoint Online und geben Ihnen hilfreiche Tipps für die ersten Schritte.

Wenn viele Teammitglieder zusammenarbeiten, ist es besonders wichtig, Änderungen an Dokumenten und Zugriffe auf die Dateien nachvollziehen zu können

Schritt 1: SharePoint Online im TelekomCLOUD-Portal aufrufen

Um SharePoint Online aufzurufen, melden Sie sich im TelekomCLOUD-Portal an und klicken Sie anschließend auf "Meine Produkte". Von dort rufen Sie Ihre Anwendung auf, indem Sie auf das Office 365-Symbol klicken.

Klicken Sie auf das Office 365-Symbol, um die Anwendung zu starten.

Anschließend werden Sie auf die Seite von Office 365 weitergeleitet. Ihre Anmeldedaten für den Administratoren- und Benutzeraccount wird an Ihre E-Mail-Adresse geschickt, die Sie bei der Registrierung im TelekomCLOUD-Portal angegeben haben. Rufen Sie nun in Ihrem E-Mail-Postfach die Zugangsdaten auf und loggen Sie sich damit unter folgendem Link ein, um SharePoint Online aufzurufen: https://login.microsoftonline.com/.

Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten bei Office 365 ein.

Bitte beachten Sie: Der automatisch erstellte Administrator hat standardmäßig keine Lizenz zur Nutzung der Office 365 Dienste, kann aber mit seinen Administratorrechten die Verwaltung der Dienste vornehmen.

Sobald Sie sich erfolgreich angemeldet haben, werden Sie dazu aufgefordert, eine Mobiltelefonnummer anzugeben. Füllen Sie nun dieses Pflichtfeld aus und klicken Sie auf "Speichern und fortfahren". Nun haben Sie die Möglichkeit, alle Administratorrechte und Dienste zu verwalten.

Tipp: Wenn Sie die Angabe der Mobiltelefonnummer umgehen möchten, dann können Sie rechts oben in der Menüleiste auf das Zahnradsymbol  klicken und die "Office 365 - Einstellungen" aufrufen, um diesen Vorgang problemlos zu überspringen und mit dem nächsten Schritt fortzufahren und SharePoint Online aufzurufen.

Sie können in Office 365 die Angabe der Mobiltelefonnummer überspringen, indem Sie das Zahnradsymbol anklicken.

Wie bereits empfohlen, sollten Sie Ihr Administratoren-Passwort ändern. Klicken Sie auf der Einstellungen-Seite auf "Kennwort", geben Sie ein neues Wunsch-Passwort ein und klicken Sie auf "Speichern". Loggen Sie sich jetzt aus und mit dem neuen Passwort wieder ein.

Ändern Sie in den persönlichen Einstellungen von Office 365 Ihr Passwort.

Wichtig ist, dass Sie sich zuerst mit Ihrem Administratoren-Account anmelden und sich die nötigen Rechte für die Nutzung von SharePoint Online zuweisen. Um alle Funktionen in vollem Umfang nutzen zu können, sollten Sie sich dann mit Ihren Zugangsdaten des Benutzeraccounts anmelden. Die Zugangsdaten finden Sie ebenfalls in Ihrem Postfach. Legen Sie sich bei Erstanmeldung ein neues Passwort an. Nachdem Sie Ihre Daten erfolgreich aktualisiert haben, können Sie mit der Nutzung von Office 365 loslegen. In der Navigationsleiste oben rechts werden Ihnen Links zu "Newsfeed", OneDrive und "Websites" angezeigt. Diese Links sind gleichzeitig Ihre Zugangspunkte zu SharePoint Online.

Newsfeed, OneDrive und Websites sind die Zugangspunkte zu SharePoint Online.

Schritt 2: Teamwebsite erstellen

Teamwebsites werden in SharePoint Online als Orte für Gruppenzusammenarbeit und Informationsaustausch genutzt. Beispielsweise können Sie so ein ganzes Intranet für Ihr Unternehmen erstellen oder auch einen virtuellen Ort für ein Projektteam schaffen. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Dokumente zu strukturieren, zu speichern und freizugeben - und das von überall. Sie können also ortsungebunden mit ihren Kollegen und Partnern zusammenarbeiten. Dafür benötigen Sie lediglich einen Webbrowser wie Firefox, Chrome, Mozilla oder Internet Explorer und eine bestehende Internetverbindung. Erfahren Sie hier, wie Sie Teamwebsites und Unterwebsites schnell und einfach erstellen können.

• Klicken Sie in der Navigationsleiste oben rechts auf "Websites".
• Klicken Sie oben links auf "Neu", um eine neue Teamwebsite für Ihr Team zu erstellen.
• Geben Sie den Namen für Ihre Teamwebseite ein und klicken Sie auf "erstellen". Sie werden dann auf die erstellte Teamwebsite weitergeleitet.

Erstellen Sie eine neue Teamwebsite für Ihr Projektteam.

Sie sehen jetzt die Übersicht der erstellten Teamwebsite. Nun können Sie das Dokumentenmanagementsystem in vollem Umfang zu nutzen. Laden Sie Kollegen ein, erstellen Sie Beiträge im Newsfeed und laden Sie Dokumente hoch.

Die Übersichtsseite von SharePoint Online ist der Einstieg in alle Funktionen.

Sie können für bestimmte Projekte, Teams und auch Gruppen eine Unterwebsite erstellen. Klicken Sie in der linken Menüleiste den Reiter "Websiteinhalte" an, um eine Unterwebsite zu erstellen. Geben Sie dann Ihren Wunschnamen ein und erstellen Sie die Unterwebsite. Wenn Sie zum Beispiel eine Teamwebsite für das Projekt "Neue Firmenbroschüre" erstellt haben, könnten die Unterwebsites "Grafiken" und "Texte" lauten.

Erstellen Sie eine Unterwebsite in SharePoint Online.

Schritt 3: Teamwebsite freigeben / Mitglieder einladen in SharePoint Online

Nachdem Sie Ihre Teamwebsite angelegt haben, sollten Sie Personen zu Ihrer Teamwebsite in SharePoint Online einladen. Das können Kollegen, Kunden oder auch Dienstleister sein - Sie bestimmen, wer an Ihrem Projekt teilnimmt. Klicken Sie auf die Kachel "Website freigeben" und geben Sie die E-Mail-Adresse der gewünschten Person ein. Optional können Sie zu dieser Einladung eine persönliche Nachricht hinzufügen. Der externe Benutzer erhält eine E-Mail mit einem Link zu Ihrer Teamwebsite in SharePoint Online. Dort kann er sich entweder mit einem Microsoft-Konto oder mit einer Office 365 Benutzer-ID anmelden.

Geben Sie eine Teamwebsite in SharePoint Online frei und Laden Sie Kollegen, Dienstleister oder Kunden ein.

Bitte beachten Sie: Externe Nutzer können Zugriff auf vertrauliche Inhalte erhalten, deswegen sollten Sie die Berechtigungen für diese Benutzer innerhalb von SharePoint Online einschränken. So können Sie die Zugriffsberechtigungen konfigurieren:

• Klicken Sie rechts oben in der Menüleiste auf das Zahnradsymbol   .
• Klicken Sie auf Websiteeinstellungen und in der Kategorie "Benutzer und Berechtigungen" auf "Websiteberechtigungen". Jetzt können Sie die Berechtigungsstufen einsehen und auch bearbeiten.

Verwalten Sie Ihre Benutzerberechtigungen, um Ihre vertraulichen oder internen Dokumente zu schützen.

• Setzen Sie einen Haken in die eckige Box, um die Berechtigungen zu bearbeiten.
• Klicken Sie den Menüpunkt "Benutzerberechtigungen bearbeiten" an.
• Aktualisieren und speichern Sie Ihre Benutzerberechtigungen.

Vergeben Sie sinnvolle Berechtigungen, um Ihre Dokumente zu schützen.

Standardmäßig enthält SharePoint Online vordefinierte Benutzerrollen:

• Besucher: Die Besucher verfügen nur über eine Leseberechtigung.
• Mitglied: Mitglieder verfügen über Leseberechtigungen und Berechtigungen zur Mitarbeit.
• Besitzer: Der Besitzer verfügt über Vollzugriff.

Tipp: Deaktivieren Sie bei jeder Gruppe das Einladen neuer Mitglieder. Gestatten Sie nur dem Gruppenbesitzer, neue Mitglieder in die Teamwebsite einzuladen - so erhöhen Sie den Schutz Ihrer Dokumente.

• Klicken Sie auf das Zahnradsymbol   , dann auf "Websiteeinstellungen" und wieder in der Kategorie "Benutzer und Berechtigungen" auf "Benutzer und Gruppen".
• Wählen Sie Ihre Gruppe in der linken Menüleiste aus und klicken anschließend unter der Überschrift "Benutzer und Gruppen" auf "Einstellungen".
• Klicken Sie auf "Gruppeneinstellungen" und übernehmen Sie die Einstellungen wie in  der folgenden Abbildung:

Nur Sie oder der Gruppenbesitzer sollten externe Personen einladen können.

Jetzt können externe Nutzer keine weiteren Personen zu Ihrer Teamwebsite in SharePoint Online einladen. Diese Einstellungen können Sie für alle anderen Gruppen anpassen.

Nutzer können keine weiteren Personen zu Ihrer Teamwebsite einladen, wenn Sie das nicht möchten.

Schritt 4: Dokumente strukturieren und hochladen

Professionelles Dokumentenmanagement ist mithilfe der Bibliotheken in SharePoint Online ganz einfach. Eine Bibliothek ist der zentrale Speicherort innerhalb einer SharePoint-Teamwebsite. Dort können Sie und Ihr Team alle Dokumente strukturiert ablegen, erstellen, hochladen, aktualisieren und schnell wiederauffinden. Sie können in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten arbeiten, um die Produktivität für Ihr Team zu steigern. Ihnen stehen in SharePoint Online 10 GB und in OneDrive 1TB Speicherplatz zur Verfügung. Lesen Sie hier, wie Sie Bibliotheken erstellen, Dokumente hochladen und welche Funktionen vorhanden sind.

Erstellen Sie eine Bibliothek:

• Klicken Sie in der linken Menüleiste auf "Websiteinhalte". Nun werden Ihnen alle Listen, Bibliotheken und andere Applikationen angezeigt. An diesem Beispiel sehen Sie, dass eine Bildbibliothek ergänzt wurde.
• Klicken Sie auf "App hinzufügen", um eine eigene Bibliothek zu erstellen.

Fügen Sie mehrere Bibliotheken hinzu, um Ihre Dokumente professionell zu managen.

Sie werden jetzt auf die Übersichtsseite der Anwendungen weitergeleitet. Dort können Sie entscheiden, welche Anwendung Sie hinzufügen möchten. Legen Sie beispielsweise eine Bildbibliothek an, indem Sie auf das Symbol klicken. Geben Sie den Namen ein und speichern Sie die Änderung. Danach ist Ihre Bildbibliothek für Ihre Teamwebsite erfolgreich angelegt.

Fügen Sie zum Beispiel eine Bildbibliothek oder eine Formularbibliothek ein.

So laden Sie Dokumente hoch:

Klicken Sie in der linken Menüleiste auf "Dokumente". Wir empfehlen Ihnen neue Ordner anzulegen anstatt alle Dokumente ungeordnet in einen Ordner hochzuladen.

• Klicken Sie auf "Neu" und danach auf "Neuer Ordner".
• Geben Sie hier den Namen für den neuen Ordner ein.
• Klicken Sie auf "Speichern".

Strukturieren Sie Ihre Daten, indem Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur erstellen.

Nun haben Sie Ihre ersten Ordner angelegt und können dort wichtige Dokumente ablegen. Sie können alle gängigen Dateiformate hochladen - bitte beachten Sie, dass die maximale Uploadgröße pro Datei 2 GB beträgt.

• Klicken Sie auf den Ordner, um Dateien dort ablegen zu können.
• Entscheiden Sie jetzt, ob Sie webbasiert eine Datei erstellen oder lokal gespeicherte Dateien hochladen möchten.
• Klicken Sie auf "hochladen" und wählen Sie den Button "durchsuchen". Nun suchen Sie auf Ihrem lokalen PC nach Dateien, die Sie hochladen möchten.
• Klicken Sie auf "OK", um die Dateien in den Ordner hochzuladen.

Laden Sie Ihre ersten Dateien hoch.

So bearbeiten Sie Dokumente im Browser:

• Rufen Sie in der Menüleiste den Punkt "Dokumente" auf.
• Klicken Sie auf "Neu".
• Wählen Sie jetzt aus, welche Datei Sie erstellen möchten, beispielsweise "Umfrage erstellen".
• Geben Sie jetzt den Dokumentennamen ein, um mit der Bearbeitung zu beginnen.

Bearbeiten Sie Dateien direkt über den Browser.

Schritt 5: Intelligente Suche nutzen

SharePoint Online verfügt über eine intelligente Suche mit Dokumentenvorschau. Mit Hilfe der Metadatensteuerung lässt sich die Auffindbarkeit von Dokumenten wesentlich verbessern. Wie Sie durch den Einsatz von  Metadaten Ihre Suchergebnisse spezifischer und hochwertiger erzeugen können, zeigen wir Ihnen jetzt.

• Klicken Sie in der linken Menüleiste auf die gewünschte Bibliothek, beispielsweise "Dokumente".
• Klicken Sie die drei Punkte "..." an.
• Klicken Sie in der unteren Menüleiste der Dokumentenvorschau auf die drei Punkte und dann auf "Eigenschaften bearbeiten".

Klicken Sie auf "Eigenschaften bearbeiten" um zu den Metadaten zu gelangen.

• Bearbeiten Sie den Dokumentennamen, fügen Sie einen Titel und Unternehmensstichwörter hinzu.
• Klicken Sie auf "Speichern".

Fügen Sie Metadaten in Ihr Dokument ein.

Testen Sie nun die intelligente Suche von SharePoint Online. Geben Sie rechts oben in das Suchfeld einen Suchbegriff ein. In diesem Fall wird nach "Dokumentenmanagement" gesucht. Mit Hilfe der eingegebenen Metadaten erhalten Sie nun spezifische Suchergebnisse und können Ihr Dokument ohne lange Suche problemlos finden. Die Dokumentenvorschau erscheint, sobald Sie mit der Maus über das Dokument fahren.

Schritt 6: Newsfeed nutzen

Mit dem SharePoint Online Newsfeed bleiben Sie immer mit Ihren Teamkollegen in Kontakt, auch wenn Sie unterwegs sind. Sie können den Newsfeed nutzen, indem Sie einen Beitrag veröffentlichen. Dem Beitrag können Teamkollegen folgen und darauf antworten. In einem Beitrag können Sie Bilder, Dokumente, Erwähnungen, Videos und Links publizieren. So können Sie den Newsfeed gemeinsam mit ihren Kollegen produktiv nutzen.

• Klicken Sie in der Navigationsleiste auf "Website". Nun sehen Sie den Newsfeed Ihrer SharePoint Online Teamwebsite.
• Beginnen Sie mit einem Beitrag, indem Sie beispielsweise eine Nachricht inklusive Link und Erwähnung veröffentlichen.
• Beginnen Sie mit einem "@" und dem Anfangsbuchstaben des Kollegen, wenn Sie einen Kollegen erwähnen möchten. Wählen Sie den gewünschten Kollegen aus der Liste aus.

So erwähnen Sie Kollegen im Newsfeed von SharePoint Online.

Auch Dokumenten-Links können Sie in SharePoint Online ganz einfach in ihren Newsfeed-Beitrag einbinden. Den Link zu ihrem Dokument finden Sie in Ihrer Dokumentenvorschau. Gehen Sie in Ihre Dokumentenbibliothek und klicken Sie dort auf die drei Punkte "..." des Dokuments. Nun sehen Sie den Link zum gewünschten Dokument. Diesen fügen Sie dann ganz einfach in Ihren Newsfeed-Beitrag ein.

Kopieren Sie den Link des Dokuments und fügen Sie ihn in den Newsfeed ein.