Sie möchten mehrere Nachrichten an unterschiedliche Empfänger verschicken und jeden Adressaten mit seinem Namen ansprechen? Dann sollten Sie personalisierte E-Mails mit Serienfunktion erstellen. Schon bei wenigen Adressen lohnt sich ein Serienbrief bzw. eine Serien-Mail. Der Clou dabei: Jede Nachricht enthält dieselben Daten, und trotzdem ist der Inhalt jeder einzelnen Mail unterschiedlich.

Mit einer Serien-E-Mail können Sie jeden Ihrer Kunden oder Geschäftspartner individuell ansprechen. Das ist erstens persönlicher als eine klassische Rund-Mail und zweitens mit Microsoft Exchange Online unkompliziert durchführbar. Ein weiterer Vorteil ist, dass es sich bei der verschickten Mail um eine eigene „Sendung“ handelt. Dies unterscheidet die personalisierte E-Mail mit Serienfunktion von einer Nachricht an eine Gruppe bzw. vom Ausblenden der Adressaten in der Blindkopie-Zeile (Bcc). Mithilfe der Serienfunktion können Sie zum Beispiel auch eine Produktankündigung erstellen. Bevor sie diese abschicken, können Sie diese individuell anpassen. Somit ist der Publikationstext immer identisch, nur Name und Adresse unterscheiden sich.

Mit Microsoft erstellen Sie eine Serien-Mail an mehrere Adressen im sogenannten Seriendruck schnell und komfortabel. Voraussetzung dafür ist, dass auf Ihrem Computer ein E-Mail-Programm installiert ist, das kompatibel mit MAPI (Messaging Application Program Interface) ist. Verwenden Sie beispielsweise ein Postfach von Exchange Online aus der TelekomCLOUD, kann Ihr Mail-Programm beim Verschicken von elektronischen Nachrichten im Seriendruck Daten mit Microsoft Office Word zusammen nutzen.

Eine Einschränkung gibt es beim Erstellen im Seriendruck: Sie können neben dem Empfänger keinen zusätzlichen Adressaten in der Carbon-copy-Zeile (Cc) hinzufügen. Die Nachricht erhalten die Personen, weil sie ausschließlich in der An-Zeile stehen.

Die Erstellung eines Serienbriefs bis hin zur personalisierten Serien-E-Mail umfasst folgende fünf Arbeitsschritte:

1. Nachricht schreiben
2. E-Mail mit einer Adressliste verbinden
3. Empfängerliste anpassen
4. Platzhalter hinzufügen
5. Seriendruck kontrollieren und abschließen.

Schritt 1: Erstellen Sie Ihre Nachricht

Öffnen Sie Microsoft Word und schreiben Sie die Nachricht, die für alle Empfänger identisch sein soll. Erstellen Sie dazu ein leeres Dokument. Schreiben Sie Ihren Text und hängen Sie die erforderlichen Dateien an. Nutzern von Exchange Online aus der TelekomCLOUD stehen Postfächer mit 50 GB Speicherplatz zur Verfügung. Die Anhänge pro Mail können bis zu 150 MB groß sein. Wenn Sie Ihren Text fertiggestellt haben, klicken Sie auf die Registerkarte „Sendungen“, anschließend „Seriendruck starten“ und wählen Sie „E-Mail-Nachrichten“ aus.

Schritt 2: Verbinden Sie Ihr Nachrichtendokument mit einer Adressliste

Damit Sie Daten in Ihr Nachrichtendokument importieren können, müssen Sie den Serienbrief mit einer Adressliste verbinden. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte „Sendungen“ und anschließend auf „Empfänger auswählen“.

Klicken Sie nun auf „Aus Outlook-Kontaktdaten auswählen“, sofern Sie in Ihrem E-Mail-Programm bereits vorhandene Kontaktdaten gepflegt haben. Alternativ können Sie eine neue Liste eingeben oder eine bestehende Liste aus einer Datei importieren. Diese kann sich beispielsweise als SharePoint-Liste in der Cloud befinden.

Schritt 3: Passen Sie Ihre Empfängerliste oder Datensätze an

Nun wählen Sie aus, an welche Empfänger aus Ihren Kontakten Ihre Mail verschickt werden soll. Klicken Sie dazu auf „Empfängerliste bearbeiten“. Anschließend haben Sie verschiedene Möglichkeiten, um Ihre Kontakte übersichtlich auszuwählen. Wählen Sie Ihre Empfänger manuell aus, wenn es sich um eine kurze Liste handelt. Ansonsten haben Sie beispielsweise die Wahl zwischen einer Sortier- und Filterfunktion.

Schritt 4: Fügen Sie Ihrer Nachricht Platzhalter hinzu

Nachdem Sie Ihr Nachrichtendokument mit der Adressliste verbunden haben, können Sie mit der Personalisierung Ihrer Mail beginnen. Fügen Sie dazu Platzhalter, die in Office als „Seriendruckfelder“ bezeichnet werden, hinzu und geben Sie dort den Text ein. Damit werden in Ihrer Mail individuelle Daten wie zum Beispiel Name oder Adresse an definierten Stellen angezeigt. Und so funktioniert es: Klicken Sie in Ihrer Nachricht auf die Stelle, in der ein Platzhalter eingefügt werden soll. Danach klicken Sie unterhalb der Registerkarte „Sendungen“ auf „Adressblock“, „Grußzeile“ oder „Seriendruckfeld einfügen“.

Schritt 5: Kontrollieren Sie die Serien-E-Mail und verschicken Sie sie

Nun sind Sie schon fast am Ziel. Bevor Sie die Nachricht aber mit Ihrem Mail-Programm verschicken, sollten Sie diese kontrollieren bzw. überprüfen. Dies funktioniert mit der sogenannten Seriendruckvorschau. Dort lassen sich alle Datensätze durchblättern. So schließen sie mögliche Fehler aus. Klicken Sie nun auf der Registerkarte „Sendungen“ den Button „Fertigstellen und zusammenführen“ und anschließend auf „E-Mail-Nachrichten senden“.