Dokumente rechtssicher elektronisch signieren, verwalten und versenden – das gelingt Firmen mit DocuSign reibungslos. Die hochsichere Cloud-Lösung ersetzt Faxe, Scans oder den Briefversand. Überall dort, wo Kunden beispielsweise Verträge schließen, wo Nachweise dokumentiert werden, oder Unternehmen Geheimhaltungsvereinbarungen abschließen, kann DocuSign zum Einsatz kommen. Wie bei der Rechtsanwaltskanzlei Seitz.

Dokumente einfach im Browser signieren und ablegen

Die Kanzlei Seitz ist mit mehr als 50 Rechtsanwälten und Steuerberatern für ihre Mandanten tätig. Zu den Klienten gehören nationale und internationale Mittelständler, DAX-Konzerne und öffentliche Auftraggeber. Wenn Dokumente rechtssicher zu unterschreiben und auszutauschen sind, steht DocuSign als digitale Lösung zur Verfügung. Dauerte die Abgabe von Erklärung und der Abschluss von Vereinbarungen früher Tage, gelingt das heute in wenigen Stunden.

Ohne Softwareinstallation lädt Seitz beispielsweise Office-Dokumente im Browser hoch, signiert diese mit wenigen Klicks und leitet sie an die Mandanten weiter. Per E-Mail lädt DocuSign dann Partner und Kunden zur elektronischen Unterschrift ein: Kostenfrei rufen sie den Service im Browser auf, signieren und bestätigen das Dokument – ebenfalls mit wenigen Klicks und ohne zusätzliche Softwareinstallationen. Auch unterwegs, auf Smartphones und Tablets, lässt sich der Dienst nutzen. Zudem ist transparent nachvollziehbar, wann wer wo unterzeichnet hat. Das ist nicht nur komfortabel, sondern reduziert Prozesskosten und beschleunigt Durchlaufzeiten.

Seitz und Telekom: Partner für die digitale Signatur

Seitz ist nicht nur Anwender der Lösung, sondern auch Partner der Telekom. „Gemeinsam möchten wir Unternehmen im Digitalisierungsprozess unterstützen und mehr Rechtssicherheit und Akzeptanz für digitale Signaturen in Deutschland schaffen“, sagt Dr. Uwe Drouven, Vice President Salesforce / CRM bei T-Systems, der Großkundentochter der Deutschen Telekom. Haben Kunden rechtliche Fragen zu DocuSign, steht Seitz als Ansprechpartner bereit. Gemeinsam veranstalten Telekom und Seitz Webinare oder halten Vorträge auf Events.“, Dr. Marc Werner, verantwortlicher Partner für seitz.digital unterstreicht das Potential der Zusammenarbeit: „Als Kanzlei müssen wir besonders hohen rechtlichen Maßstäben gerecht werden. Mit der Telekom haben wir einen starken Partner um unsere Prozesse zu digitalisieren und unseren Mandanten sichere Lösungen zu bieten.“

Die Deutsche Telekom ist nicht nur Großkunde und Nutzer von DocuSign, sondern auch Reseller, der als deutscher Vertrags- und Servicepartner das Gesamtpaket von Beratung, Lizenzen bis Implementierung seinen Kunden anbietet. DocuSign ist konform zur DSGVO und zur EU-Verordnung eIDAS (Electronic Identification and Trust Services for Electronic Transactions). Die so unterzeichneten Dokumente sind rechtsgültig vor Gericht. Signaturen nach eIDAS-Standard gelten einheitlich in allen EU-Ländern. Die Kunden der Telekom erhalten DocuSign aus europäischen Rechenzentren. Vertragspartner ist die Deutsche Telekom und der Gerichtsstand in Deutschland.

Dr. Marc Werner (Seitz), Dr. Uwe Drouven (T-Systems) und Frank Harter (DocuSign) (von links nach rechts)

Einfache und schnelle Integration mit mehr als 200 Schnittstellen

„Ob eigenes Rechenzentrum, Fest- und Mobilnetz, die Telekom kombiniert DocuSign zu einer besonders sicheren Gesamtlösung“, sagt Dr. Drouven. Zudem verfügt die Applikation über zahlreiche Schnittstellen. So stehen mehr als 200 vorgefertigte Konnektoren bereit, um DocuSign in die bestehende Systemlandschaft zu integrieren – von Office 365 über Salesforce bis hin zu SAP. Dr. Uwe Drouven: „Unternehmen die DocuSign nutzen möchten, können nach einer kurzen Einarbeitungszeit von 30 Minuten starten.“