Microsoft Outlook als Teil von Office 365

Mit der Nutzung des Adressbuchs und der Kalenderfunktion von Outlook als Teil von Microsoft 365, Office 365 oder Exchange Online bringen Sie Ordnung in Ihren Arbeitsalltag. Besprechungen planen, Kalender freigeben und Co.: Die intuitiv bedienbaren Features sorgen für eine effiziente Zusammenarbeit im Team und verbannen Terminkollisionen endgültig in die Vergangenheit. Ihren Kalender sowie Ihr Adressbuch können Sie sowohl mit Outlook als auch mit Outlook im Web einrichten. Auch einer Nutzung von Tablets oder Smartphones steht nichts im Weg. Wir nehmen die Funktionen des Adressbuchs und des Kalenders unter die Lupe und zeigen Ihnen, wie Sie das gemeinsame Arbeiten mit Kollegen, Partnern, Kunden und Lieferanten optimieren können.

Exchange Online, Microsoft 365 und Office 365 bieten ein privates und ein firmeninternes Adressbuch, das von allen Mitarbeitern genutzt werden kann. Das Hinzufügen neuer Kontakte ist denkbar einfach. Sie haben dabei sowohl die Möglichkeit Mitarbeiter Ihrer Organisation als auch externe Kontakte zu Ihrem Adressbuch hinzuzufügen.

Haben Sie sich bei Office 365 bzw. Microsoft 365 angemeldet, bieten sich Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Personen zu ihren Kontakten hinzuzufügen. Zu nennen sind die folgenden Optionen:
 

• Einzelne Personen finden: Geben Sie den Namen von Personen manuell in das Suchfeld von Outlook ein, so erscheinen diese automatisch und können zum Adressbuch zugefügt werden. Stellen Sie dabei sicher, dass Sie bei der Suche unter „Verzeichnis“ das Feld „Alle Benutzer“ bzw. „All Users“ ausgewählt haben.
• Manuelles Hinzufügen: Selbstverständlich können Sie Personen auch eigenhändig zu Ihren Kontakten hinzufügen. Es steht Ihnen dabei frei, wie viele Informationen Sie zu dem jeweiligen Kontakt angeben.
• Verzeichnis: Haben Sie im Feld „Verzeichnis“ die Option „Alle Nutzer“ ausgewählt, wird Ihnen eine Liste aller Mitarbeiter Ihrer Organisation angezeigt, die Sie nach Belieben in Ihr Adressbuch aufnehmen können.
• E-Mail-Kontakte: Sie können Personen auch direkt aus einer Besprechungsanfrage oder einer E-Mail zu Ihrem Adressbuch hinzufügen. Klicken Sie einfach auf die Zeile „Von“, „An“ oder „Cc“, um die entsprechende Person daraufhin bei Ihren Kontakten zu speichern.
• Excel-Liste: Mithilfe des Import-/Export-Assistenten haben Sie im Rahmen des Outlook Desktop-Clients zudem die Möglichkeit, in einer Excel-Liste gespeicherte Kontakte in Ihr Adressbuch einzutragen. Die Excel-Liste muss hierfür im CSV-Format gespeichert werden.

Abbildung 1: Neue Kontakte bei Outlook im Web anlegen

Wie Sie Kontakte mit Outlook auf dem Desktop verwalten können, zeigt dieses Video. Übrigens: Einmal gespeicherte Kontakte lassen sich problemlos mit Projekten, Ordnern, Aufgaben und Terminen verknüpfen und können unkompliziert als E-Mail-Verteilerlisten angelegt werden.

Eines der wichtigsten Features des Outlook-Kalenders ist das Planen und Verwalten von Besprechungen. Nutzen Sie Outlook im Web, können Sie jederzeit und von einem beliebigen Gerät aus auf Termine zugreifen. Ein Termin bzw. eine Besprechung lässt sich mit wenigen Klicks anlegen.

In der Outlook Web App gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie in Office 365 den Kalender aus.
2. Klicken Sie auf das Feld „+ Neues Ereignis“.
3. Geben Sie für die anstehende Besprechung/den anstehenden Termin einen Namen sowie einen Ort ein.
4. Nun können Sie die Namen der vorgesehenen Teilnehmer eintragen. Durch einen Klick auf das Symbol „+“ öffnen Sie Ihre Kontaktliste und können die gewünschten Teilnehmer einladen.
5. Möchten Sie in Erfahrung bringen, ob es bei der angesetzten Besprechung bei manchen Teilnehmern zu Terminkollisionen kommen könnte, nutzen Sie den „Terminplanungs-Assistenten“ (oben auf der Seite). Dieser zeigt die Verfügbarkeiten der eingeladenen Teilnehmer, sodass Sie die Uhrzeit des Termins gegebenenfalls anpassen können. Allerdings für den Fall, dass der Teilnehmer Teil Ihrer Organisation ist oder Ihnen den Kalender freigegeben hat.
6. Tragen Sie im Anschluss Uhrzeit und Dauer der Besprechung ein und fügen Sie auf Wunsch eine Erinnerung hinzu.
7. Im letzten Schritt können Sie der anstehenden Besprechung noch eine Beschreibung hinzufügen. Mit einem Klick auf „Senden“ wird eine Besprechungsanfrage an die eingeladenen Kontakte verschickt.

Abbildung 2: Einen neuen Termin über Outlook im Web erstellen

Das Anlegen einer Besprechung mit dem Outlook Desktop-Client erfolgt ähnlich. Detaillierte Informationen zum Thema können Sie hier nachlesen.

Die Vorteile des Outlook-Kalenders gehen selbstverständlich weit über das Planen und Anlegen von Besprechungen hinaus. Vielmehr ermöglicht Ihnen der Kalender, Ihre Termine mit Kollegen, Partnern, Kunden und Lieferanten zu teilen und so für reibungslose Arbeitsprozesse zu sorgen. Wie Sie die Kalenderfunktionen richtig nutzen, erläutern wir im Folgenden.

Haben andere Personen Ihren Kalender mit Ihnen geteilt, können Sie die entsprechenden Termine – abhängig von den Ihnen erteilten Berechtigungen – einsehen oder bearbeiten. Zudem ist es Ihnen mit der entsprechenden Berechtigung möglich, bei Besprechungsanfragen als Stellvertreter zu handeln.

Wurde ein Kalender für Sie freigegeben, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Mit dem Klick auf „+ Kalender hinzufügen“ können Sie den freigegebenen Kalender übernehmen. Sie haben dabei stets die Option, zwischen Ihrem eigenen und den verschiedenen freigegebenen Kalendern zu wechseln.

Die Freigabe Ihres persönlichen Kalenders für andere Personen ist denkbar einfach. Wählen Sie im Rahmen der Outlook Web App im Kalender die Option „Freigeben“ aus. Nun können Sie die E-Mail-Adressen oder die Namen der Personen eingeben, mit denen Sie Ihren Kalender teilen möchten. Zum Abschluss können Sie aussuchen, welche Details Sie teilen möchten. Sie haben die Wahl zwischen den folgenden Optionen:

• Nur Verfügbarkeit: Wählen Sie das Feld „Nur Verfügbarkeit“ aus, werden ausschließlich die Zeiten Ihrer Kalenderereignisse angezeigt.
• Eingeschränkte Details: Mit der Auswahl von „Eingeschränkte Details“ teilen Sie Uhrzeit, Betreff und Ort Ihrer Termine. Sonstige Details werden nicht freigegeben.
• Alle Details: Ein Klick auf „Alle Details“ übermittelt sämtliche Einträge Ihres Kalenders an die Personen, für die Sie Ihren Kalender freigeben. 

Haben Sie die anzuzeigenden Daten definiert, klicken Sie auf „Senden“. Eine detaillierte Beschreibung der Kalender-Freigabe mit dem Outlook Desktop-Client können Sie hier einsehen.

Abbildung 3: Kalender - die Freigabemöglichkeiten im Überblick

Wurde eine entsprechende Kalenderfreigabe für Ihr Konto erteilt, haben Sie die Möglichkeit, Ihren Kalender auch mit Personen außerhalb Ihrer Organisation zu teilen. Diese erhalten im Anschluss eine E-Mail mit einem Link, über den der entsprechende Kalender aufgerufen werden kann.

Haben andere Personen Ihren Kalender mit Ihnen geteilt, können Sie die entsprechenden Termine – abhängig von den Ihnen erteilten Berechtigungen – einsehen oder bearbeiten. Zudem ist es Ihnen mit der entsprechenden Berechtigung möglich, bei Besprechungsanfragen als Stellvertreter zu handeln.

Wurde ein Kalender für Sie freigegeben, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Mit dem Klick auf „+ Kalender hinzufügen“ können Sie den freigegebenen Kalender übernehmen. Sie haben dabei stets die Option, zwischen Ihrem eigenen und den verschiedenen freigegebenen Kalendern zu wechseln.

Der Outlook-Kalender ermöglicht es Ihnen, sich selbst bestimmte Aufgaben zuzuweisen. In der Outlook Web App finden Sie die Option „Aufgaben“ in der linken unteren Ecke des Kalenders. Um sich eine Aufgabe zuzuteilen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf den Button „+ Neue Aufgabe“.
Geben Sie eine detaillierte Beschreibung der Aufgabe ein. Denken Sie dabei insbesondere an den Betreff und das Fälligkeitsdatum.
Klicken Sie im Anschluss auf „Speichern“. 
Nutzen Sie Outlook auf einem Windows Desktop-Rechner, haben Sie zudem die Möglichkeit, anderen Personen eine Aufgabe zuzuweisen. Das geschieht folgendermaßen:

Öffnen Sie Outlook und wählen Sie das Fenster „Aufgaben“ aus.
Klicken Sie auf das Feld „Neue Aufgabe“.
Geben Sie das Fälligkeitsdatum, den Betreff sowie bei Bedarf weitere Details zur anstehenden Aufgabe an.
Wählen Sie die entsprechende Registerkarte „Aufgabe“ und klicken Sie im Anschluss auf „Aufgabe zuweisen“.
Mit einem Klick auf „An“ können Sie die Personen auswählen, denen Sie die von Ihnen erstellte Aufgabe zuweisen möchten.
Klicken Sie zum Abschluss auf „Senden“. Die von Ihnen ausgewählten Personen können die zugewiesene Aufgabe nun einsehen.

Übrigens: Office 365 stellt Ihnen frei, das Design an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen und so das Arbeiten noch angenehmer zu gestalten. Zur Auswahl stehen unterschiedliche Farben und Muster. Um das Design zu ändern, wählen Sie in Outlook einfach „Einstellungen“ und im Anschluss die Option „Design ändern“. Bestätigen Sie Ihre Auswahl abschließend mit einem Klick auf „OK“.

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