Outlook erlaubt eine unkomplizierte Verwaltung von E-Mails und ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit im Team. Dank der integrierten Kalenderfunktion ist die Abstimmung mit Partnern, Kunden und Kollegen denkbar einfach. Für Outlook-Nutzer stellt sich jedoch eine grundlegende Frage: Ist es sinnvoller Outlook als installierte Desktop-Version oder Outlook im Web zu nutzen? Zwar gleichen sich beide Versionen in wesentlichen Punkten, doch sind durchaus einige zentrale Unterschiede zu verzeichnen. Wir nehmen Outlook auf dem Rechner und Outlook im Web (Outlook Web App aka OWA) unter die Lupe und vergleichen sie miteinander.

Outlook im Web oder Outlook auf dem Rechner? Was ist besser?

Die wichtigsten Entscheidungskriterien

Die Outlook-Anwendung auf dem Rechner überzeugt mit umfangreichen Features. Im direkten Vergleich mit Outlook im Web (bzw. Browser) stehen den Nutzern der Desktop-Version daher mehr Möglichkeiten offen – insbesondere in Sachen individueller E-Mail-Verwaltung. Doch auch die Browserversion von Outlook bietet signifikante Vorteile. Für welche Version sollte man sich also entscheiden? 

Das spricht für die Nutzung der Outlook-Anwendung auf dem Desktop

Die Outlook-Funktion „Was möchten Sie tun?“ erlaubt, zeitsparend auf Hilfethemen und Features zuzugreifen

Einige Punkte sprechen für die Nutzung der Outlook-Anwendung auf dem Rechner. Auf diese sollten Sie vorzugsweise zurückgreifen, wenn

• Sie Outlook ohne Einschränkungen auch offline nutzen möchten,
• Sie primär an ihrem eigenen Computer arbeiten und nicht von anderen Geräten aus auf Ihr Postfach zugreifen müssen,
• E-Mails von verschiedenen Konten übersichtlich an einem Speicherort angezeigt werden sollen, 
• Sie nicht nur Ihr eigenes Postfach, sondern auch den Posteingang von Kollegen verwalten möchten und
• Sie sich die Möglichkeit offen halten möchten, in Office 365 Gruppen zu abonnieren.

Prinzipiell gilt: Die Installation von Outlook auf dem Rechner erweist sich für Unternehmen dann als eine gute Option, wenn Mitarbeiter über einen festen Arbeitsrechner verfügen. Damit die Angestellte auch von unterwegs auf ihre E-Mails, Kalender und Adressbuchdaten zugreifen können, bieten sich diverse Mail-Apps für iOS oder Android oder noch besser die Outlook App für Smartphones / Tablets an. So können Unternehmen, die auf flexible Arbeitsmodelle setzen, ihren Mitarbeitern unabhängig von Arbeitsort und Endgerät einen Zugriff auf ihr E-Mail-Postfach geben.

Das spricht für die Nutzung von Outlook im Browser

Ein Blick auf die Nutzeroberfläche von Outlook im Browser

Zwar ist die Funktionsvielfalt der Browserversion von Outlook im Vergleich zu Outlook auf dem Desktop eingeschränkt, doch enthält die browserbasierte App sämtliche Features, die für die tägliche Verwaltung von E-Mails benötigt werden. Die Outlook Web App ist vor allem für Mitarbeiter geeignet, die

• über keinen festen Arbeits-PC verfügen,
• von Computern anderer Personen auf ihr E-Mail-Postfach zugreifen wollen, 
• sofort vollen Zugriff auf sämtliche neue Outlook-Funktionen haben möchten,
• über eine stabile Internetverbindung verfügen,
• Outlook auf einem Mobilgerät auch von unterwegs aus – etwa auf dem Weg zur Arbeit – nutzen,
• Outlook von verschiedenen Geräten aus benötigen (PC, Tablet, Smartphone) und/oder 
• auf sämtliche Features von Gruppen in Office 365 zugreifen möchten.

Insbesondere in Unternehmen, bei denen Mitarbeiter nur ab und an auf E-Mails oder Kalender zugreifen müssen, ist die browserbasierte Outlook-Version die erste Wahl. 

Die Anwendungen im direkten Vergleich

Im Folgenden nehmen wir die Features von Outlook auf dem Rechner und der Browserversion näher unter die Lupe. Für das tägliche Arbeiten mit E-Mails sind zwar beide Versionen geeignet, allerdings offenbaren sich im Detail durchaus einige Unterschiede, die es für die Entscheidung zu kennen gilt. 

E-Mails lesen, senden und organisieren – die wichtigsten Unterschiede

Bezüglich der E-Mail-Organisation lässt Outlook auf dem Rechner kaum Wünsche offen. Lediglich die uneingeschränkte Nutzung der automatischen Postfachsortierung und ein direktes Bearbeiten von Anlagen sind – im Gegensatz zu Outlook im Browser – nicht möglich. Im Vergleich zu Outlook auf dem Rechner können bei der Browserversion die folgenden Funktionen nicht genutzt werden:

• Einfügen von Objekten,
• Outlook Quick Steps – für die Nutzung verschiedener Optionen mit nur einem Klick,
• Antwort mit einer Besprechungsanfrage,
• Verzögerung oder Planung der zu übermittelnden E-Mail und
• Aufräumen von Unterhaltungen.

Outlook und Outlook im Browser: die Suchfunktionen im Überblick

Um wichtige Termine und Nachrichten schnell aufzufinden, bieten sowohl Outlook auf dem Rechner als auch die Browserversion umfangreiche, intuitiv nutzbare Suchfunktionen. Das Durchsuchen von Kalendern, Kontakten und E-Mail-Ordnern funktioniert bei beiden Versionen problemlos. Ebenso steht der Erstellung eines Suchbereichs, dem Hervorheben von Suchbegriffen, einer Suche während der Eingabe und einer erweiterten Suche nichts im Wege. Lediglich im Detail offenbaren sich einige Unterschiede. Die Browserversion 

• verfügt nicht über integrierte Suchordner,
• hat keine Registerkarte, mit der der Suchkontext festgelegt werden kann und
• erlaubt keine Anpassung von Suchergebnissen.

Umfangreiche Sicherheitsfunktionen bei Outlook und Outlook im Web

Sowohl die Outlook-Anwendung als auch die Browserversion überzeugen mit umfangreichen Sicherheitsfunktionen. Zum Standard gehören bei beiden Versionen

• der Aufbau einer verschlüsselten Verbindung,
• eine State-of-the-Art Anti-Spam-Technologie,
• ein ausgereifter Phishing-Schutz,
• Zugriff auf die Benachrichtigungen des Anrufbeantworters (falls integriert),
• S/MIME – Secure Multipurpose Internet Mail Extensions (elektronische Signatur sowie Verschlüsseln und Entschlüsseln),
• die Möglichkeit, IRM-Eigenschaften festzulegen sowie die Option, via IRM geschützte Inhalte zu lesen und
• Tipps zu den DLP-Richtlinien, um sich vor dem Verlust von Daten zu schützen.

Im direkten Vergleich der Sicherheitsfeatures treten folgende Unterschiede zutage:

• Im Rahmen der Browserversion ist eine Änderung des Kennworts des Benutzerkontos (Office-365-Portal) möglich. 
• Die Outlook Web App erlaubt im Gegensatz zur auf dem PC installierten Outlook-Version keine Zertifikatverwaltung.
• Externe Inhalte können ausschließlich mit der Desktop-Version von Outlook blockiert werden. 

Nutzung von Adressbuch und Kontakten

Sowohl mit Outlook auf dem Rechner als auch mit der Browserversion können Kontakte nach Belieben erstellt und verwaltet werden. Ein interessantes Feature der Browserversion: Sie erlaubt das Synchronisieren von Kontakten mit Facebook – eine Möglichkeit, die mit Outlook auf dem Rechner nicht offensteht. 

Ergänzend zu den Basis-Optionen bietet Outlook auf dem Rechner die folgenden zusätzlichen Features:

• Hinzufügen eines Kontaktfotos,
• Erstellung eines hierarchischen Adressbuchs,
• Die Option, das globale Adressbuch zu aktualisieren und zu synchronisieren,
• Erstellen von Kontaktkarten bzw. elektronischen Visitenkarten,
• Wählen von Farbkategorien,
• Kontakte als privat markieren,
• Kontakte freigeben,
• Kontakte exportieren,
• Nutzung von Outlook-Schnellkontakten,
• Angepasste Kontaktansichten erstellen und die
• Verwendung des Outlook Connectors für soziale Netzwerke.

Termine, Besprechungen und Co.

Der Outlook-Anwendung auf dem Rechner erlaubt ebenso wie die Browserversion die Planung von Besprechungen und Terminen. Termine können problemlos vorgeschlagen, weitergeleitet, als privat markiert und mit Erinnerungen versehen werden. Sowohl für Outlook auf dem Rechner als auch für die Outlook Web App steht ein Terminplanungs-Assistent zur Verfügung. 

Outlook-Kalender und Notizen: Alle zusätzlichen Features von Outlook auf dem Rechner

Die Notizen sowie der Kalender von Outlook auf dem Rechner überzeugen mit einer Reihe von Features, die in der Browserversion nicht zu finden sind. Zu nennen sind insbesondere folgende Funktionen:

• Anzeigen von Aufgaben nach Tagesansicht,
• Detaillierte Planungsansicht,
• Kalenderelemente automatisch formatieren,
• Zwischengespeicherte freigegebene Kalender nutzen,
• Kalenderansicht mit sekundärer Zeitzone,
• Nutzung des Teamkalenders,
• Zoomregler,
• Möglichkeit des Imports und Exports von Kalendern,
• Erstellen von Kalendermomentaufnahmen und
• Notizen und Notizordner erstellen.

Ansicht des Kalenders der Outlook Web App – die nach dem Postfach meistgenutzte Outlook-Funktion

Mobile Geräte verwalten

Outlook auf dem Rechner erlaubt – anders als die Browserversion – das Senden von Kalenderregelbenachrichtigungen an ein Gerät. Ein Fernlöschen des Telefons sowie das Anzeigen und Löschen von Geräten, die mit dem Postfach verbunden sind, ist hingegen nur mit der Browserversion möglich.

Datenverwaltung: Das sollten Sie wissen

Im Gegensatz zur Browserversion von Outlook bietet die Anwendung auf dem Rechner eine umfangreiche Verwaltung Ihrer Daten. Möglich sind

• das Exportieren von Daten,
• das Senden an Office OneNote,
• das Freigeben, Hinzufügen, Exportieren und Importieren von RSS-Feeds,
• das Importieren von Daten aus sonstigen Quellen (andere Kalender und Messaging-Dienste, PST-Dateien etc.) und
• eine umfangreiche individuelle Anpassung (Outlook Plug-ins verwalten, Ansichten anpassen, mehrere E-Mail-Signaturen einrichten, benutzerdefinierte Formulare, Anpassung des Navigationsbereichs).

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