Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten im Homeoffice oder irgendwo sonst auf der Welt wird immer mehr zum „New Normal“ – was vor allem Projektmanager vor ganz besondere Herausforderungen stellt. Google hat beispielsweise entschieden, dass seine etwa 200.000 festangestellten und freien Mitarbeiter erst im Sommer 2021 wieder ins Büro kommen sollen. Und bei Siemens gibt es einen Vorstandsbeschluss, dass 140.000 Beschäftigte weltweit auch künftig zwei bis drei Tage wöchentlich aus dem Homeoffice arbeiten können.

800.000 Online-Besprechungen täglich bringen Herausforderungen mit sich

Überraschend kommt das nicht. Schließlich können Meetings mit allen Projekt-Teilnehmern in einem Raum – wenn überhaupt – nur noch ganz selten und unter strengen Auflagen stattfinden. Darunter leidet zum einen der persönliche Kontakt. Zum anderen bringt die orts- und teilweise auch zeitunabhängige Zusammenarbeit weitere Herausforderungen mit sich: Weil viele remote an gleichen Dokumenten arbeiten, droht in vielen Firmen eine wahre Versions-Flut. Zudem kann der Zugriff auf wichtige Dokumente und die Erteilung von unterschiedlichen Zugriffs-Berechtigungen für externe Mitarbeiter oder Kunden zum Problem werden. 

Trotzdem haben Unternehmen erkannt, „wie produktiv und effektiv das mobile Arbeiten sein kann“. Im Manager-Magazin wird Siemens-Experte Jochen Wallisch mit den Worten zitiert, dass sich einige Vorurteile schlichtweg in „Luft aufgelöst“ hätten. Effektive Kommunikation trotz räumlicher Distanz wird beim Technologie-Konzern mit bis zu 800.000 (!) Online-Besprechungen täglich gewährleistet. 

Aber auch in anderen Firmen hat man erkannt, dass durch Online-Meetings die Effizienz sogar gesteigert werden kann – auch mit sehr vielen Teilnehmern. Wichtig dafür sind Disziplin, Meeting-Regeln und natürlich die richtigen Tools, die sich auch für eine organisationsübergreifende Verwendung eignen. 

Microsoft Teams: Die Software-Komplettlösung für die neue Normalität im Projektmanagement

Als Software-Komplettlösung für Chats, Anrufe, Online-Meetings und die Organisation von Teamarbeit hat Microsoft Teams auf alle Herausforderungen für Projektmanager die passende Antwort parat. Zudem überzeugt das Tool mit umfänglicher Datensicherheit sowie Geräteunabhängigkeit: Microsoft Teams kann auf allen Endgeräten vom Smartphone über Laptop bis zum Desktop-Computer genutzt werden. Somit können sich Team Mitglieder mobil und von allen Orten weltweit mit Internet-Zugriff vernetzen. 

1. Externe Mitarbeiter oder Kunden bequem einbinden

Natürlich können bei Microsoft Teams auch externe Arbeitskräfte mitarbeiten oder Dokumente bequem mit Kunden geteilt werden. Dies erfolgt über einen Gastzugriff der zum Beispiel einfach über einen Link erteilt werden kann. Genauso kinderleicht können alle gewünschten Teilnehmer zu einem Online-Meeting oder einer Telefonkonferenz eingeladen werden. Optional ist das auch über die Mitteilung eines Codes plus lokalen Einwahlnummern möglich, die weltweit zur Verfügung stehen.

2. Telefon- und Videokonferenzen schaffen Nähe

Telefon- und vor allem Videokonferenzen sorgen dafür, dass Projektmanager die durch den eingeschränkten persönlichen Kontakt nötige Nähe herstellen können. Teams Meetings ist das perfekte Feature, um mit internen und/oder externen Mitarbeitern und Kunden virtuell auf Tuchfühlung zu gehen. Wer sich mit dem Team zum Projektstand austauschen möchte, kann per Online-Meeting einen Rahmen mit persönlicher Face-to-Face Ebene schaffen. Auch die Archivierung der Kommunikation ist einfach: Teams erstellt auf Anforderung Transkripte von Gesprächen und Konferenzen und übersetzt diese sogar in 40 Sprachen. Mit Microsoft Stream werden Konferenzen bei Bedarf aufgezeichnet und archiviert.

3. Präsentationen werden auf digitaler Leinwand geteilt

Auch für Präsentationen während Konferenzen hat Microsoft Teams eine kluge Lösung: Die entsprechenden Dokumente in PowerPoint oder anderen Programmen werden einfach auf einer digitalen Leinwand vorgestellt. Dazu können im virtuellen Meeting Inhalte von Laptops, Computern oder Smartphones mit anderen Teilnehmern geteilt werden. Live-Untertitel in diversen Sprachen machen bei internationalen Teams die Kommunikation leichter als je zuvor.

4. Anrufe und Chats: Die tägliche Kommunikation leicht gemacht

Ebenso bietet Microsoft Teams verschiedenste Wege der Kommunikation: Sei es Einzelchat, Gruppenchat, Ad-hoc Meeting oder Telefonanruf – für jede Art von Anliegen gibt es die passende Möglichkeit. Besonders clever: Mit der Deutschen Telekom lässt sich das Tool auch als Telefonanlage nutzen. Unter Ihrer bestehenden Nummer sind Sie dann weltweit und auf jedem Gerät über Microsoft Teams erreichbar, am Tischtelefon im Büro genauso wie am Smartphone, Tablet oder Laptop. Dabei können Gespräche ganz praktisch mit nur einem Klick von einem Endgerät zum anderen übergeben werden. Und sollten Sie nicht erreichbar sein, landen Sprachnachrichten automatisch im cloudbasierten Anrufbeantworter und im E-Mail-Postfach, inklusive eines Transkripts der Nachricht, bei dem Sprache in Text konvertiert wird. 

5. Gemeinsam arbeiten ohne Versions-Wirrwarr

Mit Microsoft Teams ist auch die virtuelle Zusammenarbeit und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten so praktisch wie nie zuvor. Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Dabei werden Änderungen über die Cloud in Echtzeit nahtlos zusammengeführt, so dass nerviger Versions-Wirrwarr der Vergangenheit angehört. Darüber hinaus können Projektmanager auch Aufgaben zuweisen oder Pläne erstellen, damit das virtuelle Teamwork noch effektiver funktioniert.

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Telekom-Service durch zertifizierte Experten

Die Telekom und Microsoft Teams unterstützen Sie dabei, virtuelles Teamwork bestmöglich in Ihre Projekte zu integrieren. Kombinieren Sie die Datensicherheit vom Weltmarktführer Microsoft mit dem umfangreichen Service der kürzlich als „German Partner of the Year“ ausgezeichneten Telekom. Die zertifizierten deutschsprachigen Telekom-Experten unterstützen Sie kostenfrei, individuell und auf Wunsch auch mit Hilfe bei Einrichtung und Integration. Flexible Angebote wie ein 30-Tage-Gratis-Produkttest oder flexible Laufzeiten machen Microsoft Teams bei der Telekom noch attraktiver. So lassen sich alle Herausforderungen bei der Abwicklung von Projekten in der neuen Normalität bewältigen.