Microsoft aktualisiert den Cloud-Speicherdienst OneDrive for Business und bietet damit nicht nur mehr Bedienkomfort, sondern auch zusätzliche Funktionen, verbesserte Datensicherheit und eine Lockerung der Dateigrößenlimits. Das Unternehmen will damit den Erfolgskurs von OneDrive for Business weiter ausbauen.

Zahlreiche Unternehmen – wie zum Beispiel Kraft Heinz, Air Canada und das Lotus F1-Team – setzen bereits auf den Cloudservice von Microsoft. Vor allem die geschickte Integration von OneDrive in Microsofts Windows-Betriebssysteme und das aktuelle Office 2016 erleichtert den Umgang. Einige für die Business-Version vorgenommenen Änderungen gestalten den Einsatz von OneDrive vor allem für Unternehmen weitaus effizienter.

Was ist OneDrive for Business?

Unter dem Namen OneDrive for Business vermarktet Microsoft seine hauseigene Cloud-Dienstleistung für Unternehmen. OneDrive for Business ist ein Online-Speicherort, an dem Sie Ihre Arbeitsdateien speichern, synchronisieren und freigeben können. Als Bestandteil von Office 365 oder SharePoint Server 2013/2016 unterstützt Sie OneDrive for Business beim Aktualisieren und Freigeben von Dateien von praktisch jedem beliebigen Ort aus sowie beim gleichzeitigen Bearbeiten von Office-Dokumenten mit anderen Benutzern. Beziehen Sie OneDrive for Business über Office 365, können Sie Dateien innerhalb Ihres Unternehmens und mit Kunden oder Partnern außerhalb Ihrer Unternehmen teilen – und zwar abhängig davon, was Ihr Unternehmen zulässt.

Verwenden Sie beispielsweise Office 365, erhält jeder Mitarbeiter 1.000 GB Speicherplatz in der Cloud für OneDrive for Business. Mit dem Enterprise E3-Plan von Microsoft können Sie zukünftig unbegrenzten Speicherplatz in der Cloud nutzen. Wird Ihre OneDrive for Business-Bibliothek auf einem eigenen SharePoint-Server in Ihrem Unternehmen gehostet, legen die Administratoren fest, wie viel Speicherplatz Ihnen zur Verfügung steht.

OneDrive for Business ist in Windows 10 und in die Microsofts Office-Produkte integriert. So ist das direkte Speichern in der Cloud oder das Teilen von Dokumenten direkt aus Word, Excel oder PowerPoint möglich.

Abbildung 1: Bereitstellung einer Datei via Link oder Freigeben für einzelne Mitarbeiter.

Mit OneDrive for Business gespeicherte Dateien sind zunächst immer als privat gekennzeichnet. Erst dann, wenn der Mitarbeiter die Datei freigeben möchte, lässt sich diese Markierung ändern – beispielsweise durch das Verschieben der Datei in den Ordner „für jeden freigegeben“.

Durch die Integration von OneDrive for Business in die Office 2016-Anwendungen erhalten Sie zusätzliche Funktionen, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern. Profitieren Sie von der gemeinsamen Dokumentenerstellung, bei der Sie gleichzeitig mit anderen Nutzern an einem Word- oder PowerPoint-Dokument arbeiten können. Auch die vereinfachte Freigabe Ihrer Office-Dateien direkt aus dem Dokument heraus sowie die modernen Anlagen im neuen Outlook 2016 machen das Arbeiten insgesamt komfortabler. Senden Sie mit der aktuellen Outlook-Version oder der Outlook Web App eine E-Mail, können Sie eine Datei auf OneDrive for Business als Link anfügen, anstatt sie als Anlage komplett zu senden. Durch den Link erteilen Sie dem Adressanten automatisch die Berechtigung zum Bearbeiten der Datei. Sie sparen wertvollen Platz im Posteingang und ermöglichen den Personen, an der gleichen Kopie in OneDrive for Business zu arbeiten.

Microsoft bietet unter dem Namen OneDrive ebenso einen kostenlosen, persönlichen Onlinespeicher an, der sich allerdings für geschäftliche Zwecke nicht eignet.

Neuer Sync-Client für Windows und Mac

Für Windows und MacOS bietet Microsoft einen neuen Sync-Client für OneDrive for Business mit zahlreichen neuen Funktionen wie beispielsweise einer selektiven Synchronisation. Interessanter, vor allem für Nutzer großer Dateimengen oder -größen: Microsoft hebt die Obergrenze von maximal 20.000 per Client synchronisierbarer Dateien komplett auf. Dazu erhöht das Unternehmen das Größenlimit einzelner Dateien von zwei auf zehn Gigabyte.

Abbildung 2: Optimierte Ansicht vom Sync-Client

Die Darstellung von OneDrive for Business im Browser wurde ebenfalls überarbeitet und ist jetzt einfacher zu bedienen. Wenn Dateien über Links geteilt werden, lassen diese sich mit einem Verfallsdatum versehen. Generell wurde das Teilen von Dateien per Link mit anderen Mitarbeitern des eigenen Unternehmens stark vereinfacht. Nutzer der Browserversion von OneDrive for Business haben in der neuen Version direkten Zugriff auf Funktionen wie Löschen, Bearbeiten und die Vorschau. Auch die IT-Abteilung freut sich, lässt sich der Windows/Mac- Client doch umfangreich konfigurieren, bevor er dem Anwender überlassen wird. Der neue OneDrive for Business-Sync-Client steht für Windows 7, Windows 8 und Windows 10 sowie für Mac OS X 10.9 und höher zur Verfügung.

Mitarbeiter, die OneDrive bereits privat nutzen, finden sich nach dem Update von OneDrive for Business schnell und intuitiver im Client zurecht, was bei der Steigerung der Produktivität helfen kann.

Überarbeitete App für Smartphones und Tablets

An Nutzer von Smartphones oder Tablets mit iOS, Android oder Windows-Betriebssystem hat Microsoft beim Update ebenso gedacht. Die neue Version der OneDrive-for-Business-App für Android bietet einen Offline-Dateizugriff. Diese Funktion wird für iOS und Windows Phone nachgepflegt. iOS-Nutzer können hingegen bereits jetzt PDF-Dateien in der App kommentieren, Anmerkungen werden in der Datei gespeichert. Auf diese Funktion müssen Android- und Windows-Phone-Nutzer noch etwas länger warten.

Verbesserte Datensicherheit

Je weniger Personen Zugriff auf sensible Daten haben, desto sicherer ist der Umgang mit ihnen. Entsprechend optimiert Microsoft beim Update für OneDrive for Business die Sharing-Einstellungen für den Nutzer-Client. Die IT-Abteilung kann festlegen, welche Personen Dateien verteilen dürfen und wie sich die Bedingungen für eine Sharing-Einladung definieren. Dabei lässt sich der Zugriff auf bestimmte Domänen festlegen und kontrollieren. Ebenso kann bestimmten Nutzern das Teilen von Dateien mit externen Nutzern über anonyme Links erlaubt werden, während andere keine Freigabe für das Teilen mit externen Nutzern erhalten.

Abbildung 3: Beispiel zum Ordner-Freigeben an externe Mitarbeiter.

Data Loss Prevention in OneDrive for Business

DLP, Data Loss Prevention, schützt Ihre Dateien beim Speichern, Verschieben und Teilen. Neben weiterführenden Sicherheitstipps innerhalb der Anwendung, mit denen Ihr Admin den Nutzer beispielsweise vor rechtlichen Konsequenzen bei bestimmten Aktionen warnen kann, scannt DLP die Dateien auf sensible Informationen und schlägt entsprechende Verhaltensregeln vor. Damit bietet OneDrive for Business nun auch Funktionen an, wie sie schon in Exchange, Outlook und Outlook im Web existieren. Zusätzlich unterstützt das neue Office 2016 die DLP-Funktionen in Excel, Word, PowerPoint und Outlook. Die DLP-Funktionen sind unter anderem in den Office 365 Enterprise-Produkten wie dem E3-Plan enthalten.

Für Entwickler: Neue API für OneDrive for Business

Die neue API für OneDrive for Business wird der Nachfolger des Live SDKs und soll Entwicklern die Integration des Cloud-Speichers in eigene Anwendungen ermöglichen.

Mit der neuen API kann auf mehr Funktionen zugegriffen werden. So soll die RESTful API Entwicklern die Möglichkeit geben, Änderungen in Dateien und Ordnern abzurufen und mit vergleichsweise wenigen Aufrufen große Daten-Sets synchron zu halten. Außerdem lassen sich Uploads von Dateien unter 10 Gigabyte durch Dateifragment-Upload nach Abbrüchen fortsetzen und Vorschaubildern den eigenen Bedürfnissen anpassen.

Abbildung 4: Beispiel Suchfunktion aller relevanten Dokumente.

Office 365 und OneDrive for Business

In vielen Office 365-Plänen sind 1.000 GB Speicherplatz (OneDrive for Business) für jeden Mitarbeiter enthalten. Im TelekomCLOUD Portal starten Nutzer mit dem Office 365-Plan „Business Essentials“ bereits ab 2,95 € pro Monat. Des Weiteren beinhalten die Office 365-Pläne Business, Business Premium, Enterprise E1, ProPlus und Enterprise E3 den Cloud-Speicher.