Die digitale Revolution schreitet auch in der Wirtschaft unaufhaltsam voran und stellt Unternehmen regelmäßig vor neue Herausforderungen. Sie möchten Ihrer Konkurrenz einen Schritt voraus sein? Dann sorgen Sie für eine umfängliche Datenverfügbarkeit in allen Bereichen: Die Digitalisierung der Arbeitswelt macht es notwendig, Dokumente über Abteilungen hinweg zu synchronisieren und Mitarbeitern Ad-hoc-Kooperationen zu ermöglichen. Dienste wie OneDrive for Business bieten dafür die technischen Grundlagen auf einer sicheren Basis. Ihre vertraulichen Daten bleiben mithilfe von Verschlüsselungs-, Compliance- und Sicherheitsfunktionen stets geschützt. In diesem Artikel erfahren Sie:

• was genau OneDrive for Business ist,
• welche Funktionen des Online-Datenspeichers Ihnen die Arbeit erleichtern und
• wie Sie OneDrive for Business richtig einrichten.

Online-Datenspeicher, Teamwork und Sicherheit: Das ist OneDrive for Business

OneDrive for Business ist ein Cloud-Dienst aus dem Hause Microsoft, der es Ihnen ermöglicht Daten zu speichern, zu schützen und freizugeben – und das auf sämtlichen Geräten Ihrer Wahl. Mit OneDrive for Business haben Sie und Ihre Angestellten die wichtigsten Daten immer und überall griffbereit – auch ohne vollgestopfte Aktenkoffer. Relevante Dateien und Dokumente führen Sie und Ihre Mitarbeiter einfach in der virtuellen Aktentasche mit sich – und die kann ein simples Smartphone sein, das locker in Ihre Hosentasche passt! Noch besser: Dank moderner Sicherheitstechnologien hängt davor sogar ein dickes Sicherheitsschloss. Sofern es die Compliance-Richtlinien Ihres Unternehmens zulassen, können Sie Daten via OneDrive for Business zudem mit externen Partnern und Kunden teilen. Aus gutem Grund ist die Cloud-Lösung für viele Unternehmen zum Rückgrat der Zusammenarbeit im Team und mit Kunden avanciert. 

Nicht verwunderlich, dass mehr als 85 Prozent der weltweit erfolgreichsten Unternehmen („Fortune 500“) bereits auf OneDrive for Business setzen. Wer den früher SkyDrive Pro genannten Cloud-Dienst von Microsoft im Rahmen von Office 365 richtig nutzt, kann die Effizienz seiner Mitarbeiter deutlich verbessern und die unternehmensinternen Workflows optimieren.

Sicherer Datenzugriff von allen Endgeräten und Plattformen

Über das Admin Center von OneDrive for Business sind Sie stets am Drücker: Lassen Sie Ihre IT-Abteilung die Zugriffsregeln für einzelne Geräte oder Nutzergruppen festlegen und detaillierte Nutzungsberichte erarbeiten. Die Gefahr gestohlener Geschäftsgeheimnisse minimieren Sie, indem Sie verlorene oder gestohlene Geräte per Fernzugriff zurücksetzen. OneDrive for Business gibt Ihnen die volle Kontrolle über Ihre Geschäftsdaten, während Ihr Unternehmen gleichzeitig von maximaler Flexibilität und Sicherheit profitiert.

Arbeiten im digitalen Zeitalter: Die wichtigsten Funktionen von OneDrive for Business

Papierlos, mobil und digital – diesen Anforderungen an den modernen Arbeitsplatz wird OneDrive for Business mehr als gerecht. Die in der gewohnten Office-Oberfläche designten OneDrive-Apps für Android™, iOS® und Windows bieten Ihnen grenzenlose Mobilität. Ihr OneDrive Speicher ist stets von überall erreichbar.

Am Schreibtisch etablieren Sie derweil mithilfe von OneDrive for Business den „Arbeitsplatz 4.0“: OneDrive for Business lässt sich in alle bestehenden Office-365-Dienste integrieren. Dateien in bewährten Desktopanwendungen wie Word, Excel und PowerPoint bearbeiten mehrere Nutzer ganz einfach und in Echtzeit. Durch die zentrale Ablage und Freigabe von Dateien in der Cloud ist so raumübergreifendes und effizientes Arbeiten an gemeinsamen Projekten möglich. Dank integrierter Suchwerkzeuge finden Sie die relevanten Dateien in Sekundenschnelle und lassen Ihre Projektmitarbeiter an Ihren Fortschritten teilhaben.

OneDrive vs. Sharepoint: ein Kurzvergleich

Während OneDrive der persönliche Speicher eines jeden Mitarbeiters ist, eignet sich SharePoint eher für den Fall, dass Teams regelmäßig gemeinsam an Dokumenten und Projekten arbeiten. Microsofts Collaboration-Tool SharePoint ist also im Gegensatz zu OneDrive eher eine Dateiverwaltung für regelmäßig in Bearbeitung befindliche Multi-User-Dokumente. Weitere Informationen über das Dokumentenmanagement mit SharePoint erhalten Sie hier.

OneDrive for Business richtig einrichten und installieren: So geht's

Das Beste zum Schluss: Um OneDrive for Business auf Computern, Laptops, Tablets oder Smartphones Ihrer Mitarbeiter einzurichten, braucht es keinen IT-Experten. In der Regel nimmt es nur wenige Minuten in Anspruch, die Software auf einem Endgerät zu installieren.

Der Nutzer muss sich dazu lediglich mit seinem Geschäftskonto bei Office 365 anmelden und über das App-Startfeld „OneDrive“ auswählen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Synchronisieren“ geht es zum nächsten Schritt. Möglicherweise fragt der Browser an dieser Stelle nach der Zustimmung des Nutzers für das Öffnen von Microsoft OneDrive, was zu bejahen ist. Wie es weitergeht, hängt von einigen Variablen ab:

• Ist die neueste OneDrive-Version noch nicht installiert, geschieht bei der Anzeige „Synchronisierung wird vorbereitet“ nichts und es muss erst die neueste Programmversion abgerufen werden.
• Wird das Dialogfeld „OneDrive einrichten“ angezeigt, ist eine Anmeldung mit dem OneDrive-Geschäftskonto erforderlich.
• Liegt die neueste OneDrive-Version vor und ist die Anmeldung erfolgt, geht es zum letzten Schritt.

Im finalen Dialogfeld können Sie nun die zu synchronisierenden Ordner auszuwählen. Die per OneDrive for Business synchronisierten Dateien werden anschließend im Datei-Explorer oder Finder als „OneDrive – Ihr_Unternehmensname“ angezeigt. Hier erhalten Sie zusätzliche Unterstützung beim Einrichten von One Drive for Business.

Grundvoraussetzung für die Nutzung von OneDrive for Business auf administrativer Seite ist die Anbindung über DirSync und ADFS an das Firmennetz. Unsere von Microsoft zertifizierten Experten beraten Sie gerne bei der Einrichtung von Office 365 und unterstützen Sie oder Ihre IT-Abteilung im laufenden Betrieb.

Entscheiden Sie sich richtig: Wählen Sie mit Office 365 Business Premium die Office-Komplettlösungen für Selbständige oder kleine und große mittelständische Unternehmen – natürlich inklusive OneDrive und SharePoint! Die Deutsche Telekom hat unterschiedliche Office-Mietmodelle im Portfolio, bei denen Sie nur eine geringe monatliche Gebühr pro Nutzer zahlen. Setzen Sie auf Datensicherheit „made in Germany“ und den Rundum-Service der Telekom!