Noch nie kam der engen Zusammenarbeit im Team ein solches Gewicht zu wie in der modernen Arbeitswelt. Angestellte arbeiten heute fast zweimal so viel in Teams wie noch vor fünf Jahren. Interne Projekte müssen über verschiedene Standorte und räumliche Distanzen zeitnah abgestimmt werden. Zulieferer, Dienstleister und Kunden wünschen ihre Einbindung in wichtige Kommunikationsprozesse. Nicht ohne Grund geben mittlerweile 40 % der Arbeitnehmer in Deutschland an, dass sie auch mobil arbeiten – sei es von unterwegs oder aus dem Home-Office.

Office 365 macht eine stetige Verbesserung von Kommunikation und Zusammenarbeit möglich – vom Ingenieurbüro über die Mediaagentur bis zum produzierenden Unternehmen

Um diesem Wandel gerecht zu werden, muss sich auch eine „einfache“ Office-Suite weiterentwickeln, die quasi bei jedem Unternehmen im Einsatz ist. In Gesprächen mit Kunden begegnen wir häufig Aussagen wie: „Ich kaufe mir das aktuelle Office und nutze es einfach mehrere Jahre bis zur übernächsten Version, weil ich 80 % der Funktionen sowieso nicht verwende.“ Diese Rechnung hat vielleicht in der Vergangenheit funktioniert, sie geht aber nicht mehr auf, weil in der heutigen Arbeitswelt ein besserer interner Austausch im Unternehmen wichtiger und die Zusammenarbeit mit Zulieferern, Dienstleistern, Abnehmern und Kunden immer intensiver wird. Deswegen müssen sich auch die grundlegenden Office-Werkzeuge weiterentwickeln. Office 365 entspricht genau diesen Vorgaben.

Office 365 ist nicht mehr nur eine klassische Office-Suite mit den bekannten Anwendungen Word, Excel, Outlook. Es umfasst auch Serverdienste aus der Cloud, mit denen ein Unternehmen – vom Ingenieurbüro über die Mediaagentur bis zum produzierenden Unternehmen – seine Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern kann. Dies erfordert einen ganz anderen Blick auf die Basiswerkzeuge eines jeden Mitarbeiters. Damit sind auch die Zeiten vorbei, in denen die Kosten-Nutzen-Abwägung auf die simplen Anwendungen einer gewöhnlichen Office-Suite beschränkt werden konnte. Wer mit Office 365 arbeitet, muss eine neue Rechnung aufmachen. Eine Rechnung, in die Punkte wie die Kostenersparnis durch den Wegfall eigener Server, reduzierter Energieverbrauch und Platzbedarf, der Wegfall von Client- und Serverlizenzen oder das Thema Datensicherheit einbezogen werden müssen.

Zusammenarbeit und Kommunikation mit Office 365 fördern

Keine Frage: Um mit Word, Excel, PowerPoint und Co. zu arbeiten, bedarf es keiner Cloud-Lösung. Um für wenig Geld effizient im Team zusammenarbeiten zu können – und das am besten auch noch von unterwegs – allerdings schon! So präsentiert sich Office 365 nicht mehr als bloße Office-Suite, sondern als vielseitige Lösung, die Unternehmen Schritt für Schritt den Weg in die Cloud ebnet. Von Exchange Online bis Teams bietet Office 365 Werkzeuge, die die Kommunikation verbessern, die Zusammenarbeit erleichtern und zugleich die unternehmensinterne IT entlasten.

Exchange Online: Der erste Schritt in die Cloud

Gerade mittelständische Unternehmen sind der Cloud gegenüber eher skeptisch eingestellt und halten an traditionellen Arbeitsprozessen fest. Nun ist eine gesunde Skepsis sicherlich kein Nachteil, würde sie in Bezug auf Office 365 nicht allzu häufig auf Vorurteilen und Halbwissen beruhen. Für Unternehmen, die bereit sind, ihre Ansichten auf den Prüfstand zu stellen und die Vorteile der Cloud kennenzulernen, ist Exchange Online der ideale Einstieg.

Die E-Mail-Lösung von Office 365 ist intuitiv zu bedienen und für viele Unternehmen jeglicher Größe der erste Schritt in die Welt der Cloud. Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Professionelle E-Mail-Lösung mit 50 GB Speicher für jeden Nutzer
• Nahtlose Outlook-Integration
• Einfache Einrichtung und Verwaltung
• Ausgereifte E-Mail-, Kontakt- und Kalenderfunktionen, wie sie auch von Großunternehmen genutzt werden
• Mobiler Zugriff auf E-Mail-Konten für Flexibilität
• Compliance-Archiv zur Aufbewahrung gemäß den gesetzlichen Pflichten
• Spam- und Virenschutz „Exchange Online Protection“
• Hohe Verfügbarkeit der E-Mail-Lösung von 99,9 % und sollte diese einmal darunter liegen, werden Sie finanziell entschädigt

So vielfältig die Funktionen für die Mitarbeiter auch sein mögen, den wohl größten Nutzen kann die unternehmensinterne IT-Abteilung aus einer Einführung von Exchange Online ziehen. Die Auslagerung der E-Mail-Postfächer lässt den teuren Betrieb und die Wartung eigener E-Mail-Server obsolet werden. Das spart nicht nur Kosten, sondern gibt der IT die Gelegenheit, sich auf die Kernprozesse zu fokussieren. Vor allem für mittelständische Unternehmen, in der die IT aus wenigen Personen – wenn nicht sogar nur aus einer einzigen – besteht, ist dies eine erhebliche Entlastung.

Für Smartphones und Tablets bietet Office 365 eine Mobile-Endgeräte-Verwaltung (MDM) an, in der sich Sicherheitsrichtlinien für die Mitarbeiter verfassen lassen. So kann die IT beispielsweise den Zugriff auf E-Mails und Dokumente des Unternehmens nur mit von der IT freigegebenen Endgeräten erlauben und nur, wenn die Mitarbeiter ein sicheres Passwort verwenden oder ihr Endgerät mit einem PIN-Code sichern. Solche Funktionen sind vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen ein Durchbruch in Bezug auf die Datensicherheit und das sichere mobile Arbeiten von unterwegs oder im Home-Office. Bisher haben viele Unternehmen den Aufwand der Integration von VPN-Lösungen gescheut oder aufgrund von Sicherheitsbedenken auf mobile Lösungen verzichtet.

OneDrive for Business: Die Alternative zu Filesharing-Diensten wie DropBox und Co.

Wer die Vorzüge von Exchange Online zu schätzen gelernt hat, dürfte auch mit OneDrive for Business sehr schnell warm werden. So stellt OneDrive for Business jedem Mitarbeiter einen sicheren Online-Speicherplatz zur Verfügung, in dem Daten gespeichert, synchronisiert und kontrolliert freigegeben werden.

OneDrive for Business ...

• stellt jedem Mitarbeiter 1.000 Gigabyte Speicherplatz in der Cloud zur Verfügung.
• ermöglicht das Speichern, Aktualisieren und den Zugriff auf Daten von jedem beliebigen Ort – egal, ob Rechner, Smartphone oder Tablet.
• erlaubt das simultane Bearbeiten von Office-Dokumenten durch mehrere Nutzer und stoppt das Versionen-Chaos (v1, v2, v3, ...).
• ermöglicht das kontrollierte Teilen von Daten mit Kunden, Partnern und Dienstleistern – abhängig von den Unternehmensvorgaben.
• macht das Teilen von Dokumenten direkt aus Office-Anwendungen wie Word, Excel oder PowerPoint möglich und entlastet durch das Versenden von Links anstatt von Datei-Anhängen die E-Mail-Postfächer der Mitarbeiter.

Mit der einheitlichen Nutzung von OneDrive for Business wird Mitarbeitern ein sicherer und durch die Unternehmens-IT verwaltbare Online-Speicher-Plattform zur Verfügung gestellt. Zugleich wird dabei die Datensicherheit signifikant erhöht, denn der unkontrollierten Nutzung privater Filesharing-Dienste wie Dropbox und Co. wird auf diese Weise endgültig ein Riegel vorgeschoben.

Speichern, synchronisieren und teilen Sie Dateien mit anderen Nutzern, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens

SharePoint Online: So einfach funktioniert die Zusammenarbeit im Team

Während Exchange Online und OneDrive for Business in die Möglichkeiten der Cloud einführen, hebt SharePoint Online die Zusammenarbeit im Team endgültig auf eine neue Stufe. So verbindet SharePoint Online Dokumentenmanagement geschickt mit Teamwork-Lösungen und stellt eine einfache Möglichkeit dar, den Mitarbeitern ein modernes Intranet zur Verfügung zu stellen. Hier die wichtigsten Funktionen in Kürze:

• SharePoint Online erlaubt dank des strukturierten Ablegens von Dokumenten in Bibliotheken ein professionelles Dokumentmanagement. Der Zugriff kann benutzerspezifisch festgelegt werden.
• Durch die Erstellung von Teamwebsites wird ein virtueller Ort für die Arbeit an gemeinsamen Dokumenten geschaffen. Hier können Termine, Aufgaben und Dokumente in Echtzeit gemeinsam mit Kollegen und Partnern bearbeitet werden.
• Zahlreiche soziale Funktionen (folgen, taggen, bewerten) fördern die Unternehmenskommunikation.
• Die intelligente Suche sorgt für ein schnelles Auffinden der gewünschten Dokumente.
• Auf Dokumente kann jederzeit von beliebigen Endgeräten wie Tablet oder Smartphone zugegriffen werden.

Microsoft Teams: Gute Zusammenarbeit im Team mit Office 365

Ergänzt wird die effiziente Gruppenzusammenarbeit in SharePoint Online durch die Nutzung von Teams. Die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnittene "Skype-Variante" bietet Funktionen, die weit über das klassische Skype hinausgehen. Spontane Online-Meetings sind mit Teams ebenso möglich wie das Chatten mit mehreren Personen oder das Präsentieren vor Partnern, Mitarbeitern oder Kunden. Im direkten Vergleich zu Skype zeichnet sich Teams durch die folgenden Punkte aus:

• Einfache Online-Besprechungen mit bis zu 250 Personen sind möglich.
• Die Software ist perfekt auf weitere Office-Anwendungen wie Microsoft Outlook abgestimmt, was reibungslose Arbeitsabläufe garantiert.
• Im Gegensatz zu Skype profitieren Sie bei Teams von einer Sicherheit auf Unternehmensniveau und können Mitarbeiterkonten verwalten.
• Microsoft Teams ist weder ein Administrator für den Betrieb von Servern erforderlich, noch sind Investitionen in zusätzliche Infrastruktur erforderlich. Als Cloud-Dienst übernimmt dies alles Microsoft für Sie.

Die Benutzeroberfläche von Microsoft Teams unterscheidet sich kaum von Skype, sodass Mitarbeiter in der Regel keine Probleme bei der Verwendung des Programms haben. Der Nutzen von Teams dürfte sich spätestens bei dem nächsten Online-Meeting mit Mitarbeitern anderer Standorte oder bei einer Online-Präsentation vor Kunden herauskristallisieren.

Mit Microsoft Teams chatten, telefonieren und halten Sie Besprechungen auf jedem Endgerät ab

Effizienteres Arbeiten spart Kosten

Von Exchange Online und OneDrive for Business über SharePoint Online bis hin zu Microsoft Teams: Die Office 365 Suite offenbart ihre neuen Qualitäten erst in der Cloud. Die alte Milchmädchenrechnung, nach der lediglich der Kaufpreis einer Office-Suite kalkuliert worden ist, geht längst nicht mehr auf. Dank Server-Diensten aus der Cloud offenbart sich der wahre Nutzen von Office 365 erst mit Blick auf die IT. Den Kosten eines produktivitätssteigernden Cloud-Abonnements steht der Wegfall von eigenen Servern gegenüber. Für Unternehmen ergeben sich daraus folgende Kostenvorteile:

• Sie sparen an Client- und Serverlizenzen.
• Die aufwendige und teure Wartung und Instandhaltung der unternehmenseigenen Server entfallen, sodass die IT-Abteilung sich auf wesentliche Prozesse konzentrieren kann.
• Der erhebliche Energieverbrauch durch stromintensive Server gehört der Vergangenheit an.
• Es entsteht zusätzlicher Platz im Betrieb, der sinnvoll genutzt werden kann.

Hinzu kommt, dass das Freiwerden von IT-Ressourcen gerade bei kleineren Mittelständlern ins Gewicht fällt, die sich oft nur ein IT-Team mit einem Mann leisten können – mit allen Risiken, wenn dieser Techniker einmal ausfällt. Cloud-Lösungen geben den Technikern in kleinen IT-Teams die Möglichkeit, die Arbeitslast zu verringern und entkoppeln Unternehmen vom Fachkräftemangel – vor allem in traditionell strukturschwächeren Regionen. Die Auslagerung klassischer IT-Aufgaben in die Cloud schafft schnelle Abhilfe und ermöglicht kleinen IT-Abteilungen, ihre Kapazitäten optimal zu nutzen – ohne dabei Abstriche in puncto Sicherheit in Kauf nehmen zu müssen.

Jenseits der Kosteneinsparungen durch ein entsprechendes Cloud-Abonnement kommen weitere positive Effekte hinzu. Insbesondere die Möglichkeit, die Office 365-Dienste mobil und von bis zu fünf Geräten aus zu nutzen, geht mit einer Vielfalt von Vorteilen einher. Flexiblere Arbeitsmodelle, die für die Mitarbeiterzufriedenheit immer essenzieller werden, lassen sich mit den Freiheiten der Cloud problemlos verwirklichen. Warum nicht einige obligatorische Mails im Zug auf dem Nachhauseweg schreiben, ein paar Stunden vom Park aus arbeiten und an den nächsten Besprechungen über Teams vom Home-Office aus teilnehmen? Was noch vor einigen Jahren als Arbeitsutopie gelten musste, lässt sich heute spielend leicht verwirklichen.

Sicherheit und Cloud – das passt zusammen!

So verlockend die unternehmensweite Einführung von Office 365 aus Kosten-Nutzen-Perspektive auch klingen mag, das Thema Sicherheit bereitet vielen Unternehmen nach wie vor Bauchschmerzen. Was nützt schließlich eine gesteigerte Produktivität, wenn die Cloud Datendiebstählen – den schädlichen Imagefolgen inklusive – Tür und Tor öffnet? Dann lieber doch mehr Geld in die eigene IT investieren, ständig aktuelle Sicherheitsbedrohungen im Auge haben, darauf in der IT reagieren und Cloud-Lösungen links liegen lassen?

Tatsächlich hat das Schreckgespenst der vermeintlich unsicheren Cloud nichts mit der Wirklichkeit kleiner und mittelständischer Unternehmen zu tun. Im Gegenteil: Die Sicherheit lässt sich durch den Einsatz von Cloud-Produkten, wie sie Office 365 beinhaltet, auf ein Niveau erhöhen, das anders nicht zu erreichen oder finanziell kaum tragbar wäre – wie die Spiegelung in einem zweiten Rechenzentrum. Durch den Einsatz von Office 365 erreichen Sie eine auf anderen Wegen selbst unerreichbare hohe IT-Sicherheit zu einem bezahlbaren Preis – und ersparen sich eine Menge Administrationsaufwand. So gehören folgende Sicherheitsmaßnahmen bei Office 365 zum Standard:

• Sicherheit gehört zu den wichtigsten Entwurfsprinzipien und Funktionen von Office 365, seien es die Sicherheit der Hardware, der Software, der physischen Rechenzentren, der Richtlinien und Kontrollmechanismen sowie der regelmäßigen Überprüfungen durch unabhängige Prüfstellen.
• Ihr IT-Team verwaltet bei Office 365 den Zugriff, richtet Rechte und Einschränkungen ein und bietet Zugriffsoptionen für Smartphones und Tablets.
• Ihr Unternehmen bleibt der alleinige Besitzer: Sie behalten die Rechte, das Eigentum und den Anspruch auf die in Office 365 gespeicherten Daten.
• Sie entscheiden selbst mittels vielfältiger Kontrollmechanismen, welche Mitarbeiter Ihres Unternehmens auf welche Daten zugreifen dürfen.
• Höchste Sicherheitsstandards wie der Security Development Lifecycle finden Anwendung.
• Die Mitarbeiter externer Rechenzentren können nicht auf in der Cloud gespeicherte Daten zugreifen.
• Dank strenger Kontrollen ist eine Vermischung Ihrer Daten mit den Daten anderer Unternehmen ausgeschlossen!
• Experten kümmern sich um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
• Sollte die Office 365-Lizenz gekündigt werden, nehmen Sie sämtliche Daten mit. Nichts bleibt auf externen Servern!
• Office 365 bietet Ihnen eine Verfügbarkeit von 99,9 % und sollte diese einmal darunter liegen, werden Sie finanziell entschädigt.

Übrigens: Eine Speicherung der Daten auf lokalen Servern bietet – entgegen der weitverbreiteten Ansicht – gegenüber der Cyberkriminalität kaum Vorteile. Oftmals fällt es Cyberkriminellen sogar leicht, Daten unbemerkt von lokalen Servern zu laden.

Sie haben Interesse an Office 365? Kontaktieren Sie uns unter der kostenfreien Experten-Hotline 0800 33 04444!