Noch nie kam der engen Zusammenarbeit im Team ein solches Gewicht zu wie in der modernen Arbeitswelt. Interne Projekte müssen über räumliche Distanzen zeitnah abgestimmt werden. Zulieferer, Dienstleister und Kunden wünschen ihre Einbindung in wichtige Kommunikationsprozesse. Ansprüche, denen eine „einfache“ Office-Suite nicht mehr in Gänze gerecht werden kann und die nach der Einbindung von Cloud-Lösungen verlangen. Office 365 entspricht genau diesen Vorgaben. Vorbei sind die Zeiten, in denen die Kosten-Nutzen-Abwägung auf die simplen Anwendungen einer gewöhnlichen Office-Suite beschränkt werden konnte. Wer mit Office 365 arbeitet, muss eine neue Rechnung aufmachen. Eine Rechnung, in die Punkte wie die Kostenersparnis durch den Wegfall eigener Server oder das heikle Thema Datensicherheit einbezogen werden müssen.

Office 365 – mehr als eine bloße Office-Suite

Keine Frage: Um mit Word, Excel, PowerPoint und Co. zu arbeiten, bedarf es keiner Cloud-Lösung. Um für wenig Geld effizient im Team zusammenarbeiten zu können – und das am besten auch noch von unterwegs – allerdings schon! So präsentiert sich Office 365 nicht mehr als bloße Office-Suite, sondern als vielseitige Cloud-Lösung, die Unternehmen Schritt für Schritt den Weg in die Cloud ebnet. Von Exchange Online bis Teams bietet Office 365 Cloud-Lösungen, die die Zusammenarbeit erleichtern und zugleich die unternehmensinterne IT entlasten. Im Folgenden zeigen wir einige Funktionen, die unterstreichen, warum Office 365 mehr ist als eine bloße Office-Suite.

Exchange Online: Der erste Schritt in die Cloud

Mehr Zeit, weniger Kosten – Cloud-Dienste sind effizient und kostengünstig Gerade mittelständische Unternehmen sind der Cloud gegenüber eher skeptisch eingestellt und halten an traditionellen Arbeitsprozessen fest. Nun ist eine gesunde Skepsis sicherlich kein Nachteil, würde sie in Bezug auf Office 365 nicht allzu häufig auf Vorurteilen und Halbwissen beruhen. Für Unternehmen, die bereit sind, ihre Ansichten auf den Prüfstand zu stellen und die Vorteile der Cloud kennenzulernen, ist Exchange Online der ideale Einstieg.

Die E-Mail-Lösung von Office 365 ist intuitiv zu bedienen und führt kleine Unternehmen behutsam in die Welt der Cloud ein. Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Professionelle E-Mail-Lösung mit 50 GB Speicher für jeden Nutzer
• Nahtlose Outlook-Integration
• Einfache Einrichtung und Verwaltung
• Ausgereifte E-Mail-, Kontakt- und Kalenderfunktionen, wie sie auch von Großunternehmen genutzt werden
• Mobiler Zugriff auf E-Mail-Konten für Flexibilität
• Compliance-Archiv zur Aufbewahrung gemäß den gesetzlichen Pflichten
• Spam- und Virenschutz „Exchange Online Protection“

So vielfältig die Funktionen von Exchange Online auch sein mögen, den wohl größten Nutzen kann die unternehmensinterne IT-Abteilung aus der Einführung von Exchange Online ziehen. Die Auslagerung der E-Mail-Verwaltung lässt den teuren Betrieb und die Wartung eigener E-Mail-Server obsolet werden. Das spart nicht nur Kosten, sondern gibt der IT die Gelegenheit, sich auf die Kernprozesse zu fokussieren. Vor allem für mittelständische Unternehmen, in der die IT aus wenigen Personen – wenn nicht sogar nur aus einer einzigen – besteht, ist dies eine erhebliche Entlastung.

Die Möglichkeiten von OneDrive for Business im Überblick

Wer die Vorzüge von Exchange Online zu schätzen gelernt hat, dürfte auch mit OneDrive for Business sehr schnell warm werden. Der integrale Bestandteil von Office 365 lässt sich als gigantische Filesharing-Plattform begreifen. So stellt OneDrive for Business jedem Mitarbeiter einen Online-Speicherplatz zur Verfügung, in dem nach Belieben Daten gespeichert, synchronisiert und freigegeben werden.

OneDrive for Business …

• stellt jedem Mitarbeiter 1000 Gigabyte Speicherplatz in der Cloud zur Verfügung.
• ermöglicht das Speichern, Aktualisieren und Freigeben von Daten von jedem beliebigen Ort.
• erlaubt das simultane Bearbeiten von Office-Dokumenten durch mehrere Nutzer.
• ermöglicht das einfache Teilen von Daten mit Kunden, Partnern und Dienstleistern – abhängig von den Unternehmensvorgaben.
• macht das Teilen von Dokumenten direkt aus Office-Anwendungen wie Word, Excel oder PowerPoint möglich.

Mit der einheitlichen Nutzung von OneDrive for Business wird Mitarbeitern eine intuitiv bedienbare Filesharing-Plattform zur Verfügung gestellt. Zugleich wird dabei die Datensicherheit signifikant erhöht, denn der unkontrollierten Nutzung privater Filesharing-Dienste wird auf diese Weise endgültig ein Riegel vorgeschoben.

SharePoint Online: So einfach funktioniert die Zusammenarbeit im Team

Während Exchange Online und OneDrive for Business in die Möglichkeiten der Cloud einführen, hebt SharePoint Online die Zusammenarbeit im Team endgültig auf eine neue Stufe. So verbindet SharePoint Online Dokumentenmanagement geschickt mit Teamwork-Lösungen. Hier die wichtigsten Funktionen in Kürze:

• SharePoint Online erlaubt dank des strukturierten Ablegens von Dokumenten in Bibliotheken ein professionelles Dokumentmanagement. Der Zugriff kann benutzerspezifisch festgelegt werden.
• Durch die Erstellung von Teamwebsites wird ein virtueller Ort für die Arbeit an gemeinsamen Dokumenten geschaffen. Hier können Termine, Aufgaben und Dokumente in Echtzeit gemeinsam mit Kollegen und Partnern bearbeitet werden.
• Zahlreiche soziale Funktionen (folgen, taggen, bewerten) fördern die Unternehmenskommunikation.
• Die intelligente Suche sorgt für ein schnelles Auffinden der gewünschten Dokumente.
• Dokumente können jederzeit auf beliebigen Endgeräten synchronisiert werden – etwa ganz bequem von einem Tablet oder Smartphone.

Das kann Microsoft Teams

Ergänzt wird die effiziente Gruppenzusammenarbeit in SharePoint Online durch die Nutzung von Microsoft Teams. Die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnittene Teams-Variante bietet Funktionen, die weit über das klassische Skype hinausgehen. Spontane Online-Meetings sind mit Teams ebenso möglich wie das Chatten mit mehreren Personen. Im direkten Vergleich zu Skype zeichnet sich Microsoft Teams durch die folgenden Punkte aus:

• Einfache Online-Besprechungen mit bis zu 250 Personen sind möglich. Die Limitierung auf 25 Personen entfällt.
• Die Software ist perfekt auf weitere Office-Anwendungen wie Microsoft Outlook abgestimmt, was reibungslose Arbeitsabläufe garantiert.

Die Benutzeroberfläche von Microsoft Teams unterscheidet sich kaum von Skype, sodass Mitarbeiter in der Regel keine Probleme bei der Verwendung des Programms haben. Der Nutzen von Teams dürfte sich spätestens bei dem nächsten Online-Meeting mit den ausländischen Partnern herauskristallisieren.

Office 365 – eine realistische Kosten-Nutzen-Rechnung

Von Exchange Online und OneDrive for Business über SharePoint Online bis hin zu Microsoft Teams: Die Office 365 Suite offenbart ihre neuen Qualitäten erst in der Cloud. Die alte Milchmädchenrechnung, nach der lediglich der Kaufpreis einer Office-Suite kalkuliert worden ist, geht längst nicht mehr auf. Dank Server-Diensten aus der Cloud offenbart sich der wahre Nutzen von Office 365 erst mit Blick auf die IT. Den Kosten eines produktivitätssteigernden Cloud-Abonnements steht der Wegfall von eigenen Servern gegenüber. Für Unternehmen ergeben sich daraus folgende Kostenvorteile:

• Sie sparen an Client- und Serverlizenzen.
• Die aufwendige und teure Wartung und Instandhaltung der unternehmenseigenen Server entfällt, sodass die IT-Abteilung sich auf wesentliche Prozesse konzentrieren kann.
• Der erhebliche Energieverbrauch durch stromintensive Server gehört der Vergangenheit an.
• Es entsteht zusätzlicher Platz im Betrieb, der sinnvoll genutzt werden kann.

Hinzu kommt, dass Unternehmen – vor allem in traditionell strukturschwächeren Regionen – im IT-Bereich allzu häufig mit einem Fachkräftemangel konfrontiert sind. Die Auslagerung klassischer IT-Aufgaben in die Cloud schafft schnelle Abhilfe und ermöglicht kleinen IT-Abteilungen, ihre Kapazitäten optimal zu nutzen – ohne dabei Abstriche in puncto Sicherheit in Kauf nehmen zu müssen.

Cloud-Lösungen entlasten IT-Mitarbeiter von Aufgaben, die klassische Infrastrukturen mit sich bringen

Jenseits der Kosteneinsparungen durch ein entsprechendes Cloud-Abonnement kommen weitere positive Effekte hinzu. Insbesondere die Möglichkeit, die Office 365-Dienste mobil und von bis zu fünf Geräten aus zu nutzen, geht mit einer Vielfalt von Vorteilen einher. Flexiblere Arbeitsmodelle, die für die Mitarbeiterzufriedenheit immer essenzieller werden, lassen sich mit den Freiheiten der Cloud problemlos verwirklichen. Warum nicht einige obligatorische Mails im Zug auf dem Nachhauseweg schreiben, ein paar Stunden vom Park aus arbeiten und an dem nächsten Jour fixe über Microsoft Teams vom Wohnzimmer aus teilnehmen? Was noch vor einigen Jahren als Arbeitsutopie gelten musste, lässt sich heute spielend leicht verwirklichen.

Betriebskosten/Monat	On-premise	Cloud
Cloud-Workload Office 365 E3		1.970,00
Wartung/Administration Server	100,00
Wartung/Administration Clients	200,00	100,00
Administration Webservices	200,00	100,00
Wartung/Administration Antivirus/Spam	150,00
Rücklagen Neuanschaffung (auf 5 Jahre)	1.200,00
Personal	500,00	300,00
Strom/Energie	100,00
Klimatisierung/Kühlung	100,00
Gemeinkosten/Umlagen	100,00
	2.650,00	2.470,00

Betriebskostenvergleich von On-premise- und Cloud-Lösungen (Zahlen in Euro)

Sicherheit und Cloud – passt das zusammen?

So verlockend die unternehmensweite Einführung von Office 365 aus Kosten-Nutzen-Perspektive auch klingen mag, das Thema Sicherheit bereitet vielen Unternehmen nach wie vor Bauchschmerzen. Was nützt schließlich eine gesteigerte Produktivität, wenn die Cloud Datendiebstählen – den schädlichen Imagefolgen inklusive – Tür und Tor öffnet? Dann lieber doch mehr Geld in die eigene IT investieren und Cloud-Lösungen links liegen lassen?

Tatsächlich hat das Schreckgespenst der vermeintlich unsicheren Cloud nichts mit der Wirklichkeit mittelständischer Unternehmen zu tun. Im Gegenteil: Die Sicherheit lässt sich durch den Einsatz von Cloud-Produkten, wie sie Office 365 beinhaltet, auf ein Niveau erhöhen, das anders nicht zu erreichen wäre. So gehören folgende Sicherheitsmaßnahmen bei Office 365 zum Standard:

• Höchste Sicherheitsstandards wie der Security Development Lifecycle finden Anwendung.
• Die Mitarbeiter externer Rechenzentren können nicht auf in der Cloud gespeicherte Daten zugreifen.
• Strenge Kontrollmechanismen verhindern ein Mix-up Ihrer Daten mit denen anderer Unternehmen.
• Experten kümmern sich um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
• Unternehmen entscheiden selbst, welche Mitarbeiter Zugriff auf welche Daten erhalten.
• Nach dem Ablauf bzw. der Kündigung einer Lizenz werden sämtliche Daten gelöscht – nichts verbleibt in der Cloud.

Übrigens: Eine Speicherung der Daten auf lokalen Servern bietet – entgegen der weitverbreiteten Ansicht – gegenüber der Cyberkriminalität kaum Vorteile. Oftmals fällt es Cyberkriminellen sogar leicht, Daten unbemerkt von lokalen Servern zu laden.