Im hektischen Berufsalltag ist die effiziente Organisation in Teams keine leichte Aufgabe. Mit Planner* steht Office 365-Nutzern seit Juni 2016 ein praktisches Organisationstool zur Verfügung, mit Funktionen die man bisher von Trello kennt.

Der Vorteil: Planner unterstützt vernetzte Teams bei der Organisation ihrer Projektarbeit. Es lässt sich sehr einfach und schnell ein Projekt organisieren, dabei können Sie mit Planner auch komplexe Aufgaben sehr einfach bewältigen, ohne dass man ewig probieren muss, bis man zum Ziel kommt. Ihr Team kann unter anderem neue Pläne erstellen, Aufgaben und Zeiten organisieren , Abgabetermine festlegen, Aufgaben im Chat besprechen, Status-Updates vornehmen, Dateien freigeben und Statistiken über den Fortschritt einsehen. Bei den folgenden Office 365-Editionen ist Planner inklusive:

• Office 365 Business Essentials
• Office 365 Business Premium
• Office 365 Enterprise E1-E5

Anwender finden Planner im Office 365 App-Startfeld. Der Office 365 Administrator muss nichts unternehmen. Neben der Desktop-Version gibt es auch eine mobile Ansicht.

So verbessert Planner das Office-Paket

Abbildung 1: Microsoft Planner verbessert Teamwork

Die neue Software ermöglicht Unternehmen, Schulen, Organisationen und kleinen Teams im Allgemeinen die einfachere Strukturierung der Zusammenarbeit im Team und fördert die Produktivität. Die Pläne sind innerhalb eines Teams übersichtlich nach Aufgaben unterteilt und lassen sich per Drag & Drop individuell zuweisen. Dafür nutzen Sie Boards mit einzelnen Cards, die Sie beliebig mit Anhängen und Terminvorgaben versehen können. Das Alleinstellungsmerkmal gegenüber anderen Projektmanagement-Tools wie Trello und Co – ist die volle Integration in Office. Fügen Sie beispielsweise E-Mails, Dokumente, Dateien und PowerPoint-Präsentationen als Anhänge hinzu und ordnen Sie diese Aufgaben oder Personen zu. Kategorisieren Sie die Aufgaben nach den zugewiesenen Personen oder ihrem Status. Outlook und OneNote spielen eine wichtige Rolle bei den Aufgaben und der Kommunikation.

Der Clou: Sämtliche relevanten Dokumente, Nachrichten und E-Mails sind in der Cloud gespeichert, werden vom System miteinander verknüpft und stehen allen Beteiligten jederzeit in der aktuellen Version zur Verfügung.

Sie können Dateien an Aufgaben anfügen, diese gemeinsam bearbeiten und bei Bedarf mit Teammitgliedern kommunizieren, ohne die Anwendung zu verlassen.

Wer bereits eine vergleichbares Tool nutzt oder Office 365-Kunde ist, der sollte sich Microsoft Planner einmal genauer anschauen. Im TelekomCLOUD Portal kann Planner 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich getestet werden.

Der schnelle Einstieg

In vier Schritten erstellen Sie einen Plan, stellen ein Team zusammen, weisen Aufgaben zu und aktualisieren den Status.

Schritt 1: Plan erstellen

Microsoft Planner wird im Office-365-App-Startfeld angezeigt

Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto bei Office 365 an und wählen Sie die Kachel „Planner“ im Office 365 App-Startfeld aus.

Microsoft Planner: Neuen Plan erstellen

Sie wählen oben links Neuer Plan aus und

• weisen dem Plan einen Namen zu,
• wählen aus, wer den Plan anzeigen kann,
• hinterlegen eine Beschreibung und
• klicken auf Plan erstellen.

Für den neuen Plan können Sie eine Beschreibung hinzufügen

Wichtig: Wenn Sie einen Plan erstellen, wird gleichzeitig eine neue Office 365-Gruppe erstellt. Solch eine Gruppe erleichtert die Zusammenarbeit über Microsoft Planner hinaus und die Gruppenmitglieder arbeiten auch mithilfe von OneDrive for Business, Outlook und OneNote effektiver zusammen.

Schritt 2: Aufgaben hinzufügen und Termine festlegen

Microsoft Planner: Aufgaben hinzufügen

Dem geöffneten Plan können Sie jetzt Aufgaben hinzufügen. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+), wenn kein Eingabefeld angezeigt wird. Tragen Sie im Feld unter „Aufgabe“ einen Aufgabennamen ein und bestätigen mit der Eingabetaste. Um die nächste Aufgabe hinzuzufügen, setzen Sie die Eingabe einfach fort und listen so schnell und bequem mehrere Aufgaben auf. Die Aufgaben können viele Details enthalten und Sie haben die Möglichkeit:

1. Aufgaben in Buckets zu sortieren
2. Aufgaben mit Etiketten zu kennzeichnen
3. für eine Aufgabe ein Vorschaubild festzulegen
4. eine Aufgabe mit dem Team zu diskutieren
5. Bilder, Dateien oder Links anzufügen
6. Personen zum Plan hinzuzufügen und Personen zu Aufgaben zuzuordnen
7. für eine Aufgabe Start- und Fälligkeitsdaten zu hinterlegen
8. den Aufgabenstatus festzulegen und zu aktualisieren
9. mit Office Online an einer Datei zu arbeiten

Schritt 3: Aufgaben in Buckets sortieren

Aufgaben sortieren Sie in Buckets und teilen die Aufgabenelemente auf

Mithilfe der „Buckets“ lassen sich die Aufgabenelemente der hinzugefügten Aufgaben in Phasen, Arbeitsarten, Abteilungen oder Sonstiges aufteilen. Zur Einrichtung wählen Sie auf dem Board die Auswahlmöglichkeit „Neuen Bucket hinzufügen“. Wird die Option nicht angezeigt? Klicken Sie oben rechts auf „Gruppieren nach“ und wählen Sie „Buckets“ aus.

Jetzt beginnen Sie mit der Organisation, indem Sie Aufgaben in einen Bucket ziehen oder über das Pluszeichen (+) hinzufügen. Tragen Sie den Aufgabennamen ein und klicken Sie auf „Aufgabe hinzufügen“.

Schritt 4: Personen hinzufügen und zu Aufgaben zuordnen

Personen zum Plan hinzufügen

Wählen Sie „Mitglieder hinzufügen“ aus und tragen Sie den Namen ein. Die Zuweisung der Aufgaben erfolgt auf verschiedenen Wegen: Im Mitgliederbereich des Plans werden die beteiligten Personen angezeigt, Sie können eine Person auf die zugehörige Aufgabe ziehen und so die Zuordnung schnell vornehmen.

Sie können eine Aufgabe nur einer Person zuweisen

Wichtig: Sie können eine Aufgabe nur einer Person zuweisen. Möchten Sie eine Aufgabe mehreren Personen zuordnen, erstellen Sie am besten weitere Aufgaben mit ähnlichen Namen und erzeugen dann die Verknüpfung.

Schnell und einfach: Aufgabe erstellen und die gewünschte Person zuweisen

Alternativ können Sie bereits während der Aufgabenerstellung eine Person zuordnen: Sie tragen den Aufgabennamen ein, klicken auf „Zuweisen“ und wählen ein Mitglied aus der Liste aus. Wählen Sie „eine neue Person hinzufügen“, falls die gewünschte Person nicht angezeigt wird. Zum Ändern einer Zuordnung klicken Sie auf den Namen und wählen eine andere Person aus der Liste aus. Personen lassen sich durch einen Klick auf den Pfeil neben den Planmitgliedern auch wieder aus der Liste löschen. Platzieren Sie den Mauszeiger auf den entsprechenden Namen, wählen Sie die drei Punkte auf der rechten Seite und klicken Sie auf „Aus Plan entfernen“.

Kompatibilität zu fast allen Geräten

Neben der Browser-Version von Microsoft Planner, steht die Software in den kommenden Monaten auch als mobile App für iOS, Android und Windows zur Verfügung. Damit wird das Tool den Ansprüchen räumlich unabhängig arbeitender Teams gerecht.

Hinweis: Haben Sie Ideen, Feedback oder Wünsche? Kontaktieren Sie uns unter der kostenfreien Experten-Hotline 0800 33 04444!

*derzeit ist Planner nur in der EU Cloud verfügbar!