Der Unterschied zwischen Office 365 Group und einer Verteilerliste

Eine Verteilerliste ist eine Sammlung von E-Mail-Adressen. Mit einer derartigen Liste lässt sich eine E-Mail mit einem Klick an mehrere Empfänger verschicken. Office 365 Groups integriert eine Verteilerliste und weitere geteilte Anwendungen:

• Posteingang für die Gruppenkommunikation per E-Mail
• Kalender zur Planung von Meetings und Veranstaltungen
• Bibliothek zum Speichern und Bearbeiten von Ordnern und Dateien der Gruppe
• OneNote zum Festhalten von Notizen zum Projekt
• Planungs-Tool zur Organisation und Zuweisung von Aufgaben, mit Abruf des Projektfortschritts

Wenn Sie einer Gruppe beitreten, wird Ihre E-Mail-Adresse automatisch der Verteilerliste hinzugefügt und Sie erhalten Zugriff auf alle dortigen Informationen.

Erste Schritte mit Office 365 Groups

Die Software ist in die bekannten Office 365 Programme integriert und Sie können gleichzeitig mit mehreren Mitarbeitern Dokumente oder Diagramme erstellen und zusammen bearbeiten. Um in einem Projekt aktiv zu werden, können Sie einfach eine neue Gruppe erzeugen und Kollegen einladen. Sie können auch nach existierenden Gruppen, die standardmäßig offen sind, suchen und diesen beitreten. So sehen Sie alle Unterhaltungen, Meilensteine und Dateien ein und finden schnell Anschluss an die bisherige Arbeit. Natürlich können Sie für sensible Projekte und Inhalte auch private Gruppen erstellen.

Rufen Sie Office 365 über „Meine Produkte“ in der TelekomCLOUD auf.

Sie können Gruppen verwenden, um Ihre Ideen und wichtige Dateien zu teilen.

Office 365 Planner

Abbildung 1: Office 365 Planner verbessert Teamwork

Seit Anfang Juni 2016 ist mit Microsoft Planner* ein weiteres Tool zur aufgabenorientierten Arbeitsplanung und strukturierten Zusammenarbeit verfügbar. Das eng mit Office 365 Groups verbundene Programm fördert die effektive Teamarbeit. Wenn Sie Office 365 Groups bereits im Unternehmen einsetzen, verfügt mit dem Planner jetzt jede Gruppe zusätzlich über einen „Plan“ – idealerweise arbeitet sie bereits mit einem gemeinsamen Kalender, Notizbuch und OneDrive-Ordner. Diese Pläne verschaffen einen Überblick über die ToDo’s in einzelnen Projekten. Erstellt ein Mitarbeiter einen neuen Plan, wird gleichzeitig eine neue Gruppe erstellt. Wird ein Plan gelöscht, folgt die Löschung der Gruppe mit allen verbundenen Elementen.

Mit einem Plan können Teams ihre Arbeit optisch besser aufbereiten und organisieren. Jeder Plan hat sein eigenes Board, dahinter repräsentiert jeweils eine Karte eine Aufgabe mit einer möglichen Deadline, optionalen Anhängen, Kategorien und Konversationen. Teams erstellen Pläne, können Aufgaben organisieren, zuweisen und gemeinsam an diesen arbeiten. Sie können den Status aktualisieren und Dateien teilen, während ein Dashboard und E-Mail-Benachrichtigungen sämtliche Mitglieder über den Fortschritt informieren. So ist jedes Teammitglied informiert und hat den Gesamtstatus im Überblick.

Dank der vollständigen Integration in Office 365 sind alle in Office 365 Planner geführten Konversationen auch in Outlook 2016, Outlook Groups Mobile Apps und Outlook on the Web verfügbar.

Die Software ist für alle berechtigten Office 365 Kunden verwendbar. Dazu gehören jene mit den Office 365 Abos Enterprise E1-E5, Business Essentials, Premium und Education. Sobald die Software bereitsteht, wird diese im Office 365 App-Launcher angezeigt. Admins müssen nichts weiter unternehmen.

Weitere Informationen zu Office Planner finden Sie hier.

*Derzeit ist Planner nur in der EU Cloud verfügbar!