Microsoft 365 Groups und Planner: Effektiver zusammenarbeiten
UPDATE: Die Office-365-Business-Angebote für kleine und mittlere Unternehmen haben einen neuen Namen bekommen. Ab sofort wird für verschiedene Office-365-Business-Editionen einheitlich die Marke Microsoft 365 verwendet. Es gibt keine Änderungen der Funktionen, Preise oder Vertragslaufzeiten. Mehr Details in unserem Blogpost.
Im Unternehmen produktiv zu sein, bedeutet oft, Informationen zu teilen und in Projektgruppen zusammenzuarbeiten. Aber häufig sind die Werkzeuge, die wir nutzen, um Menschen zusammenzubringen, von Anwendung zu Anwendung unterschiedlich – Distribution Groups in Outlook, Buddy Lists in Microsoft Teams, Groups in Yammer. Deshalb hat Microsoft die sog. Microsoft 365 Groups eingeführt – eine Funktion, mit der Sie sich ganz einfach mit Kollegen verbinden können, um mehr zu erledigen.
Schauen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie Microsoft 365 Groups Menschen zueinander führt, um in Office 365 bzw. Microsoft 365 besser zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.
Der Unterschied zwischen Microsoft 365 Groups und einer Verteilerliste
Eine Verteilerliste ist eine Sammlung von E-Mail-Adressen. Mit einer derartigen Liste lässt sich eine E-Mail mit einem Klick an mehrere Empfänger verschicken. Microsoft 365 Groups integrieren eine Verteilerliste und weitere geteilte Anwendungen:
- Posteingang für die Gruppenkommunikation per E-Mail
- Kalender zur Planung von Meetings und Veranstaltungen
- SharePoint-Bibliothek zum Speichern und Bearbeiten von Ordnern und Dateien der Gruppe
- OneNote zum Festhalten von Notizen zum Projekt
- Planungs-Tool zur Organisation und Zuweisung von Aufgaben, mit Abruf des Projektfortschritts
- Yammer (wenn die Gruppe in Yammer erstellt wurde)
- Ein Team (wenn die Gruppe in Teams erstellt wurde)
- Roadmap (wenn Sie Project für das Web nutzen)
Wenn Sie einer Gruppe beitreten, wird Ihre E-Mail-Adresse automatisch der Verteilerliste hinzugefügt und Sie erhalten Zugriff auf alle dortigen Informationen.
Erste Schritte mit Microsoft 365 Groups
Die Software ist in die bekannten Office 365- bzw. Microsoft 365-Anwendungen integriert und Sie können gleichzeitig mit mehreren Mitarbeitern Dokumente oder Diagramme erstellen und zusammen bearbeiten. Um in einem Projekt aktiv zu werden, können Sie einfach eine neue Gruppe anlegen und Kollegen einladen. Sie können auch nach existierenden Gruppen, die standardmäßig offen sind, suchen und diesen beitreten. So sehen Sie alle Unterhaltungen, Meilensteine und Dateien ein und finden schnell Anschluss an die bisherige Arbeit. Natürlich können Sie für sensible Projekte und Inhalte auch private Gruppen erstellen.
Rufen Sie Office 365 bzw. Microsoft 365 über „Meine Produkte“ in der TelekomCLOUD auf.
Sie können Gruppen verwenden, um Ihre Ideen und wichtige Dateien zu teilen.
Microsoft Planner
Abbildung 1: Microsoft Planner verbessert Teamwork
Seit Juni 2016 ist mit Microsoft Planner ein weiteres Tool zur aufgabenorientierten Arbeitsplanung und strukturierten Zusammenarbeit verfügbar. Das eng mit Microsoft 365 Groups verbundene Programm fördert die effektive Teamarbeit. Wenn Sie Microsoft 365 Groups bereits im Unternehmen einsetzen, verfügt mit dem Planner jetzt jede Gruppe zusätzlich über einen „Plan“ – idealerweise arbeitet sie bereits mit einem gemeinsamen Kalender, Notizbuch und OneDrive-Ordner. Diese Pläne verschaffen einen Überblick über die ToDos in einzelnen Projekten. Erstellt ein Mitarbeiter einen neuen Plan, wird gleichzeitig eine neue Gruppe erstellt. Wird ein Plan gelöscht, folgt die Löschung der Gruppe mit allen verbundenen Elementen.
Mit einem Plan können Teams ihre Arbeit optisch besser aufbereiten und organisieren. Jeder Plan hat sein eigenes Board, dahinter repräsentiert jeweils eine Karte eine Aufgabe mit einer möglichen Deadline, optionalen Anhängen, Kategorien und Konversationen. Teams erstellen Pläne, können Aufgaben organisieren, zuweisen und gemeinsam an diesen arbeiten. Sie können den Status aktualisieren und Dateien teilen, während ein Dashboard und E-Mail-Benachrichtigungen sämtliche Mitglieder über den Fortschritt informieren. So ist jedes Teammitglied informiert und hat den Gesamtstatus im Überblick.
Dank der vollständigen Integration mit Office 365 bzw. Microsoft 365 sind alle in Microsoft Planner geführten Konversationen auch in Outlook, Outlook Groups Mobile Apps und Outlook on the Web verfügbar.
Die Software ist für alle berechtigten Office 365- bzw. Microsoft 365-Kunden verwendbar. Dazu gehören jene mit den folgenden Abonnements: Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium sowie Office 365 Enterprise E1, E3 und E5 und Microsoft 365 Enterprise E3 und E5. Sobald die Software bereitsteht, wird diese im App-Launcher angezeigt. Admins müssen nichts weiter unternehmen.
Weitere Informationen zu Microsoft Planner finden Sie hier.
