1. Applikation buchen und eine kostenlose .onmicrosoft-Domain auswählen

Ihre .onmicrosoft-Domäne wählen Sie bereits während der Buchung von Office 365 in der TelekomCLOUD, indem Sie z. B. Ihren Firmennamen oder eine andere Wunschdomain in das dafür vorgesehene Feld eintragen.

Für Office erstellt sich bei manueller Konfiguration daraus eine kostenlose Domäne nach dem Muster "meinefirma.onmicrosoft.de" und einen Office 365-Admin-Zugang mit der ID "admin(at)meinefirma.onmicrosoft.de". Bei der automatischen Konfiguration wird eine Mischung aus Emailadresse und Firmenname erstellt. Für Office EU erstellt das System eine Domäne nach dem Muster "meinefirma.onmicrosoft.com" und einen Office 365-Admin-Zugang mit der ID "admin(at)meinefirma.onmicrosoft.com". Diese Domänen können Sie später nicht mehr umbenennen! Es kann allerdings vorkommen, dass die gewünschte ".onmicrosoft.com" oder "onmicrosoft.de" - Domain bereits vergeben ist und Sie sich eine alternative Domain aussuchen müssen. Sie können aber in der späteren Verwaltung des administrativen Office-Zuganges auch Ihre eigene bereits vorhandene Firmendomain einbinden. Stellen Sie den Benutzernamen dann von der ".onmicrosoft.com" oder ".onmicrosoft.de" auf Ihre eigene Domäne um. Sobald Sie diese Einstellung speichern, wird die Standard-E-Mail-Adresse sowie der Log-in-Name des Benutzers auf diesen Benutzernamen umgestellt. Sie können auch mehrere Benutzer gleichzeitig auf die gewünschte Domäne umstellen.

2. Der erste Log-in und Passwort-Änderung

Nach erfolgter Buchung erhalten Sie automatisch eine E-Mail mit der Office 365-Admin-ID und einem temporären Passwort. Loggen Sie sich mit diesen Zugangsdaten ein und ändern Sie das Passwort nach eigenem Wunsch. Melden Sie sich nun ab und wieder – mit dem neuen Passwort – an, um etwa Ihr Paket zu verwalten, weitere Domains hinzuzufügen oder die Dienste einzurichten.

Beachten Sie: Der automatisch erstellte Office 365-Admin hat standardmäßig keine Lizenz zur Nutzung der Office 365-Dienste, kann mit seinen Administrator-Rechten aber die Verwaltung der Dienste vornehmen. Als Office 365-Admin können Sie jederzeit neue Benutzer mit Administrator-Rechten im Office 365 erstellen oder bestehende Benutzer mit diesen Berechtigungen versehen.

3. Benutzer zuweisen und Benutzernamen wählen

Ihre Office 365-Lizenzen haben Sie im TelekomCLOUD Portal erworben. Jetzt müssen Sie diesen Lizenzen einen Nutzer zuweisen. Die Benutzer legen Sie direkt im Office 365 Admin Portal an. Beim Anlegen der User können Sie den Nutzern direkt im Erstellprozess die gewünschte Office 365-Lizenz zuweisen.

Mit einem Klick auf „Benutzer und Gruppen“ in der Office 365-Verwaltungskonsole ändert sich die Ansicht und Sie können Benutzer hinzufügen und Lizenzen zuweisen. Mit einem Klick auf das „Plus“ fügen Sie einen neuen Benutzer hinzu.

Abbildung 1: Der Admin kann den Benutzern Lizenzen zuweisen

Bitte vergeben Sie für diesen Benutzer einen Benutzernamen und weisen Sie ihm unter dem Punkt „Lizenzen“ dann die Lizenzen für die einzelnen Dienste zu.

Im nächsten Schritt können Sie noch festlegen, an welche E-Mail-Adresse die neuen Log-in-Daten gesendet werden sollen.

Abbildung 2: Der neu angelegte User erhält eine E-Mail mit temporären Zugangsdaten

Sie können bei der Benutzererstellung auswählen, dass dieser bei Erstanmeldung ein neues Kennwort vergeben muss.

Abbildung 4: Der User kann jetzt die zugewiesenen Dienste sehen

In seinem Konto hat der Benutzer dann die Zugänge zu den vom Office 365-Admin zugewiesenen Diensten wie z. B. Outlook Online, OneDrive for Business oder Microsoft Teams, sofern der Office 365-Plan diese beinhaltet.

Weitere Informationen finden Sie in unseren FAQs.

Umbenennen eines bestehenden Benutzers

Um einen bestehenden Benutzer in Ihrem Office 365-Paket umzubenennen, melden Sie sich mit Ihrer Office 365-Admin-ID in Office 365 an. Anschließend wechseln Sie in den Bereich „Benutzer“ à „Aktive Benutzer“, dort wählen Sie den entsprechenden User aus und gehen auf „Bearbeiten“. Nun können Sie unter „Details“ den Benutzernamen sowie den Anzeigenamen für diesen Benutzer anpassen.

4. Domänen hinzufügen und DNS-Einstellungen setzen

Sie können eine bereits vorhandene Domain auch für Office 365 nutzen. Die einzelnen Schritte für die Nutzung sind im Office 365-Admin- und Management-Bereich innerhalb von Office 365 beschrieben. Melden Sie sich dazu mit Ihrer Office 365-Admin-ID in Office 365 an und folgen Sie den dort beschriebenen Anweisungen. Die DNS-Einstellungen selbst sind bei Ihrem Provider beziehungsweise durch diesen zu ändern. Es sei denn, Sie delegieren die Nameserver vorher an Microsoft – dann können Sie die DNS-Einträge über die Domänen-Verwaltung in Office 365 setzen.

5. Benutzer auf die Domäne umstellen

Um Ihre in Office 365 angelegten Benutzer auf Ihre Domäne umzustellen, begeben Sie sich zunächst in die Office 365-Benutzerverwaltung. Wählen Sie den Benutzer aus, der umgestellt werden soll, und klicken Sie auf den „Stift“, um die Benutzereinstellungen zu ändern.

Abbildung 5: Screenshot der Office 365-Benutzerverwaltung

Stellen Sie den Benutzernamen dann von der „.onmicrosoft.com“ oder „.onmicrosoft.de“ auf Ihre eigene Domäne um. Sobald Sie diese Einstellung speichern, wird die Standard-E-Mail-Adresse sowie der Log-in-Name des Benutzers auf diesen Benutzernamen umgestellt.Sie können auch mehrere Benutzer gleichzeitig auf die gewünschte Domäne umstellen.

6. Office Software herunterladen und installieren

Mit einer Benutzerlizenz eines Office 365 Business-, Business Premium-, Enterprise Pro Plus- oder Enterprise E3-Pakets haben Sie die Möglichkeit, die Office-Anwendungen (Office 2016) auf bis zu 5 PCs oder Macs zu nutzen.

Um die Office-Anwendungen herunterzuladen und zu installieren, melden Sie sich auf der Office 365-Loginseite mit Ihrem Office 365-Account an. Für Office 365 EU melden Sie sich bitte hier an.

Sie befinden sich auf der Office 365-Startseite. Dort haben Sie per Klick auf „Jetzt installieren“ direkt die Möglichkeit, die Installationsdatei herunterzuladen. Für Admins ist das Office-Bereitstellungstool (Office Deployment Tool / ODT) praktisch: Sie können es nutzen, um die Installation der Office-Anwendungen auf den Rechnern der Mitarbeiter zu steuern bspw. von einem Netzwerkrechner, sodass nicht jeder Mitarbeiter selbst den Download und die Installation vornehmen muss).

Unter Office 365 – „Einstellungen“ > „Software“ sind nun die zur Verfügung stehenden Downloads ersichtlich – hier finden Sie auch die aktuelle Office Desktop-Version.

(Entfällt für Nutzer einer Exchange Online Lizenz, da sie keine vollständige Office Suite gebucht haben.)

7. Outlook mit dem E-Mail-Postfach von Office 365 verbinden

Desktop-Version

Um Ihre Outlook Desktop-Version mit dem neuen Postfach zu verbinden, gehen Sie im Menü „Datei“ zu „Neues Konto“. Das entsprechende Dialogfenster öffnet sich.

Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein und klicken Sie auf „Weiter“. Nun beginnt eine automatische Konfiguration. Ist diese beendet, klicken Sie auf „Fertigstellen“ und Ihr neuer Account ist bereit.

E-Mail-Setup-Assistent

Wenn Sie Hilfe bei der Einrichtung Ihres Exchange Online E-Mail-Kontos benötigen, möchten wir Ihnen den E-Mail-Setup-Assistenten von Microsoft empfehlen. Dort haben Sie die Möglichkeit, die von Ihnen genutzte Plattform sowie den entsprechenden E-Mail-Client auszuwählen. Anschließend erfolgt eine ausführliche Anleitung zur Einrichtung. Benutzen Sie hierzu bitte folgenden Link. Übrigens: Mit Exchange Online können Sie Ihre geschäftlichen E-Mails ganz einfach verschlüsseln!

8. Mobile Geräte mit dem E-Mail-Postfach von Office 365 verbinden

Anleitungen für verschiedene mobile Geräte

Sie können verschiedene mobile Geräte über Active Sync mit Ihren Exchange-Postfächern in Office 365 verbinden. Viele Geräte, die auf iOS, Android, Windows Phone und BlackBerry OS basieren, werden unterstützt.

Mehr Informationen dazu und einen Einrichtungs-Assistenten finden sie hier.

Bei älteren BlackBerry-Geräten müssen vorher die BlackBerry Business Cloud Services aktiviert werden. Dies können Sie über die Office 365-Diensteinstellungen unter dem Punkt „Mobile Geräte“ erledigen. Ab BlackBerry OS 10 können Sie Ihr BlackBerry auch über Active Sync mit Office 365 Exchange verbinden.

9. Freigegebene Postfächer einrichten

Mithilfe von freigegebenen Postfächern kann eine bestimmte Personengruppe E-Mail-Nachrichten von einem gemeinsamen Konto, etwa von öffentlichen E-Mail-Adressen wie „info@contoso.com“ oder „kontakt@contoso.com“, sehr einfach überwachen und senden. Wenn eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, die an das freigegebene Postfach gesendet wurde, wird als Absender der E-Mail das freigegebene Postfach angegeben, nicht der einzelne Benutzer.

Freigegebene Postfächer sind ein hervorragendes Mittel zur Bearbeitung von E-Mail-Anfragen von Kunden, da sich mehrere Personen die Zuständigkeit für die Überwachung des Postfachs und das Beantworten von Anfragen teilen können. Ihre Kunden erhalten schnell Antworten auf ihre Anfragen und alle zugehörigen E-Mails sind in einem Postfach gespeichert.

Solch ein freigegebenes Postfach verfügt über keinen eigenen Benutzernamen, kein Kennwort und ist ein deaktiviertes Benutzerkonto. Benutzer können sich nicht direkt über Outlook oder die Outlook Web App anmelden und müssen das freigegebene Postfach zunächst hinzufügen. Den freigegebenen Postfächern werden keine Lizenzen zugewiesen, solange das Speicherkontingent von 50 Gigabyte nicht überschritten wird. Die notwendigen Schritte:

• Bei Office 365 mit Firmenkonto anmelden
• Zum Office 365 Admin Center wechseln
• Zu „Freigegebene Postfächer“ wechseln
• Auf das Symbol + klicken
• Auf der Seite einen Namen für das freigegebene Postfach und eine E-Mail-Adresse auswählen, die gewünschten Mitglieder hinzufügen und dann auf „Erstellen“ klicken.

Abbildung 6: Sie können ein Postfach freigeben und Mitglieder hinzufügen

Sie können das Postfach über die Seite „Mitglieder hinzufügen“ und „Neu hinzufügen“ später um weitere Personen erweitern. Diese können das Postfach überwachen und E-Mails senden. Geben Sie im Suchfeld den Namen einer Person ein und klicken Sie auf „Suchen“, kann sie in die Mitgliederliste aufgenommen werden. Wenn Sie alle gewünschten Nutzer hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Fertigstellen“. Vorhandene Mitglieder lassen sich auch wieder entfernen.

10. Die Berechtigungsstruktur für eine Dokumentenbibliothek einrichten

Unter gewissen Umständen sollten SharePoint-Nutzer Dokumente nur lesen, aber nicht bearbeiten dürfen. Die Dokumentenbibliotheken dienen der übersichtlichen Darstellung sowie Verwaltung von Dateien und Dokumenten und vereinfachen ihre Organisation. Die Berechtigungen lassen sich für einen oder mehrere Benutzer anpassen, indem der Administrator jene auswählt und auf „Benutzerberechtigungen bearbeiten“ klickt. Folgende vordefinierte Berechtigungsstufen stehen zur Auswahl:

• Vollzugriff
• Entwerfen: Anwender kann Dokumente anzeigen, bearbeiten, hinzufügen, löschen, aktualisieren, genehmigen und anpassen.
• Mitwirken: Anwender kann Dokumente und Listenelemente anzeigen, hinzufügen, aktualisieren und löschen.
• Lesen: Anwender kann Seiten und Listenelemente anzeigen sowie Dokumente herunterladen.
• Nur anzeigen: Benutzer kann Listenelemente, Seiten und Dokumente anzeigen. Dokumente mit serverseitigen Dateihandlern lassen sich im Browser anzeigen, können jedoch nicht heruntergeladen werden.

Die Berechtigungen der SharePoint-Teamwebseite werden auf alle untergeordneten Dokumente und Bereiche vererbt. Ist die Vererbung nicht gewünscht, erfolgt die Deaktivierung über den Button „Berechtigungsvererbung beenden“. Über den Button „Berechtigungsstufen“ kann der Admin neue Stufen definieren.

11. Schulungscenter für Office 365-Dienste

Das Schulungscenter von Microsoft für Office 365 bietet Ihnen umfassende Informationen, Tipps sowie eine große Auswahl an Vorlagen.

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