In den vergangenen Monaten hat ein Trend rasant an Fahrt aufgenommen, der sich schon seit längerem abzeichnet und vorhersagt, dass auch in Zukunft New Work-Konzepte und das standortunabhängige, digitale Arbeiten weiterhin an Relevanz gewinnen werden. Damit geht nicht nur einher, dass Mitarbeiter mit dem nötigen Rüstzeug zur digitalen Arbeit ausgestattet werden, sondern dass sich auch die Meeting-Kultur nachhaltig verändern wird. In unserem Blogbeitrag erfahren Sie mehr über besagten Trend, ebenso erklären wir Ihnen, wie Sie die Meeting-Räume Ihres Unternehmens mit Hilfe von Microsoft Teams und anderer Technik für virtuelle Besprechungen anschlussfähig machen.

Vor gar nicht allzu langer Zeit war das Homeoffice noch ein eher exotischer Ort für die Arbeit. In einem Statista-Dossier über die „Neue Arbeitswelt“¹  gaben im Jahr 2018 noch 48,5 Prozent der befragten Deutschen an, nie von daheim aus zu arbeiten. Weitere 31,1 Prozent taten das nur vereinzelt. Meetings fanden dementsprechend fast ausschließlich mit persönlicher Anwesenheitspflicht in einem physischen Meeting-Raum statt.

Im März 2020 änderte sich diese Situation schlagartig. Die Anwesenheit der Menschen am Arbeitsplatz sank laut Google-Auswertungen um 45 Prozent gegenüber dem Vormonat. Ein Großteil der Arbeitnehmer musste die Arbeit ganz oder teilweise ins Homeoffice verlegen. 39 Prozent davonhatten laut einer Studie des Bundesumweltministeriums zuvor keine Erlaubnis dafür. Der Trend zur Digitalisierung wurde rasant beschleunigt. Die Nutzung von Videokonferenzen stieg laut der Studienautoren um 120 Prozent an. Zwei Drittel der vom Wuppertal Institut und den Wirtschaftsprüfern von Ernst & Young befragten Arbeitnehmer glauben, dass auch in Zukunft Besprechungen vorrangig über Videokonferenzen abgewickelt werden.

„Flexibilität gewinnt eine immer höhere Bedeutung. Sie gilt als eines der Schlüsselwörter im Zusammenhang mit der neuen Arbeitswelt. Als besonders wichtig gelten hier: bessere Verteilung der Arbeit, Selbstbestimmung, flexible Arbeitszeiten sowie flexible Arbeitsplatz- und Mobilitätskonzepte.“
(Auszug aus „Neue Arbeitswelt: Statista DossierPlus zur neuen Arbeitswelt“)

Flexible, virtuelle und standortunabhängige Meetings sind die Zukunft

Tatsächlich entspricht es den Bedürfnissen der Menschen, dass Meetings auch künftig zunehmend virtuell stattfinden werden. In der Statista-Umfrage wünschen sich 46,5 Prozent eine bessere Life-Work-Balance mit mehr Freiheiten. 43,3 Prozent wollen zeitlich ungebunden arbeiten und 37,5 Prozent ortsungebunden. New Work bedeutet laut den Autoren der Statista-Studie wegweisende Änderungen: 

„Flexibilität gewinnt eine immer höhere Bedeutung. Sie gilt als eines der Schlüsselwörter im Zusammenhang mit der neuen Arbeitswelt. Als besonders wichtig gelten hier: bessere Verteilung der Arbeit, Selbstbestimmung, flexible Arbeitszeiten sowie flexible Arbeitsplatz- und Mobilitätskonzepte.“

Das heißt: Künftig werden sich die Menschen einfach von dem Ort zu einem Meeting zuschalten, an dem sie sich gerade befinden. Ob am Arbeitsplatz, aus dem Homeoffice oder von unterwegs – die neuen technischen Möglichkeiten versprechen mehr Selbstbestimmung, eine bessere Vereinbarkeit von Arbeit und Familie und damit eine größere Zufriedenheit mit dem eigenen Job. Es zeichnet sich ein Trend ab, demzufolge Arbeitsteams in Zukunft zwar räumlich auseinanderrücken werden, aber gleichzeitig durch größere Freiheit mehr Kreativität entfalten und somit gemeinsam bessere Ergebnisse erzielen können.

Die technischen Möglichkeiten mit Microsoft Teams

Bedingung für die perfekte Entfaltung von New Work – der neuen Arbeitswelt – sind ausgefeilte technische Lösungen. Die Telekom bietet dabei mit Microsoft Teams das optimale Tool für virtuelle Meetings von jedem Computer oder Mobilgerät und von jedem denkbaren Standort aus. Die Teilnahme an einer virtuellen Besprechung mit Microsoft Teams ist kinderleicht – für interne Team-Mitglieder genau wie für externe Freelancer, neue Bewerber und Dienstleister oder Kunden. Die einfachste Variante ist ein Link, der an eine geschäftliche oder private E-Mail-Adresse gesendet wird. Dann genügt ein Klick, um sich in eine Besprechung einzuwählen. Nicht einmal ein Download oder Plug-In für Teams im Webbrowser sind erforderlich.

In manchen Situationen ist weder der Zugriff auf Teams im Web noch die Nutzung der Teams-App möglich. Deshalb kann sich jeder in der Regel auch über eine in der Besprechungseinladung angegebenen Telefonnummer unter Angabe der Konferenz-ID einwählen. Dazu werden lokale Einwahlnummern angeboten – man kann also kostengünstig teilnehmen, egal, wo man sich gerade auf der Welt befindet. Wer Microsoft Teams auf seinem Gerät installiert hat, kann zum Beispiel auch über einen Klick aus einem Termin im Teams-Kalender, aus einem Chat oder einem Kanal einfach am Meeting teilnehmen.

Virtuell an Team-Meetings teilnehmen als befände man sich im selben Raum

In der virtuellen Besprechung selbst kann man auf modernste technische Möglichkeiten zurückgreifen und damit mindestens genauso effektiv wie bei einem physischen Meeting arbeiten. Audio und Video in HD-Qualität garantieren die nötige Nähe zwischen den Besprechungs-Teilnehmern. Und mit intelligenten Weichzeichnern kann der Hintergrund der Videoübertragung unscharf gemacht oder durch ein eigenes Bild ausgetauscht und somit Ablenkungen vermieden werden. Dank der nahtlosen Integration von Microsoft 365 lassen sich von allen Team-Mitgliedern Inhalte wie Präsentationen, Dokumente oder Videos ganz einfach teilen und parallel bearbeiten.

„Im Mittelpunkt von New Work steht das Individuum und seine Potentialentfaltung. Die Arbeit soll im Dienst des Menschen stehen und nicht umgekehrt.“ 
(Aus „Neue Arbeitswelt: Statista DossierPlus zur neuen Arbeitswelt“)

Whiteboard-Inhalte für alle Teilnehmer zugänglich machen

Zur Standardausstattung vieler Meeting-Räume gehört in den meisten Fällen ein Whiteboard. Während es für die physisch Anwesenden ein praktisches Werkzeug zur Diskussion und Präsentation neuer Ideen ist, bot es bislang für Remote-Teilnehmer einer Besprechung jedoch kaum Mehrwert, da der direkte Blick in einer Online-Besprechung auf die dortigen Inhalte nicht möglich war. 

Auch an diese Situation hat man bei Microsoft gedacht. So unterstützt Microsoft Teams den Einsatz von so genannten Content-Kameras. Sie sind mit dem Microsoft Teams Meetings-Kerngerät im physischen Besprechungsraum verbunden, erfassen die Inhalte auf dem analogen Whiteboard und machen sie für alle Teilnehmer, egal ob remote oder im Raum anwesend, verfügbar. Selbst wenn die Sicht auf das Whiteboard verstellt ist, weil jemand darauf schreibt, zeichnet oder weil man einfach in einem ungünstigen Winkel zu dem Whiteboard sitzt, können die Besprechungsteilnehmer alle Inhalte sehen.

An dieser Stelle hört der Funktionsumfang von Microsoft Teams jedoch längst nicht auf: Die Inhalte des analogen Whiteboards werden nämlich auf eine virtuelle Version innerhalb der Software übertragen und können dort von den Konferenzteilnehmern bequem auf dem eigenen Laptop oder mobilen Endgerät erweitert werden. Auf diese Weise ermöglicht Microsoft Teams einen lebendigen Austausch über Standortgrenzen hinweg und erlaubt noch kreativere und innovativere Besprechungssituationen.

Barrierefreiheit mit Live-Untertiteln

Zusätzlich hat Microsoft auch die Barrierefreiheit tief in die Entwicklung von Microsoft Teams integriert. In verschiedenen Sprachen verfügbare Live-Untertitel sorgen dafür, dass Teilnehmer an lauten Orten, mit Höreinschränkungen oder unterschiedlichen Sprachkenntnissen die Konferenz verfolgen können. Zudem können alle Besprechungen natürlich in beliebiger Form – ob Audio, Video oder Bildschirmfreigabe – aufgezeichnet werden. Aufnahmen, Notizen und Whiteboard-Inhalte werden anschließend im Besprechungs-Chat angezeigt. Somit sind alle Informationen über das virtuelle Meeting an einem Ort gebündelt. Das ist auch für Team-Mitglieder wichtig, die an einer wichtigen Konferenz nicht teilnehmen konnten und sich für die nächste Besprechung auf den aktuellen Stand bringen wollen. Dabei unterstützt auch die Chat-Funktion in Microsoft Teams, mit der alle Team-Mitglieder jederzeit in Kontakt bleiben.

Gemeinsam mit der Telekom zu einer besseren Zusammenarbeit in der neuen Arbeitswelt

Auch wenn die Umstellung zu dieser neuen Art der Zusammenarbeit viele Unternehmen vor eine große Herausforderung stellt, birgt sie großes Potenzial zur Förderung von Kreativität und Produktivität in der eigenen Organisation: „Im Mittelpunkt von New Work steht das Individuum und seine Potentialentfaltung. Die Arbeit soll im Dienst des Menschen stehen und nicht umgekehrt“, heißt es dazu in der Statista-Studie.