Für Administratoren und IT-Verantwortliche: Wie Sie Microsoft Teams für Ihre Firma einrichten
UPDATE: Die Office-365-Business-Angebote für kleine und mittlere Unternehmen haben einen neuen Namen bekommen. Ab sofort wird für verschiedene Office-365-Business-Editionen einheitlich die Marke Microsoft 365 verwendet. Es gibt keine Änderungen der Funktionen, Preise oder Vertragslaufzeiten. Mehr Details in unserem Blogpost.
Microsoft Teams bietet die perfekte Plattform für die virtuelle Zusammenarbeit in Ihrer Firma. Hier erfahren Administratoren und IT-Verantwortliche, wie sie das Tool einrichten und das Maximum für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter herausholen können. Zusätzlich bietet die Telekom auch ein reichhaltiges Workshop-Angebot rund um Microsoft Teams an.
Die Architektur von Microsoft Teams
Microsoft Teams basiert auf Microsoft 365-Gruppen, Microsoft Graph und den gleichen Sicherheits-, Compliance- und Verwaltungsgrundlagen wie die anderen Anwendungen von Microsoft 365 und Office 365. Microsoft Teams nutzt die in der Azure Active Directory (Azure AD) gespeicherten Identitäten.
Wenn man ein Team in Microsoft Teams erstellt, werden im Hintergrund folgende Dinge angelegt:
- eine neue Microsoft 365-Gruppe
- eine SharePoint-Online-Website und Dokumentenbibliothek zum Speichern von Teamdateien
- ein gemeinsames Exchange Online-Postfach und ein gemeinsamer Kalender
- ein OneNote-Notizbuch
- sowie Verbindungen mit anderen Microsoft 365 und Office-365-Anwendungen wie Planner und Power BI
Wenn man ein Team aus einer bestehenden Gruppe erstellt, werden die Mitgliedschaft, die Website, die Mailbox und das Notebook dieser Gruppe in Microsoft Teams angezeigt.
Mit Microsoft Teams können Sie nicht nur dafür sorgen, dass die Menschen in Ihrem Unternehmen auch aus dem Homeoffice per Chat und (Video)-Anruf miteinander kommunizieren können. Sie können Teams auch so anpassen, dass die internen und externen Mitarbeiter*innen und sogar Kund*innen Zugriff auf gemeinsame Notizen, Webseiten und Apps haben. Das Ganze natürlich völlig unabhängig vom Aufenthaltsort der Benutzer*innen – und egal, ob sie am Desktop-Computer, im Web oder mit einer mobilen Anwendung arbeiten.
Um Teams anzupassen und zu erweitern, lassen sich Anwendungen von Drittanbietern über Apps, Bots und Konnektoren hinzufügen. Als Teil von Microsoft 365 bietet Teams darüber hinaus eine robuste Entwicklungsplattform. So entsteht ein Portal für Teamarbeit, dass Sie ganz an die Bedürfnisse Ihrer Firma anpassen können.
Weiterführende Informationen
- Die Architektur von Microsoft Teams und die Einbindung in Microsoft 365/Office 365
- Microsoft-Dokumentation: Willkommen bei Microsoft Teams
- Microsoft Teams Platform Academy (engl.)
- Hilfe & FAQs zu Microsoft Teams
Verwaltung von Microsoft Teams im Admin Center
Als Administrator können Sie Teams anzeigen, verwalten, aktualisieren oder Wartungsaktionen ausführen. Sie können die in Ihrer Organisation bestehenden Teams sowohl über das PowerShell-Modul von Microsoft Teams als auch über das Microsoft Teams Admin Center verwalten. Um die vollständigen Verwaltungsfunktionen nutzen zu können, müssen Sie globaler Administrator oder Teams-Dienstadministrator sein.
Im Admin Center stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. So können Sie über das Übersichtsraster von Microsoft Teams alle wichtigen Zahlen rund um Ihre Teams-Implementierung einsehen:
- Team-Name
- Kanäle: eine Zählung aller Kanäle in einem Team.
- Team-Mitglieder: eine Anzahl der Gesamtbenutzer, einschließlich Besitzern, Gästen und Mitglieder Ihres Mandanten.
- Besitzer: eine Anzahl von Eigentümern für dieses Team.
- Gäste: eine Zählung der Azure Active Directory B2B-Gastbenutzer, die Mitglieder dieses Teams sind.
- Datenschutz: die Sichtbarkeit / Zugriffsart der zugrunde liegenden Microsoft 365-Gruppe.
- Status: der Status "archiviert" oder "aktiv" für dieses Team.
- Beschreibung: die Beschreibung der zugrunde liegenden Microsoft 365-Gruppe.
- Klassifizierung: die Klassifizierung (falls in Ihrer Organisation verwendet), die der zugrunde liegenden Microsoft 365-Gruppe zugeordnet ist.
- GroupID: die eindeutige GroupID der zugrunde liegenden Microsoft 365-Gruppe.
Neben diversen Verwaltungsmöglichkeiten für die komplette Teams-Umgebung in Ihrem Microsoft 365-Mandanten haben Sie außerdem noch die Möglichkeit, einzelne Teams zu bearbeiten:
- Mitglieder: Mitglieder hinzufügen oder entfernen und Eigentümer-Berechtigungen vergeben.
- Kanäle: neue Kanäle hinzufügen und bestehende bearbeiten oder entfernen.
- Name des Teams
- Beschreibung
- Datenschutz: Legen Sie fest, ob das Team öffentlich oder privat ist.
- Klassifizierung: Dies basiert auf den Microsoft 365 Gruppenklassifizierungen, wählen Sie vertraulich, streng vertraulich oder allgemein.
- Unterhaltungseinstellungen: Legen Sie fest, ob die Mitglieder gesendete Nachrichten bearbeiten und löschen können.
- Kanaleinstellungen: Legen Sie fest, ob Mitglieder neue Kanäle erstellen und bestehende bearbeiten sowie Registerkarten, Konnektoren und Apps hinzufügen, bearbeiten und entfernen können.
Weiterführende Informationen rund um die Möglichkeiten des Admin Centers finden Sie auf dieser Microsoft Docs-Seite.
Erste Schritte mit Microsoft Teams
Das perfekte Rollout von Microsoft Teams ist abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und von der dafür zur Verfügung stehenden Zeit. Wenn Sie in einer kleinen Firma mit wenig Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern arbeiten, können Sie gleich alle in das neue Tool einbeziehen.
In größeren Unternehmen empfiehlt es sich, zunächst zwei oder drei Teams und Kanäle für eine kleinere Gruppe Benutzerinnen und Benutzer zu erstellen. So können Sie in kleinem Maßstab wertvolle Erfahrungen in der Praxis sammeln, die dann bei der Bereitstellung von Microsoft Teams in der gesamten Organisation nützlich sind.
Zunächst muss Microsoft Teams – wenn es nicht schon vorhanden ist – bei allen gewünschten Nutzerinnen und Nutzern installiert werden. Microsoft Teams verfügt über Clients für Desktop (Windows, macOS und Linux), Web und Mobile (Android und iOS). Diese Clients benötigen alle eine aktive Internetverbindung und unterstützen keinen Offlinemodus. Zum Anmelden bei Teams steht eine moderne Authentifizierung zur Verfügung.
Weiterführende Informationen
- Microsoft-Dokumentation: Installation von Teams-Clients
- So melden sich Benutzer bei ihrem Teams-Client an
- Hilfe & FAQs zu Microsoft Teams
Erste Teams und Kanäle anlegen
Ist Microsoft Teams bei allen vorhanden, können Sie die ersten Teams und Kanäle anlegen. Zur Erklärung:
- Teams in Microsoft Teams sind Sammlungen von Personen, Inhalten und Tools für unterschiedliche Projekte innerhalb eines Unternehmens. Sie können entweder so aufgesetzt werden, dass nur eingeladene Benutzer Zugriff erhalten, oder als öffentliche Teams, an denen alle Mitarbeiter teilnehmen können. Konversationen, Dateien und Notizen in Teams sind nur für Mitglieder des jeweiligen Teams sichtbar.
- Kanäle ermöglichen es den Teammitgliedern, gezielte Gespräche über bestimmte Themen zu führen. Jedes Team legt nach Bedarf seinen eigenen Satz von Kanälen fest. Mitglieder dieses Teams können entscheiden, worauf sie sich in den einzelnen Kanälen konzentrieren wollen.
Als Administrator können Sie Teams und Kanäle im Teams-Client oder dem Microsoft Teams Admin Center erstellen und verwalten. Dabei können Sie öffentliche oder private Teams sowie organisationsweite Teams zusammenstellen. Jede Person in Ihrer Firma, die Microsoft Teams verwendet, kann einem öffentlichen Team beitreten. In privaten Teams verwalten Teambesitzer die Teammitgliedschaft. Bei einem organisationsweiten Team wird jeder Benutzer in Ihrer Organisation automatisch hinzugefügt.
Im Microsoft Teams Admin Center können Sie zur Erstellung von neuen Teams außerdem auf Vorlagen zurückgreifen, die standardisierte Team-Strukturen mit relevanten Tabs, Kanälen und Apps bieten und auf Best Practices beruhen. Es gibt bereits vorgefertigte Vorlagen von Microsoft, Sie können jedoch auch Ihre eigenen Vorlagen aus bestehenden Teams erstellen. Im Admin Center können Sie Vorlagen für Ihre Mandanten erstellen, anpassen oder auch entfernen. Über Richtlinien können Sie außerdem bestimmen, welche Vorlagen Ihren Benutzer*innen zur Verfügung stehen und welche nicht.
Wenn genügend Zeit vorhanden ist, können Sie zunächst ein Team unter dem Titel „Teams kennenlernen“ zusammenstellen. Vielleicht lässt sich in Ihrer Firma eine Gruppe so genannter „Early Adopter“ finden, also Personen, denen es Spaß macht, neue Funktionen und Tools auszuprobieren. Sie können das erste Team in Microsoft Teams stellen, über das Sie frühzeitig wertvolles Feedback erhalten. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines neuen Teams bietet die Microsoft-Dokumentation.
Vorbereitung für den Rollout
Wenn Sie in einem größeren Unternehmen den Rollout für alle planen, sollten Sie sich das Feedback Ihrer Testpersonen anhören und deren Nutzung der verschiedenen Kanäle analysieren.
Microsoft Teams bietet auch ohne weitere Konfiguration eine hervorragende Grundlage für die virtuelle Zusammenarbeit in Ihrer Firma. Deshalb entscheiden sich viele Administratoren, die Standardeinstellungen einfach beizubehalten.
Für Nutzungszahlen innerhalb eines Microsoft 365 bzw. Office 365 Mandanten gelten folgende Beschränkungen:
Funktion | Höchstanzahl |
Anzahl von Teams, die ein Nutzer anlegen kann | Auf 250 Objekte begrenzt |
Anzahl von Teams, in denen ein Nutzer Mitglied sein kann | 1.000 |
Anzahl von Mitgliedern in einem Team | 25.000 |
Anzahl von Besitzern eines Teams | 100 |
Anzahl von unternehmensweiten Teams in einem Office 365-Tenant | 5 |
Anzahl von Mitgliedern in einem unternehmensweiten Team | 10.000 |
Anzahl von Teams, die ein globaler Admin erstellen kann | 500.000 |
Anzahl von Teams, die ein Office 365-Tenant haben kann | 500.000 |
Anzahl von Kanälen pro Team | 200 (inkl. gelöschten Kanälen) |
Anzahl von privaten Kanälen pro Team | 30 |
Weiterführende Informationen
- Microsoft-Ratgeber für das Rollout von Microsoft Teams
- Videoserie zu Microsoft Teams für IT-Abteilungen
- Microsoft Dokumentation: Microsoft Teams Vorlagen
- Hilfe & FAQs zu Microsoft Teams
Chats, Teams, Kanäle & Apps in Microsoft Teams
Um das vollständige Erlebnis von Teams nutzen zu können, ist eine bestätigte Domäne für Office 365 eine Bedingung. Um Chat, Teams und Kanäle organisationsweit zu skalieren, müssen zudem alle Standorte über Internetzugang verfügen. Dabei sollten bei allen Nutzern folgende Ports geöffnet sein: TCP-Ports 80 und 443 und UDP-Ports 3478 bis 3481 für ausgehenden Datenverkehr.
Beim Anlegen von Chats, Teams und Kanälen sind oft benutzerdefinierte Einstellungen sinnvoll. Dabei können Sie neben Administrator-Funktionen auch Benutzerrollen ("Besitzer" und "Mitglieder") zuweisen und ihnen Moderatorenfunktionen zuordnen:
- Teambesitzer: Die Person, die das Team erstellt. Die Teambesitzer können jedes Mitglied ihres Teams zum Mitbesitzer machen, wenn sie es in das Team einladen oder zu einem beliebigen Zeitpunkt, nachdem es dem Team beigetreten ist. Wenn Sie mehrere Teambesitzer haben, können Sie sich die Verantwortung für die Verwaltung der Einstellungen und der Mitgliedschaft, einschließlich der Einladungen, teilen.
- Team-Mitglieder: Die Personen, die von den Eigentümern zur Teilnahme an ihrem Team eingeladen werden. Einfache Team-Mitglieder haben in der Standardeinstellung von Microsoft Teams einige Rechte zur Bearbeitung des Teams, wie zum Beispiel das Hinzufügen von Standard- oder privaten Kanälen. Diese Berechtigungen können von Besitzer*innen auf Teamebene deaktiviert werden. Eine vollständige Übersicht finden Sie in der Microsoft Dokumentation.
Mithilfe von Messagingrichtlinien wird gesteuert, welche Chat- und Messaging-Funktionen den Benutzer*innen in Teams zur Verfügung stehen. Standardmäßig wird den Benutzer*innen die globale Messaging-Richtlinie zugewiesen, in der alle Funktionen aktiviert sind.
Der sogenannte Gastzugriff ermöglicht Ihren Microsoft Teams-Benutzer*innen die Kommunikation mit Personen außerhalb der Firma. Durch Aktivieren dieser Funktion und Hinzufügen von zulässigen Domänen kann z. B. mit Kund*innen über Microsoft Teams kommuniziert werden. Mit dem Gastzugriff können Einzelbenutzer*innen – zum Beispiel externe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – außerhalb Ihrer Organisation auf Teams und Kanäle zugreifen.
Weiterführende Informationen
- Microsoft-Dokumentation: Gastzugriff in Microsoft Teams
- Microsoft-Dokumentation: Chats, Teams, Kanäle und Apps in Microsoft Teams
- Hilfe & FAQs zu Microsoft Teams
Verschlüsselung in Microsoft Teams mit Customer Key
In Microsoft 365 können Sie Richtlinien zur Datenverschlüsselung (DEP) erstellen und zuweisen, um mit ihrer Hilfe folgende Daten in Microsoft Teams für alle Benutzer*innen eines Mandanten verschlüsseln:
- Chat-Nachrichten (1:1-Chats, Gruppen-Chats, Meeting Chats und Unterhaltungen in Kanälen)
- Versendete Medien (Bilder, Code-Schnipsel, Videonachrichten, Audionachrichten, Wiki-Bilder)
- Aufzeichnungen von Anrufen und Meetings im Speicher von Microsoft Teams
- Chat-Benachrichtigungen, Chat-Vorschläge von Cortana, Statusnachrichten
- Benutzer- und Signalinformationen für Exchange Online
- Exchange Online Posteingänge, die noch nicht verschlüsselt sind
- Daten aus Microsoft Information Protection mit genauer Datenübereinstimmung (Datenschemas, Regelpakete, sowie die Salts, die für die Hashes von sensiblen Daten genutzt werden)
Eine detaillierte Anleitung darüber, wie Sie Daten mit Hilfe von Microsoft 365 Customer Key verschlüsseln, finden Sie in der Microsoft Dokumentation.
Meetings, Konferenzen und Webinare in Microsoft Teams
Auch bei Besprechungen sind die Standardeinstellungen in Microsoft Teams für viele Unternehmen sinnvoll. Natürlich können aber die Einstellungen individuell auf ihr Unternehmen angepasst werden. In Besprechungseinstellungen kann zum Beispiel gesteuert werden, ob anonyme Benutzer*innen an Teams-Besprechungen teilnehmen und Besprechungsanfragen einrichten können. Eine detaillierte deutschsprachige Anleitung hierzu bietet dieses Microsoft-Lernprogramm. Außerdem ist es möglich, Microsoft Teams als Plattform für Webinare zu nutzen. Die Option dafür ist in vielen Microsoft 365 und Office 365 Plänen enthalten. Für das Halten von Webinaren bietet Microsoft einen englischsprachigen Quick Start Guide an.
Einwahl-Audiokonferenzen mit dem passenden Add-on
Manchmal müssen die Mitarbeiter*innen Ihrer Organisation ein Telefon benutzen, um zu einer Besprechung zu kommen. Microsoft Teams enthält die Audiokonferenzfunktion für genau diese Situation. Die Teilnehmer*innen können dadurch in Microsoft Teams Besprechungen über ein Telefon anrufen, anstatt die Microsoft Teams App auf einem mobilen Gerät oder PC zu verwenden.
Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie als Administrator Audiokonferenzen für Personen einrichten, die Besprechungen planen oder leiten wollen. Meeting-Teilnehmer*innen, die sich zur Besprechung melden, benötigen keine ihnen zugewiesenen Lizenzen und brauchen keine weitere Einrichtung.
Folgende Schritte sind für die Aktivierung von Einwahlkonferenzen notwendig:
- Lizenzen für Audiokonferenzen (Add-on Einwahlkonferenz) erwerben und zuweisen.
- Legen Sie Conferencing Provider für Personen fest, die Besprechungen leiten oder planen.
- Passen Sie die Einladungen für die Besprechungen an.
- Legen Sie die in den Einladungen enthaltenen Telefonnummern fest.
- Stellen Sie die Sprache für den Assistenten für Audiokonferenzen ein.
- Legen Sie die Länge des PINs für Audiokonferenzen fest.
Weiterführende Informationen:
- Microsoft-Dokumentation: Audio/Einwahlkonferenzen bei Microsoft Teams
- Microsoft-Dokumentation: Audiokonferenzen für Microsoft Teams einrichten
- Hilfe & FAQs zu Microsoft Teams
Voice over IP / Cloud Voice / Telefonie in Microsoft Teams
Sie können Microsoft Teams so einrichten, dass Mitarbeiter unter der bestehenden Nummer nämlich nicht nur am Tischtelefon ihres Schreibtischs im Büro erreichbar sind, sondern auch an PC, Smartphone und Tablet Anrufe über Microsoft Teams entgegennehmen können. Die Deutsche Telekom bietet die dafür nötige Hardware und Software. Per Mausklick oder Touch lassen sich die Gespräche sogar von einem Endgerät auf das andere verlagern. Ein cloudbasierter Anrufbeantworter garantiert, dass wichtige Nachrichten nicht verloren gehen.
Microsoft Teams unterstützt zusätzlich standardmäßig VoIP-Anrufe (Voice over IP) zwischen einzelnen Microsoft Teams-Clients. Das heißt, sie können Ihre Kollegen anrufen, wobei Sie dabei die Auswahl zwischen Video- und Audioanrufen haben.
Telefonie-Leistungen direkt in Microsoft Teams verwalten
Haben Sie das Add-on Teams Telefonie gebucht, können Sie mithilfe von Microsoft Teams direkt in das Fest- und Mobilfunknetz telefonieren. Ein- und ausgehende Telefonate laufen dabei über Ihre gewohnte Telekom-Festnetznummer.
Dank des Features „Operator Connect“ können Sie als Administrator Telefonie-Leistungen wie beispielsweise Rufnummern bei Ihrem Telekommunikationsanbieter beauftragen und verwalten – das alles direkt im Admin Center von Microsoft Teams. Weisen Sie zum Beispiel Rufnummern aus Ihrem Kontingent einfach Nutzer*innen in Ihrer Organisation zu, oder entfernen Sie diese wieder, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Diese Funktionen sind bereits im Microsoft-Paket Teams Telefonie enthalten.
Weiterführende Informationen
- Wie lässt sich Microsoft Teams Telefonie Operator Connect einrichten?
- Microsoft Teams Operator Connect: Wie kann man die Telekom freischalten?
- Rufnummern aus dem Durchwahlblock des Anschlusses mit Microsoft Teams Operator Connect nutzen
- Hilfe & FAQs zu Microsoft Teams
Einfache Verwaltung von Microsoft Teams-Geräten im Admin Center
Über das Admin Center von Microsoft Teams können alle Geräte verwaltet werden, auf denen die Software zum Einsatz kommt. Dabei ist es egal, ob es sich um mobile Endgeräte oder die Ausrüstung eines Meeting-Raums handelt. An dieser Stelle wird immer sichergestellt, dass alle Geräte auf dem neusten Stand und bereit für den Einsatz sind.
Die registrierten Geräte lassen sich nach unterschiedlichen Kriterien filtern und gruppieren. So kann beispielsweise schnell für eine ganze Gerätegruppe eine bestimmte Einstellung vorgenommen werden, oder ein Neustart dieser Geräte ausgeführt werden. Des Weiteren bietet das Admin Center von Teams detaillierte Einblicke in den Zustand der einzelnen Geräte sowie Daten über die Aktivität und die Qualität von Anrufen. Benötigt ein Gerät eine bestimmte Aktion, kann diese schnell durchgeführt werden.
Telefone und Geräte in Meeting-Räumen können automatisch aktualisiert werden. Die Einstellungen zu den automatischen Updates lassen sich ebenfalls im Admin Center von Microsoft Teams vornehmen. Auch bei den Geräten in Meeting-Räumen kann über den Gesundheitsstatus im Admin Center abgefragt werden, ob diese einsatzbereit sind. So kann zum Beispiel festgestellt werden, wenn ein Peripheriegerät, wie eine Kamera oder ein Bildschirm, nicht richtig angeschlossen ist.
Wer bei der Verwaltung von Geräten auf externe Hilfe angewiesen ist, kann außerdem mit der passenden Microsoft Teams Rooms-Lizenz, die Verwaltung der Geräte an ein Partner Center delegiert werden, sodass die Partner sich im Namen des Unternehmens um die Geräte kümmern können, während ein sicherer und autorisierter Gerätezugriff allzeit gewährleistet wird.
