Microsoft Teams bietet die perfekte Plattform für die virtuelle Zusammenarbeit in Ihrer Firma. Hier erfahren Administratoren und IT-Verantwortliche, wie sie das Tool einrichten und das Maximum für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter herausholen können.

Die Architektur von Microsoft Teams

Microsoft Teams basiert auf Office 365 Groups, Microsoft Graph und den gleichen Sicherheits-, Compliance- und Verwaltungsgrundlagen wie die anderen Anwendungen von Office 365. Microsoft Teams nutzt die in der Azure Active Directory (Azure AD) gespeicherten Identitäten.

Wenn man ein Team in Microsoft Teams erstellt, werden im Hintergrund folgende Dinge angelegt:

• eine neue Office 365 Group
• eine SharePoint-Online-Website und Dokumentenbibliothek zum Speichern von Teamdateien
• ein gemeinsames Exchange Online-Postfach und ein gemeinsamer Kalender
• ein OneNote-Notizbuch
• sowie Verbindungen mit anderen Office-365-Anwendungen wie Planner und Power BI

Wenn man ein Team aus einer bestehenden Office 365 Group erstellt, werden die Mitgliedschaft, die Website, die Mailbox und das Notebook dieser Gruppe in Teams angezeigt. 

Mit Microsoft Teams können Sie nicht nur dafür sorgen, dass die Menschen in Ihrem Unternehmen auch aus dem Homeoffice per Chat und (Video)-Anruf miteinander kommunizieren können. Sie können Teams auch so anpassen, dass die internen und externen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und sogar Kunden Zugriff auf gemeinsame Notizen, Webseiten und Apps haben. Das Ganze natürlich völlig unabhängig vom Aufenthaltsort der Benutzerinnen und Benutzer – und egal, ob sie am Desktop-Computer, im Web oder mit einer mobilen Anwendung arbeiten.

Um Teams anzupassen und zu erweitern, lassen sich Anwendungen von Drittanbietern über Apps, Bots und Konnektoren hinzufügen. Als Teil von Office 365 bietet Teams darüber hinaus eine robuste Entwicklungsplattform. So entsteht ein Portal für Teamarbeit, dass Sie ganz an die Bedürfnisse Ihrer Firma anpassen können.

Weiterführende Informationen

• Die Architektur von Microsoft Teams und die Einbindung in Microsoft 365/Office 365
• Microsoft-Dokumentation: Willkommen bei Microsoft Teams

Verwaltung von Microsoft Teams im Admin Center

Als Administrator können Sie Teams anzeigen, verwalten, aktualisieren oder Wartungsaktionen ausführen. Sie können die in Ihrer Organisation bestehenden Teams sowohl über das PowerShell-Modul von Microsoft Teams als auch über das Microsoft Teams Admin Center verwalten. Um die vollständigen Verwaltungsfunktionen nutzen zu können, müssen Sie globaler Administrator oder Teams-Dienstadministrator sein.

Im Admin Center stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. So können Sie über die Teams Overview alle wichtigen Zahlen rund um Ihre Teams-Implementierung einsehen:

• Teamname
• Kanäle: eine Zählung aller Kanäle in einem Team
• Teammitglieder: eine Anzahl der Gesamtbenutzer, einschließlich Owner, Gästen und Mitglieder Ihres Tenants.
• Owner: eine Anzahl von Eigentümern für dieses Team.
• Gäste: eine Zählung der Azure Active Directory B2B-Gastbenutzer, die Mitglieder dieses Teams sind.
• Datenschutz: die Sichtbarkeit/Zugriffsart der unterstützenden Office-365-Gruppe.
• Status: der Status "Archiviert" oder "Aktiv" für dieses Team.
• Beschreibung: die Beschreibung der unterstützenden Office-365-Gruppe.
• Klassifizierung: die Klassifizierung (falls in Ihrer Organisation verwendet), die der unterstützenden Office-365-Gruppe zugeordnet ist.
• GroupID: die eindeutige GroupID der unterstützenden Office-365-Gruppe.

Neben diversen Verwaltungsmöglichkeiten für die komplette Teams-Umgebung in Ihrem Office 365-Tenant haben Sie außerdem noch die Möglichkeit, einzelne Teams zu bearbeiten:

• Mitglieder: Mitglieder hinzufügen oder entfernen und Eigentümer-Berechtigungen vergeben
• Channels: neue Channels hinzufügen und bestehende Channels bearbeiten oder entfernen.
• Name des Teams
• Beschreibung
• Datenschutz: Legen Sie fest, ob das Team öffentlich oder privat ist.
• Klassifizierung: Dies basiert auf den Office 365 Groups-Klassifizierungen, wählen Sie vertraulich, hochvertraulich oder allgemein.
• Gesprächseinstellungen: Legen Sie fest, ob die Mitglieder gesendete Nachrichten bearbeiten und löschen können.
• Kanaleinstellungen: Legen Sie fest, ob Mitglieder neue Kanäle erstellen und bestehende bearbeiten sowie Registerkarten, Konnektoren und Anwendungen hinzufügen, bearbeiten und entfernen können.

Weiterführende Informationen rund um die Möglichkeiten des Admin Centers finden Sie auf dieser Microsoft Docs-Seite.

Erste Schritte mit Microsoft Teams

Das perfekte Rollout von Microsoft Teams ist abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und von der dafür zur Verfügung stehenden Zeit. Wenn Sie in einer kleinen Firma mit wenig Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern arbeiten, können Sie gleich alle in das neue Tool einbeziehen. 

In größeren Unternehmen empfiehlt es sich, zunächst zwei oder drei Teams und Kanäle für eine kleinere Gruppe Benutzerinnen und Benutzer zu erstellen. So können Sie in kleinem Maßstab wertvolle Erfahrungen in der Praxis sammeln, die dann bei der Bereitstellung von Microsoft Teams in der gesamten Organisation nützlich sind.

Zunächst muss Microsoft Teams – wenn es nicht schon vorhanden ist – bei allen gewünschten Nutzerinnen und Nutzern installiert werden. Microsoft Teams verfügt über Clients für Desktop (Windows, macOS und Linux), Web und Mobile (Android und iOS). Diese Clients benötigen alle eine aktive Internetverbindung und unterstützen keinen Offlinemodus. Zum Anmelden bei Teams steht eine moderne Authentifizierung zur Verfügung.

Weiterführende Informationen

• Microsoft-Dokumentation: Installation von Teams-Clients
• So melden sich Benutzer bei ihrem Teams-Client an

Erste Teams und Kanäle anlegen

Ist Microsoft Teams bei allen vorhanden, können Sie die ersten Teams und Kanäle anlegen. Zur Erklärung: 

• Teams in Microsoft Teams sind Sammlungen von Personen, Inhalten und Tools für unterschiedliche Projekte innerhalb eines Unternehmens. Sie können entweder so aufgesetzt werden, dass nur eingeladene Benutzer Zugriff erhalten, oder als öffentliche Teams, an denen alle Mitarbeiter teilnehmen können. Konversationen, Dateien und Notizen in Teams sind nur für Mitglieder des jeweiligen Teams sichtbar.
• Channels bzw. Kanäle ermöglichen es den Teammitgliedern, gezielte Gespräche über bestimmte Themen zu führen. Jedes Team legt nach Bedarf seinen eigenen Satz von Kanälen fest. Mitglieder dieses Teams können entscheiden, worauf sie sich in den einzelnen Kanälen konzentrieren wollen. 

Als Administrator können Sie Teams und Kanäle im Teams-Client oder dem Microsoft Teams Admin Center erstellen und verwalten. Dabei können Sie öffentliche oder private Teams sowie organisationsweite Teams zusammenstellen. Jede Person in Ihrer Firma, die Microsoft Teams verwendet, kann einem öffentlichen Team beitreten. In privaten Teams verwalten Teambesitzer die Teammitgliedschaft. Bei einem organisationsweiten Team wird jeder Benutzer in Ihrer Organisation automatisch hinzugefügt.

Wenn genügend Zeit vorhanden ist, können Sie zunächst ein Team unter dem Titel „Teams kennenlernen“ zusammenstellen. Die dazugehörigen Personen („Early Adopter“) können Ihnen wertvolles Feedback geben. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines neuen Teams bietet die Microsoft-Dokumentation.

Vorbereitung für den Rollout

Wenn Sie in einem größeren Unternehmen den Rollout für alle planen, sollten Sie sich das Feedback der Testpersonen anhören und deren Nutzung der verschiedenen Kanäle analysieren. 

Microsoft Teams bietet auch ohne weitere Konfiguration eine hervorragende Grundlage für die für die virtuelle Zusammenarbeit in Ihrer Firma. Deshalb entscheiden sich viele Administratoren, die Standardeinstellungen einfach beizubehalten.