Microsoft Lists: Intelligentes Informationstracking per App in Microsoft 365
Microsoft Lists, das auf der Entwicklerkonferenz Build 2020 erstmals vorgestellt wurde, ist das neueste Mitglied der Microsoft 365-Familie. Microsoft Lists ist ein Organisations-Tool, mit dessen Hilfe sich Arbeitsprozesse transparenter gestalten und mit anderen teilen lassen. Dadurch lässt sich vor allem auch die Zusammenarbeit effektiver umsetzen. Lists steht als Desktop-Anwendung oder direkt in Microsoft Teams zur Verfügung, außerdem sind Apps für Android und iOS geplant. Mit seiner smarten Informationsverfolgung lässt sich Microsoft Lists für vielfältige Aufgaben einsetzen. Im Folgenden stellen wir ihnen Microsofts innovative neue App und ihre Funktionen genauer vor.
Optimieren Sie mit Microsoft Lists Ihre Arbeitsorganisation
Microsoft Lists hilft Ihnen, Informationen zu verfolgen und Ihre Arbeit besser und übersichtlicher zu organisieren. Dabei lässt sich die App einfach bedienen, ist smart und flexibel, sodass Sie immer den Überblick behalten, was für Ihr Team aktuell am wichtigsten ist. Mit ihr bleiben Sie immer auf dem neuesten Stand, was zum Beispiel Probleme, Inhalte, routinierte Abläufe, Kontakte, das Inventar und mehr angeht. Mithilfe anpassbarer Ansichten, intelligenter Regeln und Warnmeldungen sowie der Integration in Microsoft Teams, sind alle Teammitglieder immer auf dem laufenden Stand. Die Benutzeroberfläche von Lists ist übersichtlich und ansprechend gehalten. All diese Funktionen machen Lists zum optimalen Projekt- und Teammanagement-Tool. Team- und standortübergreifende Aufgaben lassen sich mit Hilfe von Microsoft Lists zu jedem Zeitpunkt im Blick behalten.
Hier finden Sie Lists in Microsoft 365
Das Hauptmenü von Microsoft Lists heißt „Lists Home“. Es ist es unter anderem über den Microsoft 365 App Launcher verfügbar. Hier werden alle Ihre Listen gesammelt und verwaltet. Außerdem sehen Sie alle Ihre favorisierten und kürzlich erstellten Listen – sowohl diejenigen, die Sie besitzen als auch die, die mit Ihnen geteilt wurden. Sie können persönliche Listen erstellen, die Ihnen gehören und die Sie freigeben können, aber auch Teamlisten für die Mitglieder Ihres Teams anlegen.
Microsoft Lists steht über den App Launcher von Microsoft 365 zur Verfügung
Starke Integration mit Microsoft Teams
Auch in Microsoft Teams ist es möglich, gemeinsam an Listen zu arbeiten. Flexible Ansichten erlauben die Darstellung der Listen als Gitter, Karten und im Kalender. Auf diese Weise haben Sie den Inhalt und Ihre Unterhaltungen übersichtlich nebeneinander. Sie können entweder eine bestehende Liste zu einem Team-Channel hinzufügen oder direkt in Teams eine neue Liste erstellen und über einzelne Listenelemente chatten.
Listen lassen sich als neue Registerkarten zu einem Team-Channel hinzuzufügen. Ihre so erstellten Listen können Sie durch Hinzufügen neuer Spalten, dem Festlegen von unterschiedlichen Auswahlmöglichkeiten in einem Dropdown-Menü, dem Erstellen oder dem Bearbeiten von Freigabelinks, mit Hilfe benutzerdefinierter Ansichten und Filter sowie das Einrichten von Regeln weiter verfeinern.
Microsoft Lists zu einem Teams-Kanal hinzufügen
Das Anlegen einer neuen Liste in Microsoft Teams funktioniert ist schnell gemacht: Nutzer klicken dafür im gewünschten Kanal oder Team auf das Pluszeichen ( + ) am oberen Bildschirmrand und wählen die Lists-App aus oder suchen nach "Lists" in der Suchleiste. Sobald der Tab hinzugefügt ist, kann entweder eine neue Liste oder eine vorhandene Liste (z. B. von einem anderen Team) als neuer Tab erstellt werden.
Schneller Einstieg in Microsoft Lists mit Hilfe von Vorlagen
Für unterschiedliche Anwendungsfälle gibt es in Microsoft Lists bereits verschiedene Vorlagen, die dabei helfen, Listen schneller zu erstellen. So finden sich zum Beispiel Vorlagen für die Verfolgung von Problemen, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die Handhabung des Ablaufs einer Veranstaltung und vielem mehr. Diese Vorlagen können als Inspirationsquelle dienen und lassen sich einfach modifizieren, um sie an Ihre eigenen Anforderungen anzupassen. Außerdem können Sie eine Liste aus einer vorhandenen Liste erstellen. Dabei werden Struktur und Formatierung übertragen. Auch Microsoft Excel-Tabellen können als Vorlage für eine Liste dienen. Dazu lassen sich Tabellen einfach importieren und im Anschluss wählen Sie nur noch aus, wie die Information dargestellt werden soll.
Auf die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasste Listen
Um die Listen genau auf die Anforderungen und Aufgaben in Ihrem Unternehmen anzupassen, stehen Ihnen vielfältige Funktionen und Optionen zur Verfügung, sodass Sie für jeden Anwendungsfall die beste Liste erstellen können.
Konfiguration von Listen: Bei der Erstellung von Listen stehen Ihnen zahlreiche Optionen zur Verfügung, sodass sich diese sehr genau auf Ihre eigenen Anforderungen und die Ihres Unternehmens abstimmen lassen. Zunächst können Sie bestimmen, wie das äußere Erscheinungsbild Ihrer Listen sein soll. Zur Auswahl stehen die Ansichten Liste, Raster, Galerie und Kalender, von denen sich jede für andere Aufgaben eignet. Ähnlich wie in Excel dient eine bedingte Formatierung dazu, den Status eines Listen-Elements farblich hervorzuheben, sobald ein bestimmtes Kriterium erfüllt ist.
Benutzerdefinierte Ansichten: Um Listen-Elemente zu organisieren und anzuzeigen stehen Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten offen. Wichtige Spalten können beispielsweise hervorgehoben werden. Mit Hilfe von Filtern kann sortiert werden und persönliche Ansichten können nur sie sehen, während öffentliche Ansichten für jeden Listennutzer zugänglich sind.
Regeln definieren: Unterschiedliche Listenregeln lassen sich über Wenn-/Dann-Strukturen erstellen. Dafür können Personen oder Status- und Wertänderungen gewählt werden, um zum Beispiel Benachrichtigungen zu versenden oder Werte an anderer Stelle der Liste automatisiert zu aktualisieren. Auch Reminder lassen sich über die Regeln realisieren. Wenn Sie eine Liste freigeben, können Sie die gesamte Liste mit Bearbeitungs- oder Leserechten freigeben. Alternativ lassen sich auch einzelne Elemente freigeben, wobei die Möglichkeit zur Bearbeitung ein- oder abgeschaltet sein kann, ein Ablaufdatum festlegt werden kann oder eine Passworteingabe nötig ist, bevor der Zugriff gewährt wird. Freigegebene Listen können von eingeladenen Personen kommentiert werden.
