Die Welt ist im Ausnahmezustand und das nun schon seit einer ganzen Weile. Social Distancing, Reisebeschränkungen, Risikogebiete – das sind nur einige Schlagworte, welche die Arbeit in vielen Firmen inzwischen grundlegend verändern.

Das betrifft vor allem auch die Art der Kommunikation: Homeoffice, Verzicht auf persönliche Treffen, zunehmende Digitalisierung – was für manche der langersehnte Schritt in Richtung Flexibilität der Arbeit ist, bereitet den Kollegen aus dem Account Management oder dem Vertrieb oft große Bauchschmerzen.

Socializing adé? Das Leiden der Account Manager & Vertriebler

Keine Frage, die Digitalisierung der Meeting-Kultur hat auch zahlreiche Vorteile mit sich gebracht: orts- und zeitunabhängige Zusammenarbeit, gesteigerter Effizienz, mehr Agilität.

Was dabei aber gerne mal vergessen wird: Kundennähe auf Augenhöhe lässt sich oft am einfachsten im persönlichen, direkten Kontakt herstellen. Wenn sich alle per Handschlag begrüßen, gemeinsam über Witze lachen und Themen an einem Tisch ausdiskutiert werden. 

Zudem sind es gerade die vermeintlich ineffizienten Randgespräche, in denen Vertriebler und Account Manager oft zur Höchstform auflaufen. Nicht selten werden wichtige informelle Dinge über Kunden oder den Wettbewerb auf dem Weg vom Empfang zum Besprechungsraum ausgetauscht oder neue Projekte beim gemeinsamen Essen im Restaurant angestoßen. 

Hier erfordert die neue Form der Kommunikation besonders viel Geduld: Es gilt, neue Strukturen und Prozesse zu etablieren, sowie neue Tools in die tägliche Arbeit zu integrieren.

Gefragt: Neue Formen der Kommunikation

Diese alternativen Formen der Beziehungs- und Kontaktpflege werden zudem auch dann noch nötig sein, wenn Reisebeschränkungen wieder gelockert werden.

Häufig Hunderte oder gar Tausende Kilometer per Auto oder Flugzeug nur für ein kurzes Gespräch zu reisen, schadet der Umwelt. Und es kostet Zeit und Geld. Das Institut der Deutschen Wirtschaft (IW) hat ausgerechnet, dass deutsche Unternehmen durch den Verzicht auf unnötige Dienstreisen und den gleichzeitigen Einsatz von Videokonferenzen 8,3 Milliarden Euro pro Jahr sparen könnten. 

Die Corona-Krise mit ihren Reisebeschränkungen ist in vielen Firmen ein Katalysator zur Neubewertung dieses Themas: Laut einer Befragung des Fraunhofer-Instituts unter 500 deutschen Unternehmen wollen knapp 90 Prozent künftig Dienstreisen kritischer hinterfragen.

Die globale Pandemie hat also einen Stein ins Rollen gebracht, der sich so schnell nicht wieder aufhalten lassen wird. Und der es erforderlich macht, umzudenken und Alternativen zu finden. Das fängt schon bei der technischen Infrastruktur an.

Wettbewerbsfähig bleiben: Kundenkontakt & internes Teamwork agil organisieren

Genauso wichtig wie für den Kundenkontakt sind die virtuellen Kommunikationsmöglichkeiten auch für die möglichst einfache Zusammenarbeit der Fachabteilungen. Schließlich wirken Teams im neuen Zeitalter der Arbeit agil miteinander zusammen. Egal, ob vom Arbeitsplatz, aus dem Homeoffice oder von unterwegs, ob interne oder externe Teammitglieder, ob am Laptop, Tablet oder Smartphone: Kollaboration und Kommunikation muss gleichermaßen komfortabel wie effizient möglich sein – und sollte dabei immer auf Augenhöhe funktionieren.

Kommunikation in einer neuen Dimension: Microsoft Teams ist die innovative Komplettlösung

Diese Anforderungen verbindet das Tool Microsoft Teams vom Weltmarktführer Microsoft, das die Qualität des Kontakts zu den Kunden ebenso wie das interne Teamwork auf ein neues Level hebt. Die innovative Software- und Cloud-Lösung bietet alles für eine einfache Kommunikation und Zusammenarbeit:

Virtuelle Kundengespräche auf höchstem Niveau

Die Organisation von Kundengesprächen ist mit dem Hightech-Tool Microsoft Teams dabei kinderleicht. Durch die Option der Einwahlkonferenz können auch externe Teilnehmer weltweit lokale Einwahlnummern für Konferenzen nutzen. Die Authentifizierung erfolgt bequem per SMS. Mit dem Gastzugriff erhalten externe Benutzer darüber hinaus ganz nach den jeweiligen Bedürfnissen Zugriff auf ausgewählte Channels von Microsoft Teams.

Besonders wichtig ist in Videokonferenzen das sogenannte Screensharing: Hier kann, ganz wie bei einem direkten Arbeitstreffen, gemeinsam auf Präsentationen, Daten und Dokumente geschaut werden. Dazu werden Inhalte vom eigenen Laptop oder Computer für die anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmer freigeben. Live-Untertitel in verschiedenen Sprachen erleichtern bei internationalen Kundengesprächen oder in multinationalen Teams die Verständigung.

Auch die Archivierung der Kommunikation wird deutlich einfacher: Microsoft Teams erstellt auf Wunsch Transkripte von Gesprächen und Konferenzen und kann diese sogar in 40 verschiedene Sprachen übersetzen. Mit Microsoft Stream können Anrufe und Konferenzen bei Bedarf auch aufgezeichnet und archiviert werden. Mit Microsoft Teams ist es zudem möglich, Kunden oder anderen MitarbeiterInnen Zugriff auf bestimmte Dateien zu gewähren.

Gemeinsame Arbeit ohne Versions-Wirrwarr

Ebenfalls wichtig in der Zusammenarbeit: In den Microsoft Teams Channels können Dateien hochgeladen und freigegeben werden – sie sind dann für alle Teammitglieder zugänglich. Natürlich ist auch der Zugriff für Kunden oder externe Kräfte möglich. Word-, PowerPoint- oder Excel-Dokumente können so gemeinsam bearbeitet werden. Dabei muss sich niemand mehr Gedanken darüber machen, ob ein anderer gerade gleichzeitig dasselbe Dokument bearbeitet. Das Tool ist so intelligent, dass die Änderungen während der Arbeit in Echtzeit nahtlos zusammengeführt werden. Darüber hinaus können Aufgaben zugewiesen oder Pläne erstellt werden – das macht das virtuelle Teamwork extrem effektiv.

Soziale Herausforderungen meistern

Die Krise hat bereits gezeigt, dass Veränderungen möglich sind, die davor kaum jemand für realistisch gehalten hätte. Bei vielen Firmen letztes Jahr noch undenkbar, gehören heute virtuelle Meetings zum Alltag. Tools wie Microsoft Teams machen dies mit den beschriebenen Features ganz einfach möglich. 

Bleiben allerdings noch die Bauchschmerzen der Account Manager und die Frage: Wie lässt sich die soziale Distanz überwinden, die virtuelle Meetings für viele noch mitbringen? 

Den persönlichen Handschlag oder das gemeinsame Mittagessen am gleichen Tisch lässt sich kaum in die virtuelle Welt überführen. Aber mit Microsoft Teams ist es nicht nur möglich, vielfältige organisatorische Herausforderungen elegant zu meistern, sondern auch soziale und menschliche Faktoren in die virtuelle Welt zu übertragen. Dabei gilt zum Beispiel: 

• Nähe schaffen: Auch wenn die Pflicht, die Webcam einzuschalten, für manche erstmal befremdlich sein mag – es hilft ungemein, Nähe entstehen zu lassen. Und mit der Teams Hintergrund-Funktion, bleibt Ihr Aufenthaltsort unerkennbar.
• Zeit für Smalltalk einplanen: Was beim persönlichen Treffen oftmals nebenbei passiert, muss hier aktiv eingeplant werden. Zeit für Smalltalk sollte ganz transparent und für alle ersichtlich mit in die Agenda aufgenommen werden, genauso wie die kurze Kaffeepause zwischendurch. 
• Den richtigen Kommunikationskanal wählen: Die Vielfalt an Kommunikationskanälen – z. B. Telefon, Video, Einzel- oder Gruppen-Chat – macht es einfach, die für den jeweiligen Kunden und den Anlass passende Form der virtuellen Kommunikation zu wählen. Nicht immer ist der erstbeste Kanal auch derjenige, der am besten geeignet ist. 
• Interaktion fördern: Auch interaktive Meetings, gestaltet durch Features wie beispielsweise Umfragen oder Abstimmungen oder auch den Together-Modus, bei dem eine gemeinsame Ansicht erzeugt wird. So entsteht ein virtueller Konferenzraum, bei dem alle Teilnehmer zusammen in einem gemeinsamen Hintergrund erscheinen. Das erweitert die Möglichkeiten zum Austausch und zur Beziehungspflege. 
• Störfaktoren eliminieren: Was für persönliche Treffen selbstverständlich ist, sollte es ebenso für Virtuelle sein. Ablenkungen sollten unbedingt vermieden werden. Auch, wenn es verlockend sein mag, nebenbei schnell einen Blick auf das Handy zu werfen oder Mails zu checken – für die (virtuelle) Beziehung zum Gesprächspartner ist das kaum hilfreich. Der Fokus sollte voll und ganz beim Gegenüber liegen.

Die neuen Herausforderungen bedürfen eines Wandels im Denken und Handeln. Das kann keine Technik der Welt übernehmen – aber Tools wie Microsoft Teams schaffen die besten Rahmenbedingungen, um zukünftig auch in der virtuellen Kommunikation erfolgreich soziale Beziehungen aufzubauen und aufrechtzuerhalten.