Wer kennt sie nicht, die Belege für die Übernachtung im Konferenzhotel, die Tankstellenrechnung oder Verpflegungsspesen. Mühsam und zeitintensiv werden sie während einer Dienstreise gesammelt, anschließend händisch sortiert und in ein benutzerunfreundliches Abrechnungssystem manuell eingetragen. Im Anschluss werden die Abrechnungen in der Regel ausgedruckt, um die originalen Belege beizufügen. Neben dem ökologisch fragwürdigen Gesichtspunkt bringt dieser bürokratische Papierprozess einem Unternehmen keinen Gewinn, stattdessen werden die Personalressourcen ineffizient eingesetzt.

Mit Expensya Reisekostenmanagement gehören umständliche manuelle Prozesse, die Zeit und Mitarbeiter-Ressourcen in Anspruch nehmen, der Vergangenheit an. Alle Abrechnungen werden digital und effizient erfasst, sodass Mitarbeiter ihre Reisekostenabrechnungen nicht mehr auf dem klassischen Weg einreichen müssen. Aufgrund der automatisierten Prozesse kann eine Reisekostenerstattung innerhalb von Stunden erfolgen. Über das Dashboard hat der Anwender stets alle Ausgaben und Reisekosten im Blick.

Installation von Expensya Reisekostenmanagement

Die Software kann hier installiert werden. Falls noch kein Telekom Konto existiert, ist zunächst die Registrierung im Telekom Portal notwendig. Für diesen Vorgang wird nur eine gültige E-Mail-Adresse benötigt.

 
Nach der Registrierung erhalten Sie eine E-Mail, die zur Übersicht der gebuchten Produkte führt. Das Produkt „Expensya“ ist dort auf der Übersichtseite sichtbar. Eine zweite E-Mail enthält den Link zur Expensya Webseite. Richten Sie dort ebenfalls ein Konto ein, um den Service nutzen zu können. Alternativ gelangen Sie auch über das Icon in der Übersicht auf https://apps.telekomcloud.com zur Einrichtung des Expensya Accounts.

Eine weitere E-Mail der Telekom dient zur Hinterlegung von Informationen zum Datenschutzbeauftragten des Unternehmens, welches bei der Telekom das Produkt einkauft oder bucht – notwendig aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Möchten Sie Ihre Rechnungen mit einem mobilen Endgerät erfassen, installieren Sie die Expensya App auf dem entsprechenden Gerät. Die App steht sowohl für Android als auch für iOS Betriebssysteme zur Verfügung. Nach dem Starten und Anmelden in der App beginnt sofort ein Tutorial für die erste Aufnahme eines Belegs.

So nutzen Sie die Expensya App

Die Bedienung der App ist intuitiv und selbsterklärend: Mit der Schnellscan-Funktion fotografieren Sie einfach die Rechnung, die integrierte Texterkennungssoftware erfasst alle relevanten Daten (dazu zählen unter anderem Zahlungsbetrag, Händlername, Umsatzsteuer und die Art der Ausgaben) und  stellt diese anschließend in einer editierbaren Form dar.

Jeder Datensatz befindet sich nach der Aufnahme zunächst im Status „Zu prüfen“. Parallel werden die Daten mit dem Websystem synchronisiert.

Expensya bietet Ihnen auch eine Offline-Verfügbarkeit: Falls die Bearbeitung über die App gerade ungünstig ist, kann der Stand der Erfassung zu einem späteren Zeitpunkt auch in der Weboberfläche fortgesetzt werden. Sie können Ihre Belege mit dem Smartphone beispielsweise im Flugzeug abfotografieren – die Anwendung synchronisiert die Daten automatisch, sobald das Gerät wieder online ist.

Unter dem Menüpunkt „Pauschalbeträge“ lassen sich Spesen bspw. für Verpflegung auf einer Geschäftsreise eintragen. Apropos Verpflegung: Für den Kostenpunkt Trinkgeld können Sie einen zweiten Posten zur Mehrwertsteuer hinzufügen, der sich mit 0 % auf den eigentlichen Betrag anrechnen lässt.

Auch entstandene Fahrtkosten lassen sich komfortabel in der Web-Oberfläche erfassen. Das manuelle Berechnen des Kilometergeldes gehört dank Expensya der Vergangenheit an: Einfach Start und Ziel eingeben und die App erledigt unter Hinzunahme der Kilometerpauschale den Rest. Die Einträge/Ausgaben können im Anschluss ausgewertet werden und Sie erhalten einen Überblick, für welche Gruppen wieviel Budget verbraucht wurde. Mit umfangreichen Filterfunktionen (Rechnungstitel, Rechnungsdatum, Spesenart, Berichtstadien (Entwurf, Eingereicht, Abgelehnt, Genehmigt, Erstattungsfähig/Nicht erstattungsfähig, Abrechenbar/Nicht abrechenbar, Von Datum/Bis Datum ...) können Sie die Ergebnisse weiter verfeinern.

Für die Buchhaltung lassen sich die erfassten Einträge auch als PDF oder Exceldatei exportieren. Weiterhin können Sie Personen in verschiedenen Rechte-Rollen (Arbeitnehmer, Admin, Prüfstelle) zum System hinzufügen – die Ausgaben Ihres Unternehmens lassen sich dadurch einfach und schnell kontrollieren und genehmigen. Beispielsweise können Ausgabeobergrenzen für bestimmte Nutzergruppen festgelegt werden. Der Genehmigungsprozess unterliegt dabei einem Workflow: Vom Mitarbeiter angelegte Spesenabrechnungen werden automatisch an den richtigen Bearbeiter oder Manager weitergeleitet, der anschließend die Spesen überprüfen und freigeben oder ablehnen kann.

Auch die Weiterleitung von Rechnungs-E-Mails an Expensya ist möglich. Externe Systeme, in denen Kosten anfallen, können ebenfalls eingebunden und automatisiert abgerufen werden. Über den Menüpunkt „Rechnungen, E-Rechnungen und Online-Händler“ stehen hier beispielsweise EasyJet, Uber, autolib.eu, etc. zur Auswahl.

Falls Sie Fragen bei der Nutzung haben, hilft Ihnen ein Chat zuverlässig weiter.