Hallo Remote Work: Wir zeigen Ihnen, wie Sie Microsoft Teams als Kollaborationstool nutzen können

Microsoft Teams gehört zu den wichtigsten Kommunikationstools in der neuen Welt des digitalen Arbeitens. Wir beantworten Fragen dazu, wie Homeoffice, Remote Work und Coworking mit Microsoft Teams perfekt organisiert werden können.  

Heute arbeiten wir digital, mobil und flexibel und diese Umstellung ist den meisten Unternehmen in Rekordzeit gelungen. Inwieweit der Wandel unsere Arbeitsweise und unsere Arbeitswelt weiterhin beeinflussen und ändern wird, können wir zwar noch nicht absehen – aber Fragen danach, wie häufig wir zukünftig vor Ort in Büroräumen anwesend sein werden oder welche Arbeitsrituale für unsere digitale Kommunikation sinnvoll sind und auf welche wir verzichten können, werden aktuell sowohl von Leadern als auch von Mitarbeitenden diskutiert. Darüber, dass die digitale Zusammenarbeit mit unseren Teams, Kunden und Partnern sich bewährt und auch weiterhin bestehen wird, sind sich die meisten Betriebe jedoch einig. Dass mit jeder Umstellung auch konkrete Fragen zu virtueller Zusammenarbeit einhergehen, ist ganz normal. Zur Unterstützung geben wir Ihnen hier Antworten auf die 6 häufigsten Fragen aus den Microsoft Teams Foren, geordnet nach ihrer Häufigkeit:

1. Wie funktioniert der Microsoft Teams-Zugang auf verschiedenen Endgeräten?

Gute Nachrichten für Sie: Flexibilität ist Key, darum ist Microsoft Teams auf verschiedenen Endgeräten benutzbar. Vom Smartphone über das Tablet bis hin zum Laptop und Desktop-Computer. Das Tool steht als Client-Anwendung für die Plattformen Windows, macOS, iOS, Android und Linux (Preview) zur Verfügung und kann somit von allen Team-Mitglieder mobil, flexibel und weltweit von jedem Ort mit Internet-Zugriff aus, genutzt werden. Wie es sich mit externen Mitgliedern verhält, klären wir in Frage 2.

2. Wie kann ich Gäste zu Meetings und Co. bei Microsoft Teams einladen?

Das Tolle an diesem Kommunikationstool: Sowohl interne Mitarbeiter als auch externe Arbeitskräfte, Partnerfirmen oder Kunden arbeiten hier zusammen. Das gilt für Meetings, Teams, Channels und Webcasts. Der Zugriff erfolgt zum Beispiel mittels eines Gastzugriffs, den IT-Administratoren einrichten können. Dazu wird der Gast zu einem Arbeitsteam hinzugefügt. Akzeptiert er die Einladung in einer Willkommens-E-Mail, kann er sich mit einem Azure-Konto oder per einmaligem Code authentifizieren. Auch an Telefon- oder Videokonferenzen nehmen Gäste teil – ganz einfach per Link und anschließender Einwahl über lokale Nummern weltweit. Der Gast kann an all den Aktivitäten in Microsoft Teams teilnehmen, die vom Teambesitzer freigegeben sind – vom Chat bis hin zur gemeinsamen Bearbeitung der geteilten Dokumente. Wie Ihnen das Teilen und die Bearbeitung der Dokumente gelingt, erfahren Sie in Frage 3.

3. Wie kann ich Dateien in Microsoft Teams teilen und bearbeiten?

Unklarheiten zu Updates von Dateien und Arbeitsständen gehören mit Microsoft Teams der Vergangenheit an. Egal, ob es sich um Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien handelt, laden Sie Ihr Dokument ganz einfach in einem Teams-Channel hoch und arbeiten Sie zusammen mit Ihren Kollegen daran. So sind alle Mitglieder auf demselben Stand und relevante Information liegen dem gesamten Team klar ersichtlich und gut nachvollziehbar vor. Sogar externe Gäste können Zugriff erhalten und an der gemeinsamen Bearbeitung von Dateien teilhaben. Das ist auch bei international verteilten Teams möglich – das intelligente Tool synchronisiert alles in Echtzeit. Wie Sie einzelne Channels organisieren, lesen Sie in unserer nächste Foren-Frage.

4. Was sind eigentlich themenspezifische Channels in Microsoft Teams?

Agiles Teamwork mit internen und externen Teilnehmern wird mit Microsoft Teams ganz einfach. Je nach Projekt beinhaltet Ihr Team interne Mitarbeiter. Aber auch externe Kunden, Partner und Kollegen können Teil Ihres Teams werden. Innerhalb eines Teams können Sie unterschiedliche themengebundene Channels (Kanäle) anlegen, mit denen Sie Unterhaltungen nach bestimmten Themen, Projekten, Fachrichtungen oder anderen Aspekten, die für Ihr Team sinnvoll sind, organisieren. Kurzum: Diese Channels ermöglichen es Teammitgliedern sich an einem Ort gebündelt und übersichtlich auszutauschen, beispielsweise über ein spezielles Projekt oder eine bestimmte Aufgabe, an deren Umsetzung mehrere Mitglieder beteiligt sind. Der Clou: Jedes Team kann selbst festlegen, wie viele Channels es anlegt und wer daran teilnehmen darf. Bis zu 5000 Teilnehmer können sich austauschen, Dokumente teilen und diese gemeinsam bearbeiten. Bei vielen Team-Mitgliedern kann es sinnvoll sein, Ihren Kollegen Ihre Verfügbarkeit über den Präsenzstatus mitzuteilen, mehr dazu erfahren Sie in der nächsten Antwort.

5. Wie funktioniert der Präsenzstatus in Microsoft Teams?

Verfügbar, beschäftigt, abwesend, nicht stören oder bin gleich zurück – der Anwesenheitsstatus zeigt Ihren Kollegen an, wie es um Ihre Erreichbarkeit steht und ist somit ein sehr nützliches Feature für die Zusammenarbeit bei Microsoft Teams. Der Präsenzstatus wird von der App automatisch durch die jeweiligen Benutzeraktivitäten erfasst: Steht in Ihrem Outlook-Kalender beispielsweise zu einer bestimmten Uhrzeit eine Besprechung, wird diese Information Ihren Team-Mitgliedern automatisch im Präsenzstatus angezeigt. Gleiches gilt auch bei virtuellen Präsentationen oder bei Anrufen. Ihren Präsenzstatus können Sie natürlich auch selbst anpassen. „Beschäftigt“ stellen Sie beispielsweise ein, wenn Sie konzentriert arbeiten und aktuell nicht gestört werden möchten. Was Sie sonst noch tun können, um die Zusammenarbeit App-basiert zu optimieren, erfahren Sie zum Abschluss in unserer letzten Antwort auf die Frage: 

6. Wie kann ich eigene Apps und Business-Apps in Microsoft Teams integrieren?

Zur Verbesserung der digitalen Arbeitsqualität können in Microsoft Teams auch Apps integriert werden, die Ihnen beispielsweise aktiv dabei helfen Arbeitsprozesse zu optimieren. Neben zahlreichen Microsoft 365-Anwendungen gibt es auch die Möglichkeit, Drittanbieter-Tools oder eigene Apps zu integrieren und zu nutzen. Arbeiten Sie beispielsweise mit Apps, die Ihnen bei Ihrem Projektmanagement hilfreich sind, wie etwa Trello, oder andere Apps, die Ihre Tätigkeit in weiteren Bereichen abrunden, wie Salesforce, Github und RSS-Feeds? Kein Problem, diese und 250 weitere Anwendungen werden von Microsoft Teams unterstützt.

Wie Sie zu den App-Integrationen kommen? Melden Sie sich mit ihrem Account an und fügen Sie anschließend die gewünschten Apps hinzu. So werden Homeoffice, Remote Work und Coworking noch einfacher.