Auf Sie wartet ein großes und wichtiges Projekt, an dem sich Kollegen zahlreicher Standorte beteiligen? Gratulation! Das ist eine tolle Herausforderung. Aber Achtung! Sie können sich dabei in etlichen Fallen verheddern. Keine Angst: Diese Gefahren lassen sich meistern – mit der richtigen Projektmanagement-Software.

Leider beherzigen nicht alle Projektmanager diesen Tipp. Zwei Jahre lang werteten Forscher der Universität Oxford und des Beratungshauses McKinsey rund 1.500 IT-Projekte mit einem durchschnittlichen Volumen von 170 Millionen US-Dollar aus. AlarmiereLeider beherzigen nicht alle Projektmanager diesen Tipp. Zwei Jahre lang werteten Forscher der Universität Oxford und des Beratungshauses McKinsey rund 1.500 IT-Projekte mit einem durchschnittlichen Volumen von 170 Millionen US-Dollar aus. Alarmierend: Jedes sechste IT-Projekt sprengte das vorgegebene Budget um durchschnittlich 200 Prozent. 70 Prozent der Projekte hielten sich nicht an den Zeitrahmen. Warum? Vermutlich waren eine oder mehrere der folgenden Fallen daran schuld.

In diesem Artikel lesen Sie:

• welche typischen Fallen Projektmanager vermeiden sollten,
• warum Projektmanagement-Software die Arbeit eines Projektmanagers vereinfacht und
• welche Projektmanagement-Tools sich für unterschiedliche Szenarien eignen.

Falle Nummer 1: Projektmanager verlieren sich zu früh in Details.

Gerade komplexe Projekte müssen strukturiert angegangen werden. Das heißt: Sie müssen zunächst einmal in ihrer Komplexität reduziert und damit fassbar gemacht werden. Wer sich zu früh in Details verliert, sieht schnell den „Wald vor lauter Bäumen nicht“. Schon einfache Projektmanagement-Tools helfen dabei, Projekte in verschiedene Aufgabenbereiche zu zerlegen und einen Workflow zu erarbeiten. Gutes Beispiel: Trello. Die simple Kanban-Ansicht ermöglicht das listenartige Anlegen von Karten, die innerhalb des Boards nach Belieben verschoben werden können. Auf diese Weise wird die Etablierung eines Workflows unterstützt. Gerade für umfangreiche Projekte ist Trello allerdings nur im Anfangsstadium geeignet. Visualisierungen abseits der Kanban-Ansicht sind nicht möglich. Wer Projekte – beispielsweise als Gantt-Diagramm oder Projektstrukturdiagramm – grafisch darstellen möchte, greift besser auf umfassendere Tools wie factro zurück. Letzteres punktet nicht nur mit großem Funktionsumfang und intuitiver Bedienung, sondern ist – dank eigenem Serverstandort in Deutschland – auch DSGVO-konform.

Falle Nummer 2: Projektmanager scheitern am Magischen Dreieck.

Zugegeben: Wenn es um Dreiecke geht, wird es oft kompliziert. Denken Sie nur ans Bermudadreieck oder an Dreiecksbeziehungen. Im Projektmanagement heißt die Problemfigur „Magisches Dreieck“ und setzt die Parameter Geld, Zeit und Qualität in Beziehung. Die ist nicht immer harmonisch. Drei sind einer zu viel. Zieht man an der einen Ecke, dann verschiebt sich das Verhältnis der Größen zueinander. Leider bestimmen alle drei das Ergebnis Ihres Projekts – und stehen in Konkurrenz zueinander. Ein Beispiel: Sie möchten unbedingt die Qualität des Produkts steigern, und setzen mehr Mitarbeiter – und damit mehr Arbeitszeit – ein. Auweia. Schon schnellen die Kosten in die Höhe.

Welche Punkte Sie bei Ihren Projekten unbedingt beachten sollten:

• Ziele, Rahmenbedingungen, Ressourcen, Risiken müssen Sie vorab klären.
• Das gewünschte Ergebnis und die wichtigen Meilensteine sollten Sie früh festlegen.
• Aufgabenplan, Zeitplan und Kostenplan müssen Sie im Blick behalten und regelmäßig anpassen.

Die passende Projektmanagement-Software hilft Ihnen, die genannten Punkte im Fokus zu behalten – vorausgesetzt sie ist ganzheitlich genug ausgerichtet. Wenn Sie das magische Dreieck im Gleichgewicht halten wollen, setzen Sie am besten auf Projektmanagement-Tools, die eine ERP-Software beinhalten. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bietet sich hier insbesondere Teamleader an. Die Software aus Belgien ermöglicht es, sämtliche wichtigen Prozesse auf einer Plattform abzubilden.

Falle Nummer 3: Projektleiter kommunizieren nicht transparent genug.

Das ist eine Todsünde im Projektmanagement. Schließlich sind Sie auf die Mitarbeit Ihrer Kolleginnen und Kollegen angewiesen. Wenn die sich im Projekt nicht ausreichend informiert fühlen, können Sie das Vorhaben vergessen. Die gute Nachricht: Um eine bessere Kommunikation und ein für alle Teammitglieder transparentes Arbeiten zu gewährleisten, müssen Sie hinsichtlich der Projektmanagement-Software keine großen Geschütze auffahren. Immerhin gibt es genügend komfortable und günstige Werkzeuge aus der Cloud, die Sie bei dieser Aufgabe unterstützen. Gutes Beispiel: Dokumentenmanagement-Systeme. Im TelekomCLOUD-Portal finden Sie etwa mit HiDrive Business oder Office 365 Systeme, die alle Daten auf einer digitalen Plattform zusammenführen. Ihre Teammitglieder können sicher sein, dass sie stets die gleiche Version bearbeiten – egal, ob sie gerade an ihrem Rechner sitzen oder von unterwegs mit dem Tablet oder Smartphone darauf zugreifen.

Falle Nummer 4: Projektmanager überschätzen Excel.

Ja, ja und nochmals ja: Excel ist ein tolles Tool. Super für jede Tabellenkalkulation. Aber hinderlich, wenn am Projekt viele In- und Externe beteiligt sind – und mühsam Excel-Tabellen herumgeschickt werden müssen. Irgendwann versinkt jeder im Versionen-Chaos. Die Alternative? Nutzen Sie Tools, die Tabellenfunktionen mit Projektmanagement-Funktionen verbinden. Bestes Beispiel: Smartsheet. Die Software setzt auf interaktive Tabellen, die mit verschiedensten Werkzeugen angepasst werden können. Diese intelligenten Tabellen erlauben unter anderem File-Sharing, Reporting und die Etablierung von Workflows. Damit ist Smartsheet auch für größere Teams eine erstklassige Excel-Alternative.

Oder Sie werden noch eine Stufe professioneller – mit umfassenden Projektmanagement-Lösungen wie Microsoft Project. Damit lassen sich Projekte intuitiv planen und verwalten. Dank eines übersichtlich designten Startbildschirms fällt das Organisieren und Verknüpfen von Vorgängen sowie das Erstellen einer Zeitachse extrem leicht. Durch das Zusammenfassen von täglichen Aufgaben, Projektvorgängen und allen anderen wichtigen Details auf einer funktionsreichen Benutzeroberfläche gewährleistet Microsoft Project effizientes Arbeiten. Priorisieren Sie Aufgaben und halten Sie Ihren Projektplan stets im Griff. Dazu sind die vielen anschaulichen Darstellungen enorm hilfreich, die Sie auch in andere Office-Anwendungen zu Präsentationszwecken einfügen können. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie Projekte mit dieser Software standortunabhängig verwalten können. Microsoft Project hat Tools an Bord, mit denen Sie jederzeit und überall die Verbindung zu Ihrem Team halten. So funktioniert transparentes Projektmanagement heute.