Die Anzahl der auf dem Markt vertretenen Freemail-Anbieter ist enorm. Tatsächlich greifen zahlreiche KMU auch weiterhin auf die kostenlosen Dienste zurück. Doch gegenüber professionellen E-Mail-Lösungen hinken Freemail-Anbieter in einigen Punkten hinterher. Weder interne Kommunikation und Newsletter-Erstellung für Kunden noch die Integration und Synchronisation mit verschiedenen, essenziellen Groupware-Anwendungen sind ohne professionelle E-Mail-Lösungen reibungslos möglich. Will man sich langfristig von der Konkurrenz abheben, führt kein Weg an der Nutzung eines professionellen E-Mail-Anbieters vorbei. Wir haben zehn gewichtige Gründe zusammengefasst, die für eine solche professionelle E-Mail-Lösung sprechen.

In diesem Artikel erfahren Sie:

• welche Gründe für einen professionellen E-Mail-Anbieter sprechen,
• welche Funktionen professionelle E-Mail-Anbieter bieten und
• warum Freemail-Anbieter mit professionellen Lösungen nicht mithalten können.

1. Alles aus einem Guss

Professionelle E-Mail-Lösungen sind auf die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe zugeschnitten. Sie gewährleisten somit eine reibungslose Nutzung unterschiedlicher Funktionen, die einzelne Freeware-Anbieter in dieser Form nicht bieten könnten. Bestenfalls ist es möglich, sich aus verschiedenen kostenlosen Anbietern eine Art Patchwork-Lösung zusammenzustellen, um deren Vorteile kombiniert nutzen zu können. Doch ein solches Vorgehen kann in Sachen Usability an eine Lösung „aus einem Guss“ eher selten heranreichen. So funktioniert beispielsweise die Synchronisation mit Groupware-Anwendungen bei professionellen E-Mail-Anbietern ohne Probleme und im Sekundentakt, und das sogar bei mehreren Anwendern in der Cloud.

Professionelle E-Mail-Lösungen sind auf die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe zugeschnitten.

2. Weitreichende Anwendungsverknüpfungen

Professionelle E-Mail-Anbieter, allen voran das verbreitete Microsoft Exchange, bieten zahlreiche Schnittstellen zu gängigen Anwendungen. In diesem Zusammenhang spricht beispielsweise die nahtlose Integration von Adressbuch und Kalender in die E-Mail-Verwaltung für eine professionelle Lösung. Können Kontakte sowohl in der E-Mail-Oberfläche als auch im Adressbuch und Kalender simultan verwaltet und synchronisiert werden, gehen alleine mit dieser Funktion viele nicht zu unterschätzende Vorteile einher. Zu nennen sind etwa die folgenden Punkte:

• Zeitersparnis: Sind sämtliche notwendigen Kundendaten inklusive Kontakt, Anschrift und Aufträge auf einen Blick einsehbar, kann viel Zeit eingespart werden. Zudem fällt es Vertriebsmitarbeitern leichter Kundenmails zu personalisieren.
• Vermeidung von Missverständnissen: Werden Anwendungen für Adressbuch, Kalender und E-Mail-Programm ohne die Möglichkeit einer Synchronisation separat voneinander verwendet, steigert dies die Wahrscheinlichkeit von schwerwiegenden Missverständnissen – sei es durch sich überschneidende Termine, sich widersprechende Daten, Fehlbuchungen oder schlicht durch Fehler bei der Übertragung der Daten.

Überdies lassen sich bei professionellen E-Mail-Anbietern auch weitere Anwendungen problemlos mit dem Mail-Programm verbinden. Die Möglichkeit gemeinsamer Notizen oder Chat-Programme sowie die Nutzung von Cloud-Speichern sind nur einige Beispiele.

3. Gemeinsames, ortsunabhängiges Arbeiten unter geringstem Aufwand – die Cloud macht es möglich

Die Cloud hat die Arbeitswelt revolutioniert und ist aus dem modernen digitalen Büro nicht mehr wegzudenken. Professionelle E-Mail-Lösungen wissen um die Vorteile der Cloud und haben entsprechende Funktionen des gemeinsamen Arbeitens längst integriert. So ist es möglich, gemeinsam an Projekten zu arbeiten und in diesem Zusammenhang auf die gleiche E-Mail-Liste mitsamt Anmerkungen und Notizen, Adressbuch und Kalender zuzugreifen. Auch eventuell durchgeführte Änderungen können von allen zugangsberechtigten Mitarbeitern eingesehen werden – und das überall, sei es im Büro, im Homeoffice oder an einem warmen Sommertag mit dem Tablet direkt vom städtischen See aus. Der Clou: Professionelle E-Mail-Anbieter haben auch die Sicherheit entsprechender Cloud-Lösungen perfektioniert. Das Vorurteil, dass die Cloud prinzipiell unsicher ist, gehört damit längst der Vergangenheit an. Lediglich bei Freemail-Anbietern mit geringem Budget gilt es verstärkt auf die Datensicherheit entsprechender Cloud-Varianten zu achten.

4. Hybridlösungen minimieren den Eigenaufwand

Wer heute auf einen professionellen E-Mail-Anbieter vertraut, muss längst nicht mehr auf On-Premise-Lösungen zurückgreifen, die das teure und zeitaufwendige Betreiben von Software-Programmen auf eigener Hardware erforderlich machen. Cloudbasierte Hybridlösungen wie Hosted Exchange und Exchange Online legen das Hosting der E-Mail-Infrastruktur in die Hände professioneller Anbieter, die eine sichere, datenschutzkonforme und bestmögliche Verwaltung bieten. Exchange Online beispielsweise greift zur Datenspeicherung ausschließlich auf Rechenzentren innerhalb der EU zurück. Damit ist die E-Mail-Lösung zu 100 Prozent DSGVO-konform.

Langfristig können KMU auf diese Weise guten Gewissens Geld sparen. Entsprechende On-Demand-Lösungen werden immer häufiger auch von größeren Unternehmen gerne genutzt.

5. Optimale Sicherheit – Top-Virenschutz

Einer der überzeugendsten Gründe für professionelle E-Mail-Anbieter ist zweifelsohne im Sicherheitsmanagement zu suchen. So zeichnen sich professionelle E-Mail-Lösungen durch einen weit entwickelten Virenschutz aus, der ständig aktualisiert wird. Ein derart optimaler Schutz gegen Viren, Trojaner und Co ist absolut essenziell, um Schäden von Unternehmen abzuhalten und einen Diebstahl empfindlicher Unternehmens- und Kundendaten zu verhindern. In puncto Sicherheit sollte keinesfalls gespart werden, denn dies kommt immer einem Sparen am falschen Ende gleich. Sollte es tatsächlich zu einem erfolgreichen Hackerangriff, womöglich sogar verbunden mit einem Datendiebstahl, kommen, ist der Image-Schaden enorm. Verlorenes Vertrauen lässt sich nur schwer zurückgewinnen. Um einen bestmöglichen Schutz zu gewährleisten, ist eine ständige Aktualisierung der verwendeten Antivirenprogramme unabdingbar. In der Regel erfolgt die Aktualisierung des Schutzes bei professionellen E-Mail-Anbietern vollautomatisch, sodass Sie sich um nichts kümmern müssen.

6. Effektive Spamfilter – Nicht zu unterschätzen

Obwohl viele KMU den Fokus auf einen hervorragenden Virenschutz legen, sind auch erstklassige Spamfilter, wie sie die meisten professionellen E-Mail-Anbieter verwenden, nicht zu unterschätzen. Laut Statista handelte es sich im April 2019 bei 54,8 Prozent der bei Unternehmen weltweit eingegangenen E-Mails um Spam-Nachrichten. Eine Menge, mit deren Handhabung die Mitarbeiter gnadenlos überfordert wären. Ein gut kalibrierter Spamfilter ist in der Lage die meisten Spam-Mails im Vorfeld als solche zu identifizieren und sie automatisch in den Spam-Ordner zu verschieben. Dies ist auch deswegen enorm wichtig, da jede geöffnete Spam-Mail eine potenzielle Gefahr darstellt, immerhin könnte es sich um einen Phishing-Versuch handeln. Aber auch das Einspeisen von Malware wird sehr häufig via E-Mail-Versand versucht. In der Regel erlauben es professionelle E-Mail-Lösungen, den Spamfilter individuell anzupassen. So können Mails mit bestimmten Merkmalen, die in der Vergangenheit des Öfteren als Spam identifiziert worden sind, manuell als Spam definiert werden und landen fortan automatisch im Spam-Ordner. Auch das Anlegen einer sogenannten „Blacklist“ mit dubiosen Absendern ist in der Regel ohne Weiteres möglich. Die entsprechenden E-Mail-Adressen werden auf diese Weise bereits im Vorfeld blockiert.

7. Datenschutz und Transparenz

Führt man sich die wichtigsten Gründe für eine professionelle E-Mail-Lösung vor Augen, wird man um das Thema Datenschutz nicht herumkommen. Gelangen Unternehmens- oder Kundendaten in die falschen Hände, kann der Schaden enorm sein. Allein der Image- und Vertrauensverlust bei einem zu laxen Umgang mit Kundendaten ist kaum zu beziffern. Im Vergleich zu den meisten Freeware-Anbietern legen Anbieter professioneller E-Mail-Lösungen ein besonderes Augenmerk auf den Datenschutz. Das liegt nicht zuletzt daran, dass sie nicht die Bedürfnisse und Ansprüche von Privatkunden, sondern von Unternehmen erfüllen müssen. Eine hundertprozentige Compliance gehört für entsprechende professionelle E-Mail-Lösungen zum Standard. Eine transparente Vermittlung der Datenschutzrichtlinien und durchgeführten Maßnahmen ist ebenfalls essenziell. Unternehmen, die auf professionelle E-Mail-Lösungen zurückgreifen, können in Sachen Datenschutz stets auf die offengelegten Richtlinien und Maßnahmen des Anbieters verweisen. Auf diese Weise wird auch auf Kundenseite Vertrauen geschaffen. Darüber hinaus bedenken viele professionelle E-Mail-Anbieter auch die zugrunde liegende Infrastruktur. Werden Daten beispielsweise über Server außerhalb der EU geleitet, kann nicht länger mit Sicherheit gesagt werden, wer sich Zugang zu den entsprechenden Daten verschaffen kann und darf. Entsprechende die Server-Infrastruktur betreffende Überlegungen haben viele Freeware-Anbieter, die aus Kostengründen mitunter auf Server im Ausland zurückgreifen, nicht bedacht.

Eine professionelle E-Mail-Lösung bietet viele Vorteile.

8. Automatische Datensicherung

Stromausfälle, Brände, Wasserschäden: Es gibt viele unerwartete Ereignisse, die zu beträchtlichen Schäden bei der unternehmenseigenen Hardware führen können. Das Worst-Case-Szenario: Durch ein entsprechendes Ereignis sind wichtige Daten verloren gegangen. Ihre Wiederherstellung erweist sich als unmöglich. Die Folge: Es kommt zu enormen Verlusten. Cloudbasierte On-Demand-Lösungen reduzieren das Risiko eines solchen Horrorszenarios beträchtlich, da wichtige Daten in diesem Fall nicht mehr auf eigenen Servern, sondern extern bei den entsprechenden E-Mail-Anbietern gespeichert werden. Um das Risiko eines Datenverlustes so gering wie möglich zu halten, ist allerdings auch eine automatische Datensicherung essenziell. Erfolgt eine komplette Datensicherung in regelmäßigen, kurz aufeinanderfolgenden Zeitintervallen, kann maximal ein Bruchteil der Daten verloren gehen. Nicht umsonst gehört die automatische Datensicherung bei den meisten professionellen E-Mail-Anbietern zum Standard.

9. Gold wert: Ein professioneller Auftritt vor dem Kunden

Da Freeware-Lösungen im Regelfall auf Privatkunden zugeschnitten sind, geht für Unternehmen, die auf diese zurückgreifen, ein entscheidender Nachteil einher: Entsprechende Programme wirken schlicht nicht sehr professionell. Dies beginnt bereits bei der E-Mail-Adresse, die nur in bedingtem Maße personalisiert werden kann, und reicht bis zu lästigen Werbeanzeigen innerhalb der Mail-Kommunikation – von dem nicht selten reduzierten Funktionsumfang ganz zu schweigen. Verwaltungsoptionen, wie etwa Vertretungsregelungen, tragen maßgeblich zur Professionalität eines Unternehmensauftritts bei. Es ist nur allzu verständlich, dass sich Unternehmen mit Freemail-Lösungen nur schwer von der Konkurrenz abheben können. Professionelle E-Mail-Lösungen bieten hingegen einen seriösen Auftritt. Die Professionalität ist einer der Gründe für einen professionellen E-Mail-Anbieter, der häufig unterschätzt wird.

10. Support inklusive

Zuletzt, aber nicht minder wichtig, bieten professionelle E-Mail-Anbieter auch einen herausragenden Support an, der mit Rat und Tat zur Seite steht. Auf etwaige Probleme kann somit rund um die Uhr reagiert werden, sodass keine wertvolle Zeit verloren geht. Unternehmen, die nur bedingt auf die Hilfe eines professionellen Supports zurückgreifen können, sind oftmals nicht in der Lage, das volle Potenzial ihrer E-Mail-Lösung auszuschöpfen.

Quellen

https://geschaeftskunden.telekom.de/startseite/cloud-it/zusammenarbeit/224684/e-mail-loesungen.html  
https://www.df.eu/de/e-mail-hosting/ 
https://www.speednames.de/email-faq 
https://www.ovh.de/emails/hosted-exchange-2013/datensicherheit.xml
https://geschaeftskunden.telekom.de/startseite/cloud-it/zusammenarbeit/e-mail-loesungen/175480/businessmail-x-400.html 
https://bluejeans.com/de/mobile-videokonferenzen 
http://www.com-magazin.de/news/e-mail-spam/spam-rate-sinkt-unter-50-prozent-970282.html 
http://www.computerwoche.de/a/es-muss-nicht-immer-exchange-sein,1927948 
https://www.symantec.com/security_response/publications/monthlythreatreport.jsp 
https://cloud.telekom.de/blog/exchange-online-erste-schritte/
https://www.hosteurope.de/E-Mail-Hosting/Hosted-Exchange/ 
https://de.wikipedia.org/wiki/Groupware