6 Tipps für erfolgreiche Videokonferenzen

27.01.2016 von Yasmin Mansukhani

Wer sich virtuell statt vor Ort bespricht, spart Geld für Bahn, Flug und Co. und verwandelt Reisezeit in Arbeitszeit. Doch worauf müssen Sie achten, wenn Sie sich per Videokonferenz, zum Beispiel über iMeet, austauschen? Ich habe mich unter meinen videokonferenz-erfahrenen Kollegen umgehört und sechs nützliche Tipps für erfolgreiche virtuelle Meetings zusammengestellt.

1. Technik beherrschen

Wer kennt das nicht? Ein Meeting kann nicht pünktlich starten, weil der Gastgeber noch mit der Technik kämpft. Ein echter Klassiker im Präsenzmeeting: wie funktioniert eigentlich der Beamer? Auf diese Weise verlieren Sie wertvolle Zeit und strapazieren die Geduld der Teilnehmer. Besonders unangenehm wird es, wenn Vorgesetzte oder Kunden mit von der Partie sind. Daher: Machen Sie sich vor Ihrem Termin mit der Technik vertraut und starten Sie einen Probelauf. Wenn Sie iMeet aus der TelekomCLOUD nutzen, sind Sie auf der sicheren Seite: Teilnehmer können einem Meeting mit einem Klick beitreten und benötigen keine zusätzliche Software.

2. Agenda vorbereiten

Versenden Sie möglichst vorab eine Agenda für Ihren Termin und nennen Sie auch direkt das Ziel des Meetings. Sie geben so den Teilnehmern die Möglichkeit, sich gezielt vorzubereiten und zu einem produktiven Meeting beizutragen. Sollte sich kurzfristig etwas an dem geplanten Ablauf ändern, ist das kein Problem. In iMeet können Sie dank der Bildschirmfreigabe auch immer die neueste Version der Agenda mit allen Teilnehmern teilen.

3. Termin moderieren

Sie als Gastgeber sollten den Termin von der Begrüßung bis zur Verabschiedung moderieren. Sinnvoll ist am Ende auch eine Zusammenfassung der besprochenen Themen zur Verfügung zu stellen – inklusive der Teilnehmer, die mit Aufgaben aus dem Termin gehen. Am besten vereinbaren Sie auch direkt den Termin, bis wann diese Aufgabe erledigt sein soll. In iMeet können Sie dafür den integrierten Online-Speicher nutzen. Laden Sie dort einfach das Protokoll oder andere wichtige Dateien hoch. Jeder Gast kann sich diese Dateien dann herunterladen.

4. Keine Ablenkungen

Egal ob Sie sich vor Ort treffen oder in einer Telefon- oder Videokonferenz sind: Klingelnde Handys, Gespräche anderer Kollegen im Raum oder ein ständiges Kommen und Gehen sind echte Störfaktoren. Auch das parallele Bearbeiten von E-Mails ist unangebracht. Sie möchten ein effizientes Meeting? Dann heißt das Stichwort Fokussierung. Ruhe ins Meeting bekommen Sie auch mit Hilfe einer einfachen Funktion in iMeet: Sie können Gesprächsteilnehmer stumm schalten und natürlich auch wieder aktivieren. Und: sollten Sie tatsächlich das Gefühl haben, mit diesem Termin Ihre Zeit zu verschwenden, sagen Sie ihn lieber ab. Vielleicht ist er ja wirklich überflüssig.

5. Deutlich sprechen

Wenn Sie das Wort ergreifen, sprechen Sie deutlich und direkt in Ihr Mikrofon. Achten Sie darauf, dass es nicht direkt an Ihrem Kragen oder Schal sitzt, den dadurch können für die anderen Meeting-Gäste unangenehme Geräusche entstehen.

6. Auf Kleidung und Umfeld achten

Achtung, Kamera läuft! Für eine Videokonferenz empfiehlt sich ein Oberteil in gediegenen Farben und nicht zu kleinteiligen Mustern. Grelle Farben und wilde Muster wirken oftmals irritierend. Grundsätzlich kann vor der Konferenz ein Blick in den Spiegel nicht schaden. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Kameraauschnitt ein einigermaßen ordentliches Umfeld zeigt. Chaotische Papierstapel oder die Sammlung leerer Kaffeetassen gehören ebenso wenig ins Bild wie die Ausdrucke der vertraulichen Präsentation an der Wand hinter Ihnen. Auch gute Beleuchtung gehört dazu. Idealerweise kommt die Lichtquelle aus derselben Richtung wie die Kamera. Zu diesem Tipp gibt es leider keine Funktion in iMeet, dafür müssen Sie selbst sorgen :). 

 

Ich wünsche Ihnen jedenfalls viel Erfolg für Ihre nächste Videokonferenz! Wussten Sie, dass Sie iMeet 30 Tage lang ganz kostenfrei und unverbindlich testen können? Und wenn Sie MagentaEINS Business nutzen, ist iMeet sogar Teil Ihres Tarifs. Probieren Sie es einfach aus! Sollten Sie Fragen zur Nutzung haben, hilft Ihnen unser Kundenservice gerne weiter.

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Yasmin Mansukhani

Yasmin ist seit über 10 Jahren im Online Business unterwegs. Wenn sie nicht gerade arbeitet, schnappt sie sich am liebsten einen Espresso oder ein Glas Wein und sucht sich ein gemütliches Plätzchen an der Sonne. Vom Leben hat sie vor allem eines gelernt: Don't worry about the end of the world today - it's already tomorrow in Australia!

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