Die vier häufigsten Fallen im Projektmanagement - und wie Sie sie vermeiden

07.06.2016 von Yasmin Mansukhani

Auf Sie wartet ein großes und wichtiges Projekt, an dem sich Kollegen zahlreicher Standorte beteiligen? Gratulation! Das ist eine tolle Herausforderung. Aber Achtung! Sie können sich dabei in etlichen Fallen verheddern. Keine Angst: Diese Gefahren lassen sich meistern – mit der richtigen Projektmanagement-Software.

Das wird auch Ihnen ein Lächeln ins Gesicht zaubern: Nie wieder in typische Projektmanagement-Fallen tappen!
Das wird auch Ihnen ein Lächeln ins Gesicht zaubern: Nie wieder in typische Projektmanagement-Fallen tappen!

Leider beherzigen nicht alle Projektmanager diesen Tipp. Zwei Jahre lang werteten Forscher der Universität Oxford und des Beratungshauses McKinsey rund 1.500 IT-Projekte mit einem durchschnittlichen Volumen von 170 Millionen US-Dollar aus. AlarmiereLeider beherzigen nicht alle Projektmanager diesen Tipp. Zwei Jahre lang werteten Forscher der Universität Oxford und des Beratungshauses McKinsey rund 1.500 IT-Projekte mit einem durchschnittlichen Volumen von 170 Millionen US-Dollar aus.

Alarmierend: Jedes sechste IT-Projekt sprengte das vorgegebene Budget um durchschnittlich 200 Prozent. 70 Prozent der Projekte hielten sich nicht an den Zeitrahmen. Warum? Vermutlich waren eine oder mehrere der folgenden Fallen daran schuld.

Falle Nummer 1: Projektmanager scheitern am Magischen Dreieck.

Ich gebe zu: Immer wenn es um Dreiecke geht, wird es kompliziert. Denken Sie nur ans Bermuda-Dreieck oder an Dreiecksbeziehungen. Im Projektmanagement heißt die Problemfigur „Magisches Dreieck“ und setzt die Parameter Geld, Zeit und Qualität in Beziehung. Die ist nicht immer harmonisch. Drei sind einer zu viel. Zieht man an der einen Ecke, dann verschiebt sich das Verhältnis der Größen zueinander. Leider bestimmen alle drei das Ergebnis Ihres Projekts – und stehen in Konkurrenz zueinander. Ein Beispiel: Sie möchten unbedingt die Qualität des Produkts steigern und setzen mehr Mitarbeiter – und damit mehr Arbeitszeit – ein. Auweia. Schon schnellen die Kosten in die Höhe.

Welche Punkte Sie bei Ihren Projekten unbedingt beachten sollten:

  • Ziele, Rahmenbedingungen, Ressourcen, Risiken mĂĽssen Sie vorab klären
  • das gewĂĽnschte Ergebnis und die wichtigen Meilensteine sollten Sie frĂĽh festlegen
  • Aufgabenplan, Zeitplan und Kostenplan mĂĽssen Sie im Blick behalten und regelmäßig anpassen

Weitere spannende Hintergrundinformationen zum magischen Dreieck im Projektmanagement erhalten Sie hier.

Falle Nummer 2: Projektleiter kommunizieren nicht transparent genug.

Das ist eine Todsünde im Projektmanagement. Ich übertreibe nicht! Schließlich sind Sie auf die Mitarbeit Ihrer Kolleginnen und Kollegen angewiesen. Wenn die sich im Projekt nicht ausreichend informiert fühlen, können Sie das Vorhaben vergessen. Zum Glück gibt es komfortable und günstige Werkzeuge aus der Cloud, die Sie bei dieser Aufgabe unterstützen: Gutes Beispiel: Dokumentenmanagement-Systeme. Im TelekomCLOUD-Portal finden Sie zum Beispiel mit HiDrivePro oder Office 365 Systeme, die alle Daten auf einer digitalen Plattform zusammenführen. Ihre Teammitglieder können sicher sein, dass sie stets die gleiche Version bearbeiten – egal, ob sie gerade an ihrem Rechner sitzen oder von unterwegs mit dem Tablet oder Smartphone darauf zugreifen. Mit dem sozialen Netzwerk TeamLike oder der Videoplattform iMeet rücken die Kollegen näher zusammen, selbst wenn sie Hunderte von Kilometern trennen.

Falle Nummer 3: Projektmanager überschätzen Excel.

Ja, ja und nochmals ja: Excel ist ein tolles Tool. Ich kann mir mein Arbeitsleben ohne Excel gar nicht mehr vorstellen. Super für jede Tabellenkalkulation. Aber hinderlich, wenn am Projekt viele In- und Externe beteiligt sind – und wir mühsam Excel-Tabellen herumschicken müssen. Irgendwann versinkt jeder im Versionen-Chaos. Ist mir jedenfalls schon öfter passiert. Ihnen auch? Die Alternative? Werden Sie eine Stufe professioneller – zum Beispiel mit Projektmanagement-Lösungen wie Microsoft Project. Damit lassen sich Projekte intuitiv planen und verwalten.

Dank eines übersichtlich designten Startbildschirms fällt das Organisieren und Verknüpfen von Vorgängen sowie das Erstellen einer Zeitachse extrem leicht. Durch das Zusammenfassen von täglichen Aufgaben, Projektvorgängen und allen anderen wichtigen Details auf einer funktionsreichen Benutzeroberfläche gewährleistet Microsoft Project effizientes Arbeiten. Priorisieren Sie Aufgaben und halten Sie Ihren Projektplan stets im Griff. Dazu sind die vielen anschaulichen Darstellungen enorm hilfreich, die Sie auch in andere Office-Anwendungen zu Präsentationszwecken einfügen können. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie Projekte mit dieser Software standortunabhängig verwalten können. Microsoft Project hat Tools an Bord, mit denen Sie jederzeit und überall die Verbindung zu Ihrem Team halten. So funktioniert transparentes Projektmanagement heute.

Falle Nummer 4: Projektleiter unterschätzen den menschlichen Faktor.

Natürlich müssen Sie strukturiert vorgehen. Selbstverständlich benötigen Sie Tools, wie die oben genannten, um Ihr Projekt erfolgreich abzuschließen. Aber: Sie brauchen noch mehr. Nämlich menschliches Gespür. Kommunikative Fähigkeiten. Sie müssen Nähe herstellen können – zu allen Beteiligten. Genauso wichtig: Etablieren Sie rechtzeitig eine Fehlerkultur, in der sich jeder traut, Kritik zu äußern, wenn etwas schiefläuft. Nur so umgehen Sie die sogenannte Wassermelonen-Falle. Da wirkt nach außen alles „Grün“, nimmt man das Projekt aber auseinander, steht vieles auf „Rot“.

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Yasmin Mansukhani

Yasmin ist seit über 10 Jahren im Online Business unterwegs. Wenn sie nicht gerade arbeitet, schnappt sie sich am liebsten einen Espresso oder ein Glas Wein und sucht sich ein gemütliches Plätzchen an der Sonne. Vom Leben hat sie vor allem eines gelernt: Don't worry about the end of the world today - it's already tomorrow in Australia!