10 unverzichtbare Tipps zur Etikette in der digitalen Arbeitswelt

02.02.2016 von Redaktion

Die moderne Arbeitswelt erlebt einen tiefgreifenden Wandel. Durch Globalisierung, Entwicklung digitaler Technologien und neuer Kollaborations-Tools verändert sich der Arbeitsalltag in Unternehmen. Mitarbeiter werden täglich mit neuen Situationen in ihrem Job konfrontiert. Besonders die Kommunikation und Interaktion sind in der digitalen Arbeitswelt zentrale Themen.

Die 10 hilfreichsten Tipps zur Etikette in der digitalen Arbeitswelt.
Gute Laune statt Fettnäpfchen-Alarm. Unsere Tipps helfen Ihnen, die schlimmsten Meeting-Fallen zu umgehen.

Um beim digitalen Wandel Schritt halten zu können, benötigen Arbeitnehmer eine Orientierungshilfe im Arbeitsalltag. Dies belegt eine Umfrage von TNS Infratest im Auftrag der Deutschen Bank. Demnach ist ein Drittel der Arbeitnehmer mit dem digitalen Wandel in der Arbeitswelt überfordert. Fast jeder Vierte arbeitet viel mobil und nicht mehr ausschließlich an einem festen Arbeitsplatz. Wie können Arbeitnehmer die neuen Herausforderungen meistern? Die Telekom hat bereits 2014 eine Studie (eEtiquette@work) zur Zusammenarbeit in der digitalen Welt veröffentlicht. Die wichtigsten Tipps zur Etikette haben wir zusammengefasst.

Das sollten Sie beachten:

1. Nur das Krümelmonster darf während einer Telko essen.

Das Essen in Gegenwart von Kollegen oder Geschäftspartnern ist und bleibt ein No-Go. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie besonders leise kauen können. Es ist unhöflich – auch bei Telefonkonferenzen.

2. Online ist Silber – Offline ist Gold. Digitale Tools ersetzen kein persönliches Treffen, aber sie bauen Brücken dorthin!

Elektronischer Schriftverkehr bietet viele Vorteile. Doch keine E-Mail der Welt kann ein persönliches Gespräch ersetzen. Setzen Sie daher für wichtige Arbeitsthemen Meetings an. Unklarheiten können offline schneller und besser geklärt werden als online. Personen, die nur sporadisch im Büro sind, profitieren von persönlichen Treffen besonders. Für ein gutes Betriebsklima ist Face-to-Face-Kommunikation ohnehin förderlich.

3. In die Augen schauen, statt auf das Display. Ihr Gegenüber ist wichtiger als sein Tweet.

Es ist dem Gesprächspartner gegenüber unhöflich, sein Smartphone in einem Meeting eingeschaltet zu lassen. “In einem Vieraugengespräch erwartet mein Gegenüber, dass ich meine ganze Aufmerksamkeit auf ihn richte. Wenn ich gleichzeitig mein Handy angeschaltet lasse, zeige ich ihm damit, dass mir Anrufe wichtiger sind“, sagt Alexander Freiherr Knigge, Urgroßneffe von Adolph Freiherr Knigge, der die Website knigge.de betreibt.

4. Online- und Offline-Arbeit sind wie Essig und Öl – die richtige Mischung ist zu beachten.

Wer nur mit technischer Unterstützung arbeitet und kommuniziert, verliert unter Umständen den realen Blick für die Außenwelt. Das betriebliche Geschehen geht an ihm vorbei. Wer jedoch die Online-Tools völlig meidet und nur auf persönliche Interaktion setzt, verliert unter Umständen Zeit und hält Kollegen von der Arbeit ab. Setzen Sie daher auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Online- und Offline-Arbeit.

5. Die Datei, die find ich nie, ist sie benannt mit Fantasie.

Vor allem dann, wenn es eilt, ist es von Vorteil, Dateien zuvor mit eindeutigen Namen bezeichnet zu haben. Dies beugt etwaiger Verwirrung vor und erhöht den Workflow. Machen Sie sich also gründlich Gedanken darüber, wie sie wichtige Dokumente beim Speichern benennen und wo Sie diese ablegen. Legen Sie auf Ihrem Computer ein strukturiertes System an, das Ihnen die Suche erleichtert.

6. Es gibt keine Informationsflut, nur schlechte Filter.

E-Mails, Word-Dokumente, Excel-Sheets, PDFs: Die meisten Mitarbeiter bekommen täglich mehr Informationen, als sie überhaupt verarbeiten können. Daher empfiehlt es sich, die eingehende elektronische Post zu filtern. Unterscheiden Sie wichtige von unwichtigen Nachrichten. Trennen Sie sich von Mails, die ohnehin nur ihren Posteingang oder ihre Festplatte verstopfen.

7. Lassen Sie Ihr E-Mail-Postfach nicht zum Diktator werden. Setzen Sie sich ein Limit für das Checken Ihrer Mails.

Man sollte seine Arbeit nicht für jede eintreffende E-Mail unterbrechen. Bevor man Mails abruft oder liest, sollte man seinen Workflow erst beendet haben. Ansonsten verliert man kostbare Zeit und muss seine Gedanken ständig neu sortieren. Ignorieren Sie Kettenmails konsequent. Laut einer aktuellen Studie des Chartered Management Institute (CMI) verbringen Führungskräfte im Schnitt 29 Tage, also fast einen ganzen Monat im Jahr mit dem Bearbeiten von E-Mails.

8. Vrgssn S ncht n Nchrchtn Vkl nd Stzzchn z vrwndn (In anderen Worten: Vergessen Sie nicht, in Nachrichten Vokale und Satzzeichen zu verwenden.

Eine E-Mail ist schnell geschrieben. Ist sie allerdings zu hastig verfasst worden, kann sie Informationen nicht effektiv weitervermitteln. Selbst wenn Kurznachrichten heutzutage längst auch im privaten Alltag gang und gäbe sind, in der Berufswelt haben sie noch immer einen offiziellen Charakter. Daher sollten Sie Mails sorgfältig schreiben und vor dem Absenden noch einmal kontrollieren.

9. Googeln vor dem ersten Date ein No-Go, vor Meetings mit Experten ein Do-So!

Sammeln Sie vor Gesprächen mit Experten unbedingt Informationen. Auch wenn Sie mit der Thematik nicht besonders vertraut sind, sollten Sie zumindest ein gewisses Grundwissen mit in das Meeting nehmen. Jenes kann sich nur positiv auf ihre Rolle als kompetenter Gesprächspartner und auf den weiteren Verlauf des Gesprächs auswirken.

10. Ein Schulterblick ist nicht nur am Steuer, sondern auch vor Videokonferenzen Pflicht. Prüfen Sie vorher Ihre Wanddekoration.

Heutzutage können Personen einen Blick in Ihr Büro werfen, ohne physisch überhaupt vor Ort zu sein. Vergewissern Sie sich also vor anstehenden Videokonferenzen, was Ihr Gesprächspartner auf seinem Bildschirm sehen wird. Eine Wanddekoration, die vom eigentlichen Gesprächsthema ablenkt, ist der Sache nicht dienlich. Dies gilt vor allem auch für Videokonferenzen aus dem Home Office. Eine Spüle mit dreckigem Geschirr im Hintergrund wirkt wenig professionell.

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