Ein Mausklick genügt – Ihre externen Mails in Office 365

25.11.2016 von Redaktion

Dieser Artikel informiert Sie über folgende Punkte:

  • Private E-Mails über Office 365 abrufen
  • Private Kalender und Adressbücher in Office 365 einbinden
  • Verbindung der E-Mail-Domain (MX Record) mit Office 365
  • Eigene Exchange Server nach Office 365 umziehen

Die Kommunikation per E-Mail ist heutzutage integraler Bestandteil unseres Alltags – egal, ob beruflich oder privat. Seit vor über 30 Jahren die allererste Mail der Geschichte an der Universität Karlsruhe empfangen wurde, hat sich so einiges getan. Im Jahr 2016 nutzen rund 78 Prozent der Deutschen täglich E-Mail-Dienste. Laut einer Studie der Radicati Group sind mittlerweile weltweit ungefähr fünf Milliarden E-Mail-Accounts eingerichtet. Über diese Accounts werden laut Statista täglich 215,3 Milliarden Nachrichten versendet – eine unglaubliche Informationsflut! Da fast jeder Zweite inzwischen zwei oder mehr E-Mail-Adressen besitzt, kann die tägliche Abfrage aber manchmal recht umständlich sein. Der Log-in in verschiedene private und berufliche Accounts kostet Zeit und ist mitunter unkomfortabel. Für dieses Problem gibt es eine einfache und praktische Lösung – die Einbindung Ihrer verschiedenen Postfächer in Office 365!

Ein Mausklick genügt – Ihre externen Mails in Office 365
Im Jahr 2016 nutzen rund 78 Prozent der Deutschen täglich E-Mail-Dienste

Ein Mausklick genügt – private E-Mail-Dienste per Office 365 abrufen

Der Markt der E-Mail-Anbieter ist mittlerweile kaum zu überblicken. Diverse kostenlose E-Mail-Dienste (Freemailer) wie Gmail, GMX, Web.de, T-Online, Strato und Co. buhlen um die Gunst der Kunden. Da User aber bei der Nutzung verschiedener E-Mail-Dienste schnell den Überblick verlieren, bietet sich der Abruf über ein zentrales System an – z. B. über Office 365. Da der Zugriff auf Online-Postfächer heutzutage weitestgehend über das Internet Message Access Protocol (IMAP) erfolgt, ist es ziemlich einfach, mehrere E-Mail-Accounts gebündelt über Microsoft Outlook abzurufen. Der große Vorteil: Dank IMAP werden die Mails vom jeweiligen Server abgefragt, dort aber nicht mehr gelöscht – wie es noch beim POP3-Übertragungsprotokoll der Fall war. Der Synchronisation zwischen Outlook und dem Drittanbieter ist es zu verdanken, dass die Mails nach der Anbindung in beiden Systemen zur Verfügung stehen – weltweit und jederzeit. Um Office 365 mit einem externen E-Mail-System zu verbinden, genügt es, Outlook den Zugriff auf die Benutzerpostfächer des Quell-E-Mail-Systems zu erlauben. Dies geschieht per Eingabe der externen E-Mail-Adresse und des Benutzerkennworts in Outlook im Bereich „Konto hinzufügen“. Auch die E-Mails eines T-Online-Accounts können so über Outlook abgerufen werden. Doch wie funktioniert das genau?

  • Schritt 1: Da bei einer IMAP-Migration keine Postfächer in Office 365 erstellt werden, sollten Sie zunächst für jeden Benutzer ein eigenes Postfach einrichten.
  • Schritt 2: Rufen Sie die benötigten Informationen von Ihrem IMAP-Quell-E-Mail-System ab. Um den Zugriff auf Ihr altes E-Mail-Konto zu ermöglichen, brauchen Sie sowohl die E-Mail-Adresse als auch den aktuellen Benutzer-Log-in und die Bezeichnung des Posteingangs- und Postausgangsservers.
  • Schritt 3: Fügen Sie nun unter Outlook ein neues Konto hinzu und tragen Sie die entsprechenden Daten Ihres alten E-Mail-Systems ein.
  • Schritt 4: Im Fenster „Kontoeinstellungen testen“ können Sie überprüfen, ob der Zugriff auf Ihr bisheriges IMAP-Konto reibungslos funktioniert.
  • Beachten Sie, dass maximal 500.000 E-Mails aus dem alten Konto migriert werden können. Kontakte, Kalenderelemente und Aufgabenlisten werden nicht automatisch migriert, können aber manuell hinzugefügt werden.

Bei Fragen hierzu stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung!

Darf es etwas mehr sein? – Einbindung von privaten Kalendern und Adressbüchern in Office 365

Nicht nur E-Mails lassen sich über Outlook abrufen, auch Ihre privaten Kalender und Adressbücher können mit nur wenig Aufwand in Office 365 integriert werden. Dies funktioniert per Personal-Store-Datei (PST). In diesem Dateiformat, welches  untrennbar zu Microsoft Office gehört, lassen sich verschiedene Informationen wie Aufgaben, Notizen, E-Mails und Kalendereinträge speichern, um diese aus Outlook zu exportieren oder von einem externen Account zu importieren. Um private Kalender anderer Anbieter in Office 365 nutzen zu können, sollten die entsprechenden Daten in einer solchen PST-Datei gesichert werden. Um die Informationen aus anderen Programmen oder Dateien zu importieren, stellt Microsoft mehrere Methoden zur Verfügung. Vom manuellen Import der Datei bis hin zur automatisierten Massenmigration sind viele Wege denkbar, um externe Mails, Kalender und Adressbücher in Outlook zu verwenden:

  • Schritt 1: Um die PST-Datei manuell zu importieren, wählen Sie in Outlook „Datei importieren“ aus.
  • Schritt 2: Im Import-Assistent klicken Sie anschließend auf „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“ und wählen als Dateityp „Outlook Datendatei (.PST)“.
  • Schritt 3: Teilen Sie Outlook anschließend mit, wie das Programm mit eventuellen Duplikaten umgehen soll. Sie können Duplikate entweder durch importierte Elemente ersetzen lassen, Dopplungen generell zulassen oder den Import von Duplikaten komplett unterbinden.
  • Schritt 4: Im nächsten Step können Sie noch festlegen, welche Unterordner beim Import berücksichtigt werden sollen. Hier haben Sie z. B. die Möglichkeit, bereits gelöschte Dokumente vom Import auszuschließen.
  • Schritt 5: Nach einem Klick auf „Fertig stellen“ startet Outlook mit dem Import der PST-Datei.
  • Bei größeren Datenmengen können Sie auch den Office-365-Importdienst nutzen, um Ihre PST-Dateien entweder über ein Netzwerk hochzuladen oder auf einem physischen Datenträger direkt an Microsoft zu übergeben. Gerne unterstützen wir Sie bei einem solchen Vorhaben.
Keine Scheu vor dem Umzug in die Cloud
Richtig komfortabel wird die Büroarbeit, wenn vorhandene Verzeichnisdienste und die lokale Installation von Exchange Server, Skype for Business oder SharePoint in Office 365 integriert werden

Aufgabe für Administratoren – Autorisierung per MX Record

Um mehrere Bürorechner für den Einsatz externer Mail-Accounts, Adressbücher oder Kalender vorzubereiten, muss Office 365 so eingerichtet werden, dass es den Besitzer einer Domäne erkennt und für den Zugriff autorisiert. Dies geschieht im Normalfall durch die Eingabe der DNS-Einträge des externen Anbieters. Durch das Hinzufügen eines passenden MX-Eintrags werden E-Mails, welche auf Ihrem eigenen Mailserver eingehen, automatisch an Office 365 weitergeleitet. Somit haben Sie durch die Konfiguration von MX Record die komfortable Möglichkeit, Ihre Domains auch mit eigenen Mailservern zu betreiben.  

  • Schritt 1: Um Office 365 einwandfrei nachzuweisen, dass Sie Besitzer einer Domain sind, müssen Sie sich zunächst bei Ihrer Domänenregistrierungsstelle anmelden und einen DNS-Eintrag erstellen.
  • Schritt 2: Tragen Sie unter dem Menüpunkt „Mail Exchanger“ die MX-Einträge für Ihren eigenen Mailserver ein. Sie können in den meisten Fällen auch mehrere MX-Einträge hinterlegen. Eine höhere Anzahl an MX-Records erhöht die Ausfallsicherheit und sorgt dafür, dass der E-Mail-Verkehr über Ihre eigenen Mailserver reibungslos abläuft.
  • Schritt 3: Durch Änderung der MX-Einträge werden anschließend alle an diese Domäne gesendeten E-Mails an Office 365 weitergeleitet. Weitere Einstellungen nehmen Sie im Set-up-Assistenten für die DNS-Verwaltung vor. Sollten sich bei der Einrichtung des Abrufs eigener Mail-Server über Office 365 Fragen ergeben, können Sie uns gerne jederzeit ansprechen.

Keine Scheu vor dem Umzug in die Cloud – eigene Exchange Server in Office 365 einbinden

Größere Unternehmen verfügen meist über einen eigenen Exchange-Server , über den E-Mails versendet und empfangen werden. Richtig komfortabel wird die Büroarbeit, wenn vorhandene Verzeichnisdienste und die lokale Installation von Exchange Server, Skype for Business  oder SharePoint in Office 365 integriert werden. Praktisch ist für Unternehmen außerdem die Auslagerung der Office-Anwendungen in die Cloud. Sämtliche Office-Programme können so per Webbrowser gestartet werden – zeitliche und räumliche Einschränkungen gehören der Vergangenheit an. Dank Exchange Online bleiben E-Mails, Kontakte und Kalender immer und überall aktuell und können ebenfalls von jedem Ort mit Internetanschluss abgerufen werden. Bereits vorhandene lokale Exchange Server lassen sich ohne viel Aufwand komfortabel zu Office 365 migrieren:

Möglichkeit 1 – Übernahmemigration: Damit ein Administrator alle E-Mails, Kalenderinformationen und Kontakte aus lokalen Benutzerpostfächern zu Office 365 migrieren kann, stellt Microsoft drei verschiedene Methoden zur Verfügung. Die Übernahmemigration bietet sich an, wenn Sie bis zu 2.000 Postfächer importieren möchten. Dies ist im Exchange Admin Center möglich. Dort erstellen Sie im ersten Schritt einen Migrationsendpunkt, welcher die Einstellungen und Anmeldeinformationen beinhaltet, um einen lokalen Server zu Office 365 zu migrieren. Anschließend können Sie im EAC ein Migrationsbatch ausführen, welches den Import startet. Den aktuellen Synchronisierungsstatus können Sie auf dem Migrationsdashboard mitverfolgen. Ebenfalls ist eine Migration per Set-up-Assistenten möglich – mit dieser Methode lassen sich allerdings maximal 150 Postfächer zu Office 365 migrieren.

Möglichkeit 2 – mehrstufige Migration: Im Migrationsdashboard ist es außerdem möglich, eine mehrstufige Migration zu konfigurieren. Mithilfe einer CSV-Datei können Administratoren so einzelne Benutzer definieren, deren Postfächer in Office 365 integriert werden sollen. Die mehrstufige Migration bietet sich vor allem für Unternehmen an, die mehr als 2.000 Postfächer verwalten.

Möglichkeit 3 – hybride Migration: Sollten Sie in Ihrem Betrieb bereits mit lokalen und Online-Postfächern arbeiten und möchten diese komplett in Office 365 integrieren, bietet sich die hybride Migrations-Methode an. Diese Importmethode funktioniert schrittweise in kleinen Batches und empfiehlt sich, falls Sie bislang mit Exchange Server 2010 oder Exchange 2013 gearbeitet haben.

Die Deutsche Telekom bietet bei allen Migrationsvorhaben nicht nur einen telefonischen Einrichtungsservice an, sondern auch einen kompetenten Importservice, der Sie vor Ort bei der Einrichtung cloudbasierter Software-Systeme oder Online-Postfächer unterstützt. Vor-Ort-Termine können Sie ganz einfach über unsere Hotline oder direkt über das Online-Formular auf unseren Webseiten anfragen.


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