Die 9 größten Office 365-Mythen von den Cloud-Experten der Telekom widerlegt

04.11.2016 von André Beyer

Die Cloud ist in aller Munde – aber noch längst nicht Teil der Alltagswirklichkeit jedes Unternehmens. Ernsthafte Sicherheitsbedenken und unbegründete Vorurteile dominieren in vielen Unternehmen nach wie vor die Diskussion um die Einführung von Cloud-Produkten. Bestes Beispiel: Office 365. So schlagkräftig die Vorteile dieser Lösung auch sein mögen, so zögerlich zeigen sich viele Unternehmen bei ihrer Einführung. Schuld daran ist eine ganze Reihe von Vorurteilen, die sich hartnäckig halten. Wir räumen mit den neun größten Mythen auf, die sich rund um Office 365 ranken.

Menschen mit Freude an Office 365
Die größten Mythen um Office 365 können von unseren Cloud-Experten ganz einfach und plausibel widerlegt werden

Mythos 1: Office 365 ist doch nur mit ständiger Internetverbindung nutzbar!

Der Schluss liegt nahe: Die Speicherung meiner Daten in der Cloud erfordert eine ständige Internetverbindung. Lässt mich das Internet im Büro mal wieder im Stich, habe ich keine Möglichkeit mehr, Office 365 zu nutzen. Doch diese Logik greift zu kurz. Natürlich ist eine Internetverbindung für die Speicherung von Daten in der Cloud bzw. deren Synchronisation erforderlich. Gearbeitet werden kann mit den bekannten Office-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook aber selbstverständlich auch offline!

Sämtliche vertrauten Office-Anwendungen werden wie gewohnt auf dem PC oder Mac installiert und können uneingeschränkt genutzt werden. Die Speicherung der Dokumente kann dabei natürlich direkt auf dem Rechner erfolgen. Um die Vorteile der Cloud zu nutzen, können Sie Ihre Dokumente automatisch online sichern lassen. Das hat außerdem den Vorteil, dass Sie Ihre Dokumente auch über Ihr Smartphone oder das Tablet abrufen und bearbeiten können.

Wenn Sie für Ihre E-Mail-Kommunikation oder Ihre Terminverwaltung Office 365 bzw. Exchange Online nutzen, dann arbeiten Sie wie gewohnt mit dem Outlook auf Ihrem Rechner. Wenn Sie mal keine Internetverbindung haben, können Sie natürlich Ihre E-Mails bearbeiten. Sobald Sie wieder online sind, werden diese dann versandt. Und weil sich alle E-Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte auch in der Cloud befinden, können sie auf Ihrem Smartphone oder Tablet ohne Weiteres damit arbeiten.

Office 365: Alle Office 2016 Anwendungen für PC, Mac und als App
Produktives Arbeiten von überall: Office 365 enthält die Office 2016-Anwendungen für PC und Mac sowie die Office Apps für Smartphones und Tablets

Mythos 2: Die Cloud öffnet Datendieben Tür und Tor

Sicherheit ist zu Recht ein heiß diskutiertes Thema in vielen Unternehmen. Im Gegensatz zur weitverbreiteten Ansicht ist die Nutzung einer lokalen Datenspeicherung oder eigener Rechenzentren keineswegs uneingeschränkt sicher. Im Gegenteil: Cyberdiebstähle ereignen sich dort recht häufig. Viele Unternehmen merken nur nicht, wenn ihre Rechner oder Server gehackt werden – oder erst, wenn es zu spät ist. Als Cloud-Produkt haftet Office 365 dabei noch immer der Makel einer prinzipiell unsicheren Anwendung an. Doch das Misstrauen in die neue Technologie ist unbegründet. Wer seine Office 365-Daten in der Cloud speichert, profitiert von vielen Vorteilen und hat stets die Kontrolle über seine Daten. Neun Punkte zu Office 365, die Sicherheitsbedenken zerstreuen:

  • Ihr IT-Team verwaltet bei Office 365 den Zugriff, richtet Rechte und Einschränkungen ein und bietet Zugriffsoptionen für Smartphones und Tablets.
  • Ihr Unternehmen bleibt der alleinige Besitzer der Daten: Sie behalten die Rechte, das Eigentum und den Anspruch auf die in Office 365 gespeicherten Daten.
  • Sie entscheiden selbst mittels vielfältiger Kontrollmechanismen, welche Mitarbeiter Ihres Unternehmens auf welche Daten zugreifen dürfen.
  • Sicherheit gehört zu den wichtigsten Entwurfsprinzipien und Funktionen von Office 365, seien es die Sicherheit der Hardware, der Software, der Richtlinien und Kontrollmechanismen sowie der regelmäßigen Überprüfungen durch unabhängige Prüfstellen oder die physische Sicherheit der Rechenzentren.
  • Gesetzliche Vorschriften werden strikt eingehalten – darum kümmert sich ein eigens zuständiges Expertenteam.
  • Die Mitarbeiter der Office 365-Rechenzentren haben keinen Zugriff auf die Daten, die Sie in der Cloud speichern.
  • Dank strenger Kontrollen ist eine Vermischung Ihrer Daten mit den Daten anderer Unternehmen ausgeschlossen!
  • Sollte die Office 365-Lizenz gekündigt werden, können Sie sämtliche Daten mitnehmen oder alles löschen. Nichts bleibt auf den Office 365-Servern!
  • Office 365 bietet Ihnen eine Verfügbarkeit von 99,9 % und sollte diese einmal darunter liegen, werden Sie finanziell entschädigt.

Weitere Informationen über Sicherheit und Compliance finden Sie im Office 365 Trust Center.

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Mythos 3: Entweder – oder: Sämtliche Daten müssen in die Cloud verschoben werden

Die Cloud erscheint gerne als „Alles-oder-nichts-Szenario“. Wer sich einmal für eine Cloud-Migration entschieden hat, muss sofort sämtliche Daten online speichern und verwenden – so die gängige Auffassung. Doch auch hier handelt es sich schlicht um einen Mythos.

Selbstverständlich haben es Unternehmen selbst in der Hand, wie schnell Sie mit Hilfe von Office 365 Ihre IT vereinfachen sowie Anwendungen und Daten den Mitarbeitern praktisch überall und auf fast jedem Gerät zur Verfügung stellen.

Nicht umsonst tasten sich viele Unternehmen mit einem Hybridansatz, der Kopplung des eigenen Rechenzentrums mit der Cloud, an die Möglichkeiten heran. Sie können mithilfe der Cloud weitere Kapazitäten und neue Funktionen Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechend bereitstellen und je nach Bedarf nach oben oder unten skalieren, ohne Ihre IT-Investitionen vor Ort abzuschreiben.

So kann beispielsweise zunächst der eigene E-Mail-Dienst mit Exchange Online komplett ersetzt oder als Ergänzung zum eigenen E-Mail-Server verwendet werden, bevor die Nutzung weiterer Funktionen aus Office 365 folgt.

Die Cloud-Experten der Telekom unterstützen Sie dabei, Ihren Weg zu gehen und beispielsweise Aufgaben wie das Synchronisieren und Freigeben von Dateien (OneDrive for Business) oder E-Mail (Exchange Online) als Erstes zu nutzen, um dann mit Ihnen gemeinsam den passenden langfristigen Plan für schwierigere oder größere Projekte zu erarbeiten.

Mythos 4: Kontrolle ade – eine Nutzung von Office 365 macht die eigene IT obsolet

Es ist der Albtraum eines jeden IT-Verantwortlichen: Ein Unternehmen entschließt sich für eine Cloud-Migration und gibt damit das Ruder aus der Hand. Neben möglichen Sicherheitsbedenken drängen sich auch weitere Befürchtungen auf. Macht die Cloud die eigene IT-Abteilung auf Dauer nicht obsolet – und vernichtet womöglich sogar Arbeitsplätze? Nein! Selbstverständlich hat die unternehmensinterne IT-Abteilung weiterhin ihre Berechtigung. Durch die Einführung der Cloud entfällt lediglich der Aufwand für eigene Hardware, teure Lizenzen, Updates von Servern und Begleitsystemen, die Kosten für Strom/Serverräume und die müßige Instandhaltung. Es werden dabei nicht unerhebliche Kosten gespart – wie wir ihnen beispielweise in einem direkten Vergleich eines selbst betriebenen Exchange Servers und Exchange Online zeigen. Mit der gesparten Zeit und dem freiwerdenden Budget kann die IT stärker strategisch planen und der Geschäftsleitung neue auf die Optimierung des Kerngeschäfts zielende Konzepte vorlegen.

Mythos 5: Skype for Business bietet keine Vorteile gegenüber Skype

Keine Frage: Aus dem Unternehmensalltag ist die Nutzung von Skype für die meisten Arbeitnehmer nicht mehr wegzudenken. Doch dafür wird kein Office 365 benötigt. Ergo bietet das in Office 365 enthaltene Skype for Business keine nennenswerten Vorteile, oder? Falsch! Für Mitarbeiter, die regelmäßig mit Skype arbeiten und Online-Meetings veranstalten wollen, bietet Skype for Business eine Reihe von signifikanten Vorzügen. Um nur einige zu nennen:

  • Skype for Business ermöglicht Online-Besprechungen mit bis zu 250 Personen. Warum den nächsten Vortrag oder die nächste Besprechung also nicht via Skype for Business abhalten?
  • Im Gegensatz zu Skype profitieren Sie bei Skype for Business von einer Sicherheit auf Unternehmensniveau und können Mitarbeiterkonten verwalten
  • Es ist perfekt auf die Nutzung weiterer Office 365-Anwendungen (etwa Microsoft Outlook) abgestimmt. Das gemeinsame Arbeiten funktioniert auf diese Weise noch reibungsloser!
  • Mit Skype for Business ist weder ein Administrator für den Betrieb von Servern erforderlich, noch sind Investitionen in zusätzliche Infrastruktur erforderlich. Als Cloud-Dienst übernimmt dies alles Microsoft für Sie.

Übrigens: Selbstverständlich unterscheidet sich die Nutzeroberfläche von Skype for Business nicht wesentlich von Skype. Die Bedienung erfolgt intuitiv und erfordert keine zusätzlichen Kenntnisse. Lernen Sie hier die ersten Schritte mit Skype for Business kennen.

Skype for Business auf Tablet
Mit Skype for Business chatten, telefonieren und halten Sie Besprechungen auf jedem Endgerät ab

Mythos 6: Cloud-Migration und neue Tools – viel zu kompliziert!

Cloud-Migration: Bei diesem Schlagwort stehen vielen IT-Verantwortlichen die Haare zu Berge – immerhin klingt das Ganze nach viel Arbeit! Doch die Einführung von Office 365 lässt sich problemlos schultern. Die Gründe:

  • Die Migration kann Schritt für Schritt erfolgen. Nichts spricht gegen eine hybride Verwendung von Office 365, bei der Sie beispielsweise Ihren bestehenden E-Mail-Server durch Exchange Online ersetzen oder ergänzen. Oder Sie nutzen zunächst die Möglichkeiten von Skype for Business wie Anrufe tätigen und empfangen, Vorträge halten und an Besprechungen teilnehmen. Bestimmte Anwendungen können nach wie vor lokal genutzt und durch Kapazitäten oder neue Funktionen der Cloud-Dienste ergänzt werden.
  • Die Cloud-Experten der Telekom bieten umfangreiche Hilfestellungen vor dem Kauf von Office 365 und arbeiten mit Ihnen zusammen einen auf Sie abgestimmten Integrations- und Migrationsplan aus.
  • Übrigens: Office 365 enthält auch die vertrauten Office-Anwendungen – von Word über Excel bis hin zu Outlook. Mitarbeiter müssen nicht umlernen, sondern können das aktuelle Office einfach wie gewohnt auf ihrem Rechner verwenden!

Mythos 7: Für den geschäftlichen E-Mail-Verkehr bringt die Cloud keine Vorteile

Der Verzicht auf eigene E-Mail-Server und deren Verwaltung bringt gewichtige Vorteile für Unternehmen mit sich. Wird eine cloud-basierte E-Mail-Lösung genutzt, entfällt die Wartung der Hardware, der Software und der begleitenden Systeme. Software-Updates und Fehlerbehebungen müssen nicht mehr von der unternehmensinternen IT durchgeführt werden. Das schafft wertvolle Zeit, um sich um die wesentlichen Geschäftsbereiche zu kümmern. Über das Office 365 bzw. Exchange Online Admin-Center haben Sie selbstverständlich nach wie vor die Möglichkeiten der Kontrolle und Verwaltung, die Sie auch von Ihrem Exchange Server kennen. Die Auslagerung des E-Mail-Verkehrs in die Cloud bedeutet keinen Verlust von Kontrolle! Mehr über die effizienteren E-Mail Funktionen in Office 365 lesen Sie hier.

Office 365: Modernes E-Mail Postfach + Outlook
In Office 365 mit drin: Ein modernes E-Mail-Postfach und Outlook, die beste E-Mail-Anwendung aus Rechner, Smartphone und Tablet

Mythos 8: Update-Wahnsinn – Office 365-Aktualisierungen verlangsamen geschäftskritische Anwendungen

Sicherheit und Fehlerbehebungen erfordern regelmäßige Updates. Das lässt sich nicht leugnen. Die Befürchtung: Add-ins und geschäftskritische Anwendungen könnten unter diesen kontinuierlichen Aktualisierungen leiden. Tatsächlich nehmen Updates von Office 365 in der Regel keinen Einfluss auf geschäftskritische Anwendungen. Folgendes gilt es zu wissen:

  • Etwaige Updates wirken sich im Normalfall nicht auf andere Software aus. Wenn es bislang keine Probleme bei der Verwendung Ihrer geschäftskritischen Anwendungen mit Office-Produkten gab, ist dies auch bei der Nutzung von Office 365 nicht zu befürchten.
  • Eine simultane Installation von Office 2016, welches in Office 365 enthalten ist, und älteren Office-Versionen ist möglich, um Kompatibilitätsprobleme beheben zu können.
  • In den letzten 24 Monaten haben Office-Updates beispielsweise keinerlei Objektmodell- oder API-Änderungen zur Folge gehabt. Wenn Ihre geschäftskritischen Lösungen heute mit Office 2010 oder Office 2013 funktionieren, dann werden sie dies zumeist auch mit Office 2016, welches in Office 365 enthalten ist, tun.

Mythos 9: Ausfall der Cloud – jetzt heißt es Land unter!

Die Nutzung von Office 365 geht mit der Speicherung wichtiger Daten in der Cloud einher. Müssen Unternehmen nun ständig mit dem Damokles-Schwert eines Ausfalls der Cloud rechnen? Und könnte dies die Produktivität maßgeblich beeinflussen? Kurz und knapp: Auch in puncto Ausfallsicherheit gibt es keinen Grund zur Panik. Hier einige Fakten, die es im Zusammenhang mit der Nutzung von Office 365 und dessen Verfügbarkeit zu wissen gilt:

  • Die Verfügbarkeit von Office 365 ist sehr hoch. Sie beträgt 99,9 Prozent – und schlägt damit die Ausfallsicherheit der internen IT-Infrastruktur vieler Unternehmen um Längen.
  • Ihre Daten sind zu Redundanzzwecken in zwei unterschiedlichen Rechenzentren gespeichert bspw. mit der Einführung der Microsoft Cloud Deutschland im Q1/2017 in Magdeburg und in Frankfurt.
  • Für den Fall der Fälle stehen bei der Nutzung von Office 365 detaillierte Backup-Pläne bereit, die oftmals weit über unternehmensinterne Maßnahmen hinausgehen. Eine Stromversorgung mit Notstromgeneratoren zur Erhöhung der Ausfallsicherheit gehört darüber hinaus zum Standard – Maßnahmen, die sich nur die wenigsten Unternehmen leisten können.

Im Gegensatz zu dem nach wie vor weitverbreiteten Mythos zeichnet sich Office 365 durch eine hohe Ausfallsicherheit aus – was sich wiederum positiv auf die Produktivität auswirkt.

Fazit: Schwarzmalerei bei der Nutzung von Office 365 ist nicht angebracht

Die Diskussion um eine mögliche Einführung von Office 365 sollte nüchtern und unter Berücksichtigung sämtlicher Fakten geführt werden. Eine auf Mythen und Vorurteilen basierte Schwarzmalerei ist über kurz oder lang ein echter Produktivitätskiller. Office 365 zeichnet sich durch eine hohe Ausfallsicherheit aus, erleichtert das Arbeiten im Team – sowohl online als auch offline –, spart Kosten durch den Wegfall des Kontroll- und Wartungsaufwands und schiebt Cyberkriminellen dank hoher Sicherheitsstandards einen Riegel vor. Gründe genug, um die noch immer kursierenden Vorurteile dahin zu verbannen, wo sie hingehören – in das Reich der Mythen.


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André Beyer hat eine klare Leidenschaft: „Ideen in Produkte umzusetzen“. Er mag die Herausforderung, im Zusammenspiel Kunde, Vertrieb, Marketing und IT immer die bestmögliche Kundenerfahrung zu ermöglichen. Aktuell verantwortet er das Produktmanagement rund um Office 365 von der Deutschen Telekom. Zusammen mit Kollegen aus dem Produktmanagement von Azure und Skype for Business treibt er die Einführung dieser Microsoft Cloud-Lösungen im Unternehmen voran.

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