Herausforderungen eines IT-Verantwortlichen bei der Einführung neuer Kommunikationslösungen

22.12.2016 von Redaktion

Seit mehreren Jahren erleben wir einen tiefgreifenden Wandel in der Arbeitswelt. Wir arbeiten immer mobiler, sei es unterwegs oder im Home-Office, und sind auf die enge Zusammenarbeit mit Kollegen – auch an anderen Standorten – mit Kunden und Partnern angewiesen. Innovative Kommunikationslösungen, am besten mobil und in Echtzeit, werden immer bedeutender. Gleichzeitig ist das Zeitalter der Digitalisierung ausgerufen und dieses treibt Wachstum, Innovation und Differenzierung durch den steten Nachschub neuer, leistungsfähigerer oder günstigerer Produkte und Dienstleistungen voran.

Neue Technologien – allen voran die Online-Dienste bzw. die Cloud – sind vielerorts dabei, unwiderruflich in den Arbeitsalltag einzuziehen. Sie helfen, die IT eines Unternehmens produktiver auszurichten und damit die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Viele IT-Verantwortliche sehen sich in der heiklen Position, den neuen Bedürfnissen von Unternehmen und Mitarbeitern gerecht zu werden, ohne dabei Risiken außer Acht zu lassen. Die Mobilität der Mitarbeiter und die Erhaltung wertvoller Datenbestände zu unterstützen – und dies bei effektiver Sicherheit und Kontrolle – sind die neuen Herausforderungen für die IT-Verantwortlichen. Die Mitarbeiter benötigen bessere Werkzeuge für eine effiziente Zusammenarbeit und gesteigerte persönliche Produktivität, die ihnen jederzeit, überall und auf dem Rechner, Smartphone oder Tablet zur Verfügung stehen. Es ist aber nur allzu verständlich, dass die Einführung neuer Lösungen – vor allem wenn es Online- bzw. cloud-basierte Dienste sind – mit einer gesunden Skepsis betrachtet wird. Wir nehmen die fünf größten Herausforderungen eines IT-Verantwortlichen bei der Einführung einer solchen neuen Kommunikationslösung – Office 365 – unter die Lupe und bieten passende Lösungsvorschläge, damit auch Sie mit dem raschen Wandel in einer vernetzten Welt Schritt halten können.

1. Die Einführung neuer Kommunikationslösungen kostet Zeit und Geld

So ineffizient und schwerfällig ältere Technologie auch sein mag, die meisten Nutzer wissen mit ihr umzugehen und sind mit ihren Eigenheiten vertraut. Als IT-Verantwortlicher müssen Sie sich aber darauf konzentrieren, wie die Zusammenarbeit der Mitarbeiter und Teams in Zukunft auszusehen hat. Sie wissen, dass neue Lösungen implementiert werden sollten, um die künftigen Anforderungen der Mitarbeiter zu erfüllen.

Insbesondere in mittelständischen Unternehmen mit kleiner IT-Abteilung sind Zeit und Budget bedeutende Faktoren. Eine langfristige und teure Implementation neuer Kommunikationslösungen ist schlicht nicht wirtschaftlich durchführbar. Werden durch die Einführung neuer Lösungen auch noch routinierte Abläufe gestört, ist das Desaster vorprogrammiert.

Die Anforderungen an neue Kommunikationslösungen sind daher klar: Sie müssen schnell implementiert werden können, kostengünstig und zugleich möglichst intuitiv durch die IT und den Nutzer bedienbar sein.

Skype for Business – Teil von Office 365 – erfüllt genau diese Anforderungen und revolutioniert zugleich die Konferenzlandschaft durch neue Sprach- und Besprechungsfunktionen. Es vereinfacht die Zusammenarbeit der Mitarbeiter mithilfe neuer Tools und Funktionen auf einer vertrauten Oberfläche und ist eine gute Möglichkeit, damit sich Mitarbeiter schneller vernetzen. Einige Vorteile von Skype for Business sind:

  • Für Skype for Business ist weder ein Administrator für den Betrieb von Servern erforderlich, noch sind Investitionen in zusätzliche Infrastruktur notwendig. Als Cloud-Dienst übernimmt dies alles Microsoft für Sie.
  • Die Lösung kann einfach mit der eigenen Infrastruktur wie der Nutzer- und Rollenverwaltung verbunden werden (Active Directory-Integration).
  • Die Skype for Business-Software kann durch den Nutzer selbst oder über ein gesteuertes Deployment der IT installiert werden.
  • Die Lösung bietet vielfältige Kommunikationsmöglichkeiten. Von einfachen Chat-Nachrichten über Sprachanrufe bis hin zu Videoanrufen ist alles möglich.
  • Integrierte Tools für die Zusammenarbeit wie die 1-Klick-Bildschirmübertragung und Notizen in Echtzeit halten alle auf dem aktuellsten Stand.
  • Besprechungen mit bis zu 250 Teilnehmern sind problemlos durchführbar. So lässt sich der nächste Jour fixe ebenso online durchführen wie eine Unternehmensankündigung für alle Mitarbeiter.
  • Mit deutschen und internationalen Einwahlnummern ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern von praktisch überall die Einwahl per Telefon, wenn mal keine Internetverbindung zur Verfügung steht.

Die intuitive Benutzeroberfläche von Skype for Business entspricht in den wesentlichen Punkten der von Skype. Mitarbeiter müssen bei der Einführung daher nicht umlernen und können die vielfältigen Funktionen sofort nutzen. So präsentiert sich Skype for Business als unkomplizierte Kommunikationslösung, die in der Lage ist, die Produktivität durch eine verbesserte Kommunikation im Team maßgeblich zu steigern.

Die fünf größten IT-Herausforderungen bei der Einführung neuer Kommunikationslösungen und wie Sie Ihnen begegnen
Gruppen-Audio- und Video-Besprechungen auf Ihren bevorzugten Geräten

2. Veränderungen unterbrechen den normalen Geschäftsbetrieb

Ein reibungsloser, routinierter Geschäftsbetrieb ist die Basis für Wachstum und Umsatz. Jede Implementation einer neuen Kommunikationslösung droht zwangsläufig, die eingespielten Geschäftsprozesse zu stören – und hat entsprechende negative wirtschaftliche Konsequenzen. Machen neue Benutzeroberflächen langwierige Schulungen für Mitarbeiter, Kunden und Partner notwendig, sind Akzeptanzprobleme und Umsatzeinbußen vorprogrammiert. Es muss daher eine Kommunikationslösung her, die sich nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integriert und Mitarbeitern eine intuitive Benutzeroberfläche zur Verfügung stellt.

Office 365 mit seinem umfangreichen Funktionsspektrum ist in diesem Zusammenhang eine Kommunikationslösung par excellence. Die enthaltenen Online-Dienste und die neuen Office-Anwendungen lassen sich problemlos gemeinsam mit bestehenden Technologien nutzen und heben als ganzheitliche Kommunikationslösung die Zusammenarbeit auf ein neues Niveau. Folgende Features gehören mit der Einführung von Office 365 zum Standard:

  • Jeder Mitarbeiter kennt Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Office 365 bringt die aktuellen Microsoft Office-Anwendungen – Office 2016 – auf den PC oder Mac der Mitarbeiter.
  • Im Rahmen von Office 365 werden die Office-Anwendungen automatisch mit den neuesten Updates versorgt. Mehrere kleine Umstellungen werden von den Mitarbeitern besser akzeptiert als eine große.
  • Der Umstieg auf ein aktuelles Office wird durch einen Frage-Assistenten erleichtert, bei dem der Mitarbeiter in einem Suchfeld eingeben kann, welche Funktion er sucht, und diese direkt aufrufen kann.
  • Dokumente können in Word, Excel und Co. gemeinsam erstellt und in Echtzeit bearbeitet werden. Durch die Speicherung des Dokuments in OneDrive for Business oder Sharepoint Online fällt das Hin- und Hersenden von Dokumenten per E-Mail weg und es wird nur an einer Version zusammengearbeitet.
  • Besprechungen mit Skype for Business können bequem von Outlook aus geplant werden. Auch die Teilnahme ist über Outlook möglich. Ein entsprechendes Plug-in macht dies möglich und wird bei der Installation der Skype for Business-Software automatisch installiert.
  • Von Notizen über Unterhaltungen bis hin zu Plänen und sonstigen Inhalten: Dokumente können nach Belieben für Kollegen freigegeben werden. Dabei erinnert die Bedienung an bekannte private FileSharing-Tools. Aber der Office 365-Dienst „OneDrive for Business“ ist eine sichere und durch die Unternehmens-IT verwaltbare Online-Speicher-Plattform. Die Datensicherheit wird signifikant erhöht, denn der unkontrollierten Nutzung privater Filesharing-Dienste wie Dropbox wird auf diese Weise endgültig ein Riegel vorgeschoben.
  • Den wohl größten Nutzen kann die unternehmensinterne IT-Abteilung aus einer Einführung von Exchange Online ziehen. Die Auslagerung der E-Mail-Postfächer lässt den teuren Betrieb und die Wartung eigener E-Mail-Server obsolet werden. Das spart nicht nur Kosten, sondern gibt der IT die Gelegenheit, sich auf die Kernprozesse zu fokussieren. Der Nutzer wird den Unterschied zwischen Exchange aus dem lokalen Rechenzentrum oder aus der Cloud nicht merken.

Dank der nahtlosen Integration von Office 365 in den bestehenden Geschäftsbetrieb werden routinierte Abläufe nicht gestört. Stattdessen schlägt sich die optimierte Zusammenarbeit schnell in einer höheren Produktivität nieder.

Unternehmen steht zudem die Möglichkeit offen, neue Cloud-Funktionen Schritt für Schritt an die Mitarbeiter heranzutragen. Wer etwa die Vorteile von Exchange Online – eine professionelle E-Mail-Lösung, die 50 Gigabyte Speicher für jeden Nutzer bereitstellt – zu schätzen gelernt hat, wird sich sehr bald auch mit den Vorteilen von OneDrive for Business anfreunden. Die Nutzung von SharePoint Online und Skype for Business ist schließlich die Königsdisziplin auf dem Weg zu einer produktiveren Zusammenarbeit.

Die fünf größten IT-Herausforderungen bei der Einführung neuer Kommunikationslösungen und wie Sie Ihnen begegnen
Zusammenarbeiten an Word-Dokumenten mit gemeinsamer Dokumenterstellung in Echtzeit

3. Sicherheit und Fehleranfälligkeit: Die Implementierung neuer Lösungen birgt Risiken

Risikomanagement gehört zu den zentralen Aufgaben von IT-Verantwortlichen. Sicherheitsrisiken bei der Einführung von Cloud-Lösungen wollen ebenso berücksichtigt werden wie mögliche Umsatzeinbußen durch Störungen im Geschäftsablauf oder durch komplizierte Fehlerbehebungen.

Microsoft Office 365 wirbt damit, die Risiken im Geschäftsbetrieb deutlich begrenzen zu können. Doch nicht wenige IT-Verantwortliche stehen der Cloud-Anwendung skeptisch gegenüber. Kann eine Cloud-Lösung wirklich Sicherheit versprechen? Öffnet sie nicht vielmehr der Cyberkriminalität Tür und Tor und entzieht der eigenen IT vollständig die Kontrolle?

Kurz und knapp: Nein! Tatsächlich ist die Einführung von Office 365 in puncto Sicherheit durchaus mit einer Reihe von Vorteilen verbunden. Wer seine Office 365-Daten in der Cloud speichert, profitiert von vielen Vorteilen und hat stets die Kontrolle über seine Daten. Weitere Punkte zu Office 365, die Sicherheitsbedenken zerstreuen, finden Sie hier.

Doch Office 365 reduziert nicht nur das Sicherheitsrisiko beträchtlich, sondern sichert auch den reibungslosen Betriebsablauf. Folgende Punkte gilt es hierbei zu berücksichtigen:

  • Die Office 365-Anwendungen sind intuitiv zu bedienen, was der Produktivität dienlich ist.
  • Cloud-PBX bietet ein Telefonsystem aus einem Guss. Mitarbeiter sind so in der Lage, sich über Desktop, Festnetz oder Mobilgerät mit anderen zu verbinden.
  • Die Verwaltungsarbeit wird durch eine ganzheitliche Lösung maßgeblich reduziert.
  • Durch den Wegfall von unternehmensinternen Servern werden Zeit und Kosten gespart. Zugleich ist eine effizientere Softwareverwaltung durch Experten gewährleistet.
  • Problembehandlung und Soforthilfe bei Störungen durch Experten verhindern langfristige Beeinträchtigungen des Geschäftsablaufs.
  • Durch den Wegfall von Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben erhält die IT zusätzliche Kapazitäten für die wesentlichen Geschäftsprozesse. Der Entwicklung weiterer Innovationen steht nun nichts mehr im Weg.
Die fünf größten IT-Herausforderungen bei der Einführung neuer Kommunikationslösungen und wie Sie Ihnen begegnen
Office 365 gibt es ab Q1 / 2017 auch aus 2 deutschen Rechenzentren

4. Inkompatible Lösungen führen zu einer Kostenlawine

Inkompatibilität mit bestehenden Technologien ist die Achillesferse vieler Kommunikationslösungen. Mangelnde Kompatibilität führt langfristig fast immer zu Umsatzeinbußen. Zu Recht liegt das Hauptaugenmerk bei der Implementation neuer Kommunikationslösungen daher auf der Vereinbarkeit mit bestehenden Technologien.

Glücklicherweise bietet Office 365 die Möglichkeit, Funktionen Schritt für Schritt an vorhandene Arbeitsprozesse anzupassen oder auch schrittweise in die Unternehmung eingeführt zu werden. So ist es mit Office 365 möglich, Mitarbeitern von jedem Gerät aus Zugriff auf wichtige Unternehmensdaten zu gewähren. Vertraute Office-Oberflächen können nun auf PC, Mac, Tablet und Smartphone genutzt werden. Add-ins und Erweiterungen für Office 365 ermöglichen darüber hinaus eine nahtlose Integration der neuen Funktionen in bestehende Prozesse.

Zudem steht Unternehmen mit Skype for Business eine ganzheitliche Kommunikationslösung zur Verfügung, die Schritt für Schritt die interne Unternehmenskommunikation ergänzen oder vollständig ablösen kann. Jedes Unternehmen entscheidet selbst, welche Lizenzoptionen in Kombination mit bereits bestehenden Lösungen genutzt werden sollen. So kann zunächst eine moderne Meeting-Lösung eingeführt werden (Skype for Business mit dem Add-on PSTN Conferencing). Und sobald der Ersatz oder die Ergänzung der eigenen lokalen Telefonanlage auf der Agenda steht, spielt ggf. die Skype for Business CloudPBX mit der Integration auf dem aktuellen Telekom-Anschluss eine Rolle. Ermöglicht wird hierdurch

  • eine Mandantenverwaltung und verwaltungsfreundliche Anruffunktionen,
  • eine durch die Telekom erfolgende PTSN-Unterstützung,
  • das Tätigen und Weiterleiten von Anrufen über Telefon, Smartphone und PC – sei es von zu Hause oder unterwegs.

5. Individuelle Lösungen müssen her

Die auf dem Papier beste Kommunikationslösung nützt nichts, wenn sie den individuellen Bedürfnissen von Unternehmen nicht gerecht wird, die Teams die Oberfläche als nicht intuitiv empfinden oder die Lösung sich als instabil erweist. Jede Firma funktioniert anders und eine gewisse Skepsis ist normal, insbesondere wenn der Geschäftserfolg von dieser wichtigen IT-Investition abhängt. Erst mit der Erfahrung und in der täglichen Routine zeigt sich, ob die Lösung alle Anforderungen des Unternehmens erfüllt.

Damit dieses Herantasten möglichst schnell geht und Sie aus erster Hand die Office 365-Funktionen kennenlernen, bieten wir Ihnen eine kostenlose und unverbindliche 30-Tage-Testphase an. Testen Sie im normalen Geschäftsablauf auf Herz und Nieren und stellen Sie fest, wie Sie auch die größten Kommunikationsanforderungen meistern. Dieser umfangreiche Testprozess gibt IT-Verantwortlichen die notwendigen Kenntnisse an die Hand, um eine fundierte Entscheidung über die mögliche Implementation von Office 365 zu treffen. Natürlich können Sie während der Testphase jederzeit auf die Office 365-Experten der Telekom zurückgreifen.

Fazit: Office 365 ebnet den Weg in die Digitalisierung

Office 365 ist in der Lage, den typischen Herausforderungen bei der Einführung einer neuen Kommunikationslösung zu trotzen. Die vielfältigen Funktionen der Cloud-Lösung heben die Zusammenarbeit auf eine neue Stufe, geben der internen IT-Abteilung Raum, sich auf Wesentliches zu konzentrieren und ermöglichen zukünftige Innovationen. So katapultiert Office 365 Unternehmen endgültig ins Zeitalter der Digitalisierung und sorgt für kräftiges Wachstum.

Welche Funktionen von Office 365 die Herausforderungen der modernen Arbeitswelt am besten zu meistern wissen, lässt sich dank der kostenlosen 30-Tage-Testversion unkompliziert feststellen.

Weitere Informationen:


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